電力基建項目檔案歸檔難度與對策分析

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司珠海供電局 林穎卿

電力基建項目檔案歸檔難度與對策分析

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司珠海供電局 林穎卿

檔案作為對電力基建項目工程的記錄，是整個項目的基礎(chǔ)工作，這項基礎(chǔ)工作做的好壞與否，從側(cè)面反映出項目的質(zhì)量和發(fā)展水平。本文從檔案歸檔對電力基建項目的意義入手，對歸檔難度進行具體分析，再針對問題進行對策的探討。

檔案歸檔；電力基建；難度分析；對策分析

在電力基建項目中，檔案是對整個項目過程中涉及到的技術(shù)、材料、工具等的真實詳盡的記錄與成果總結(jié)分析，具有重大的參考利用價值，對于繼承并提高建設(shè)水平，拓展建設(shè)理念具有十分重要的作用，可以通過對以往檔案的數(shù)據(jù)分析，取其精華，棄其糟粕，在前人的基礎(chǔ)上進行不斷改造創(chuàng)新，可以視為行業(yè)財富。

一、 電力基建項目檔案歸檔的意義

隨著經(jīng)濟技術(shù)的快速發(fā)展，電力基建項目涉及到越來越多專業(yè)領(lǐng)域，也涉及越復(fù)雜的技術(shù)和檔案資料，這些技術(shù)資料對于電力基建的可持續(xù)發(fā)展是極為重要的。隨著檔案數(shù)量的急劇增長，對于檔案歸檔和管理的需求也急劇增大，因此，實現(xiàn)檔案的信息化管理是十分重要的。檔案資料對于電力基建項目的重要性不言而喻，能為基建項目提供有效的資料查詢，為基建項目提供具有價值的參考和利用，不斷提高建設(shè)技術(shù)水平，真正提高電力基建項目的建設(shè)效益，應(yīng)該得到廣大電力企業(yè)部門的高度重視和關(guān)注。

二、電力基建項目檔案歸檔難度分析

（一）對項目建設(shè)檔案的歸檔意識不強。相關(guān)部門企業(yè)對電力工程項目檔案的管理意識不強，認識不夠，受傳統(tǒng)觀念的影響，認為施工進度、安全生產(chǎn)才是基建項目的重點，項目后的檔案管理無足輕重，因此會出現(xiàn)檔案管理人員不上心或者敷衍了事，對相關(guān)的法規(guī)條例不了解，從而導(dǎo)致檔案缺失、遺漏或混亂的現(xiàn)象。企業(yè)部門對檔案管理不重視就沒有辦法確保檔案部門的設(shè)備人員齊全，導(dǎo)致項目與管理不同步，嚴重影響電力基建項目建設(shè)，因此，電力企業(yè)部門和人員要加強自身的意識，加強檔案管理，為電力基建項目提供有價值的參考。

（二）歸檔檔案資料收集、規(guī)范困難。第一，由于電力基建項目本身存在工期長、工程量大等特點，在項目工程繁雜的同時進行清晰明確的檔案管理本身就存在難度，容易導(dǎo)致缺失、紕漏的現(xiàn)象，再者，電力基建項目的特點有時需要許多施工單位同時進行施工，這意味著施工人員具有極大的流動性，而在檔案管理的移交中，容易造成檔案管理的混亂和增加檔案收集的難度，對檔案的真實性和完整性造成影響；第二，在一些施工單位中，檔案管理人員并沒有接受過上崗培訓(xùn)，缺乏檔案管理的技術(shù)技能，增加了檔案收集的難度。

（三）檔案歸檔監(jiān)督管理體系不完善。在電力基建項目中，普遍對檔案歸檔的管理缺乏有效的監(jiān)理和檢查，從而使多數(shù)檔案文件丟失、損毀。首先，在項目設(shè)計階段，存在著設(shè)計單位與建設(shè)部門的檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象，從而影響整個基建項目的效率和工期；再者，在施工階段，對檔案管理的監(jiān)督就更加放松，把更多的人力物力投入到產(chǎn)品建設(shè)當(dāng)中，往往忽略了對檔案管理的檢查和監(jiān)控，喪失了許多有價值的技術(shù)資料和施工圖紙。而檔案管理工作又是一個繁雜的過程，包括對資料的收集、整理、統(tǒng)計與查詢等，沒有相關(guān)的技術(shù)人員和設(shè)備是無法做到的，而監(jiān)管的作用在于讓每個步驟都能落到實處，保證管理的步驟和細節(jié)無誤。

（四）檔案歸檔滯后。在電力基建項目中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案歸檔滯后的現(xiàn)象，這與電力企業(yè)部門對檔案管理的不夠重視有關(guān)，通常會出現(xiàn)在施工過程中，相關(guān)人員不對檔案資料進行收集和整理，而是到項目收尾時進行突擊收集整理。再者，檔案管理的發(fā)展方向應(yīng)是信息化的實現(xiàn)，但目前許多企業(yè)部門的檔案管理的信息化水平遠遠不夠，甚至因此浪費許多人力物力，卻無法實現(xiàn)同步精準(zhǔn)的檔案整理。這多是源于相關(guān)的重視不夠，沒有把檔案管理的信息化建設(shè)納入到項目規(guī)劃當(dāng)中，沒有配備相關(guān)的技術(shù)設(shè)備和人員，從而又影響了項目的進程和效益。

