事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

文/長沙血液中心 丁曉芳

事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

文/長沙血液中心 丁曉芳

提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供有力依據(jù)。然而受各種因素影響，事業(yè)單位檔案管理工作仍存在諸多不足之處，阻礙了事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行，給事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展帶來不利影響。

事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；應(yīng)對對策

檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，主要包括單位人才的選撥、考核、資金利用和其他活動的有序開展，通過有效的檔案管理工作，可查詢到所需數(shù)據(jù)信息，對工作的順利完成具有重要意義。但是在我國當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中，仍存在諸多不足之處，影響到事業(yè)單位的有關(guān)工作有序開展。因此為了提升檔案管理工作效率與利用率，事業(yè)單位必須積極面對存在的問題，對檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，采取相應(yīng)的解決措施予以處理，才能確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理信息化水平低。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能快速、準(zhǔn)確提取檔案信息，方便檔案管理工作人員的日常管理，減少工作量，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。然而在實(shí)際檔案管理工作中，受客觀條件的影響，部分事業(yè)單位的信息設(shè)備沒有得到及時(shí)更新與升級，管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施守舊，仍沿用傳統(tǒng)的手工檢索方式對其進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案信息管理出錯，給檔案數(shù)字化管理帶來影響。

（二）管理人員缺少主動服務(wù)意識。事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展需要全體人員的參與，共同努力，才能協(xié)同發(fā)展。然而在進(jìn)行人事檔案管理過程中，由于部分管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，管理水平不高，降低了檔案信息管理的總體水平。同時(shí)，從事檔案管理工作的職工思想覺悟較低，認(rèn)為人事檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展可有可無，缺乏主動服務(wù)意識，工作態(tài)度不積極、不認(rèn)真，甚至是玩忽職守，使得檔案管理工作效率下降，從而影響到事業(yè)單位整體管理水平。

（三）事業(yè)單位檔案管理制度不健全。事業(yè)單位的檔案管理工作模式相對滯后，導(dǎo)致檔案管理工作缺少科學(xué)性與技術(shù)性。加上部分事業(yè)單位過于重視自身效益，忽略了檔案管理部門的管理；未建立完善的檔案管理制度；管理人員缺少有關(guān)的管理依據(jù)，工作自由散漫，隨意性較大。此外，檔案管理內(nèi)容涵蓋范圍，沒有將檔案信息歸檔的范圍、要求、手續(xù)和實(shí)踐及時(shí)歸入制定規(guī)章制度中，檔案管理監(jiān)督力度與執(zhí)行力不足，降低了事業(yè)單位檔案管理工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)對對策

（一）加快檔案管理信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與利用，讓事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)生了明顯變化，為檔案信息管理的完善提供了新的發(fā)展機(jī)遇，是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，這就要求事業(yè)單位有關(guān)人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，積極參與到事業(yè)單位信息化建設(shè)中，貢獻(xiàn)一份力量。例如在進(jìn)行檔案管理的過程中，事業(yè)單位需增加對信息化設(shè)備的成本，購買適合自身檔案信息管理的先進(jìn)辦公設(shè)備,以適應(yīng)檔案管理工作需求；加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)力度，通過組織開展交流會，掌握有關(guān)處理方法，為日后管理工作奠定基礎(chǔ)。此外，還需加強(qiáng)網(wǎng)上檔案管理建設(shè)，將云技術(shù)引入檔案管理工作中，通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺，減少傳統(tǒng)手工對檔案信息摘抄、分析、統(tǒng)計(jì)以及查閱的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而提升資源的利用率與檔案部門的管理水平。

（二）提高管理人員的主動服務(wù)意識。在應(yīng)聘管理人員的過程中，選擇具備專業(yè)技能與綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的人來管理檔案信息，以提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。此外，管理人員還需樹立正確的檔案管理服務(wù)理念，緊緊圍繞事業(yè)單位檔案管理工作需求，延伸檔案管理服務(wù)領(lǐng)域，更好地為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展作出貢獻(xiàn)。并樹立以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，注重研究如何提升檔案信息為事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展的服務(wù)效益，爭取拓寬利用檔案信息的新路徑，從而提高自身管理的主動服務(wù)意識。例如檔案管理部門應(yīng)利用檔案信息，借助統(tǒng)計(jì)分析方法對檔案信息進(jìn)行編制并加以分類，做好檔案信息存檔，為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門和人員利用提供有力參考依據(jù)，對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)與科技發(fā)展起到推動與借鑒作用。同時(shí)，為了激發(fā)管理人員的工作熱情，讓他們積極參與到檔案管理工作中。此外，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人還需在人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)激勵與獎懲制度，對優(yōu)秀管理人員給予表揚(yáng)與獎勵，幫助他們樹立管理效率觀念，真正做到人盡其才，物盡其用，從而為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

（三）建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的項(xiàng)目，管理工作內(nèi)容機(jī)械化，除了需要部門之間的積極配合外，還應(yīng)建立完善事業(yè)單位檔案管理制度，提升檔案管理的科技含量，保證檔案管理制度切實(shí)可行。例如檔案管理部門應(yīng)立足實(shí)際，從檔案管理人員入手，完善單位目標(biāo)管理考核的各項(xiàng)指標(biāo)，做好就職人員、新聘人員以及離職、退休人員的檔案記錄工作，對于轉(zhuǎn)調(diào)管理人員的檔案，需要根據(jù)提檔程序進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)接，并及時(shí)進(jìn)行編號歸類，避免檔案信息丟失。此外還需制定與檔案管理日常有關(guān)的歸檔、管理、銷毀與調(diào)閱制定，實(shí)施專人專管，保證人事單位的檔案完整性，并制定符合本單位管理有關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的有條不紊。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，給事業(yè)單位工作的開展帶來不利影響，只有解決存在的問題，才能提升事業(yè)單位整體工作效率與質(zhì)量。這就要求事業(yè)單位有關(guān)管理人員認(rèn)識到檔案管理工作對事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行的重要性，給予足夠重視，并加快檔案管理信息化建設(shè)，建立完善事業(yè)單位檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，從而保證檔案管理工作有序開展，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

[1]陳靜.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào),2016(30):89.

[2]金潔,關(guān)鈺千.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].企業(yè)改革與管理,2015(22):228.