三、電力基建檔案歸檔對策

（一）增強電力基建項目檔案的管理意識。意識是決定行為的基礎(chǔ)，想要有效地實現(xiàn)電力基建項目檔案的管理，就必須要要提高電力企業(yè)部門及檔案管理人員的意識，充分認識到檔案歸檔管理對于電力基建項目的重要性。電力基建項目的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員首先要增強自身的管理意識，只有領(lǐng)導(dǎo)層充分重視，基層人員才會真正把檔案管理的工作提到日程上，除此之外，還要培養(yǎng)管理人員的主動性，對其進行專業(yè)培訓(xùn)，不僅要培養(yǎng)管理意識，認識到其重要性，更要進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，保證檔案歸檔管理的效率和質(zhì)量。還在要施工單位、設(shè)計單位全體進行檔案管理意識的培養(yǎng)，讓全團隊人員都參與到檔案建設(shè)的環(huán)節(jié)中來，這樣不僅能有效實現(xiàn)檔案收集和管理，還方便了相關(guān)管理人員的管理，減輕了壓力，也讓檔案管理程序得到更多的重視和監(jiān)督。

（二）建立檔案管理責(zé)任制度。在上文，我們已經(jīng)提到電力基建項目普遍存在工期長、工程量大等特點，導(dǎo)致檔案收集和管理的難度增加，從而會使檔案管理混亂，權(quán)責(zé)不明。因此，電力企業(yè)部門應(yīng)該建立科學(xué)完善的檔案管理責(zé)任制度，在電力基建項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，明確好各個部門、各個單位的責(zé)任，將責(zé)任工作落實到個人，從項目的一開始就要確立好明確的檔案管理計劃，再根據(jù)施工的實際情況和要求，進行相應(yīng)的調(diào)整和改變，及時進行檔案查漏和補充，以保證檔案的完整性和真實性。

（三）加強對檔案的監(jiān)督考核工作。在電力基建項目建設(shè)的各個階段，對檔案管理工作進行實時監(jiān)督，設(shè)立專門的檔案監(jiān)管部門，及時對檔案的完整性和真實性進行抽查和檢驗，考察檔案管理人員是否嚴格遵守技術(shù)規(guī)范與制度，并將檢查結(jié)果與崗位績效掛鉤，實現(xiàn)有效的監(jiān)督。確保在工程施工的每個階段都進行監(jiān)督檢查，確保檔案的完整性，在項目工程的竣工環(huán)節(jié)，檔案管理人員完成歸檔后，監(jiān)督部門要對其進行完整嚴格的檢查，并將完成情況納入績效考核，與管理人員的利益掛鉤。同時，監(jiān)管部門要給出相應(yīng)的驗收成果，將相關(guān)的情況報告給相關(guān)負責(zé)人，對于在監(jiān)管過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時反饋給檔案管理部門，及時采取有效措施進行解決。對于監(jiān)督考核的工作，要做到收放自如，既要保證監(jiān)督管理的工作與施工進程同步，又不能讓監(jiān)督工作影響到正常的檔案整理進程，因此，企業(yè)要建立科學(xué)合理的監(jiān)督體制，真正促進檔案的收集和管理。

（四）做好工程檔案的交底和交接工作。在電力基建項目施工過程中，由于人員交接而導(dǎo)致的檔案接受工作，經(jīng)常會造成檔案丟失、遺漏、錯誤的現(xiàn)象，因此，這一過程應(yīng)該受到相關(guān)人員的高度重視，在檔案交接的過程中，要做好前期檔案的歸納整理，將工作過程中的檔案清晰完整地交接給下一項工作人員，交代好前期工作檔案的要領(lǐng)、整理方法。整理進程、編制要求、質(zhì)量要求等等，雙方要進行好信息的核實和校對，讓接受的工作人員充分了解前期的檔案整理工作，以便能夠快速有效接手。在工程竣工期間，要做好檔案的交底工作，將施工全過程的檔案整理好，寫明檔案整理的方法、文件歸檔范圍等等，如有發(fā)生重大傳染病，在醫(yī)院的專業(yè)人員進行緊急處理的同時，要進行檔案的追蹤收集，對其進行詳盡的記錄和數(shù)據(jù)更新，為今后的科學(xué)決定和領(lǐng)導(dǎo)提供良好的價值參考。

（五）實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。努力實現(xiàn)檔案管理的信息化，以同步實現(xiàn)信息的快速發(fā)展。對檔案進行信息化的管理，首先要求擁有相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，配備相關(guān)的技術(shù)人員，但目前的電力基建項目中，往往缺少這方面的資源，對信息技術(shù)方面的知識知之甚少，也就無法享受其帶來的便利和效率，因此，相關(guān)單位要引進和學(xué)習(xí)信息技術(shù)要領(lǐng)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)實信息的同步。其次，電力基建企業(yè)部門要時刻關(guān)注現(xiàn)代信息的發(fā)展，跟上時代的潮流，實現(xiàn)信息的同步，及時進行檔案信息的更新，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)并不是簡單地實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的改變，而是要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進傳統(tǒng)檔案管理中的不足，便于檔案的管理和記錄，從而提高檔案管理的效率和水平。

四、結(jié)束語

電力基建檔案是對電力基建項目的真實反映，對工程的質(zhì)量、維護等方面具有十分重要的作用。而現(xiàn)階段，電力基建項目的檔案管理存在許多問題，針對這些問題，相關(guān)的企業(yè)單位要認清問題，重視檔案管理，根據(jù)自身的實際情況，促進檔案歸檔管理的進一步發(fā)展。

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