機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題及對(duì)策分析

文/長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)庫集中支付中心 李實(shí)；長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)有資產(chǎn)管理中心 李英

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題及對(duì)策分析

文/長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)庫集中支付中心 李實(shí)；長(zhǎng)春市雙陽區(qū)國(guó)有資產(chǎn)管理中心 李英

本文通過對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，意在促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案工作；問題及對(duì)策

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行，是人才選拔、人員考核的基礎(chǔ)。伴隨社會(huì)發(fā)展、科技水平的提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作逐漸走向成熟化，但相應(yīng)的缺陷漏洞，也是影響單位發(fā)展的主要因素。對(duì)此，如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，成為當(dāng)前人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題

（一）體系不健全。諸多機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)存在如下觀點(diǎn)：“檔案工作說重要、做次要、忙不要”，甚至在部分領(lǐng)導(dǎo)中還呈現(xiàn)“口頭重視、行為不重視”的現(xiàn)象。而產(chǎn)生該種現(xiàn)狀的關(guān)鍵在于：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作體系不健全，僅依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)“組長(zhǎng)”的角色，對(duì)檔案工作實(shí)施小組協(xié)調(diào)管理，加之未對(duì)工作任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)制定，使之檔案工作出現(xiàn)雜亂無章的局面。

（二）檔案移交規(guī)范性不足。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案工作重視力度不足，使其在檔案收集和整理、移交與保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性不足的狀況。例如：歸檔資料在收集過程中，完整性不足、重復(fù)編號(hào)、文號(hào)時(shí)間和形成時(shí)間不一致、未蓋公章等。除此，檔案文件整理中，未對(duì)訂書釘?shù)入s物進(jìn)行針對(duì)性去除；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文顛倒或內(nèi)容混淆；移交不及時(shí)；未建立移交清冊(cè)等。以上均是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作面臨的問題。

（三）設(shè)施不完善。檔案庫房、查閱室、部門辦公室應(yīng)呈現(xiàn)“三室分離”狀態(tài)，但實(shí)際情況卻與之相反，而檔案庫房“八防”措施（如防盜、防光、防火、防潮以及防高溫等）更未得到全面落實(shí)，如部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位將檔案庫房定義為“雜貨鋪”，用于諸多資料、設(shè)施儀器的儲(chǔ)存。與此同時(shí)，少數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位為降低檔案資料文件管理成本的支出，僅將其存放于木質(zhì)柜和編織袋、地下室與紙箱中，為檔案工作埋下巨大隱患。

（四）人員素質(zhì)低下。針對(duì)實(shí)際機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展，管理人員認(rèn)知偏差、素質(zhì)水平低下，是影響檔案管理工作質(zhì)量與效率的主因。如檔案管理人員將自身崗位工作認(rèn)定為繁瑣化、復(fù)雜化的范疇，使其重視度逐漸喪失，更談不上工作積極性，導(dǎo)致檔案管理工作諸多疏漏與問題的發(fā)生。除此之外，檔案管理人員素質(zhì)低下是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍面臨的現(xiàn)狀，但其并未真正意識(shí)到自身綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的意義，致使未定期學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)、總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作質(zhì)量提升對(duì)策剖析

（一）制定規(guī)范檔案機(jī)制，明確工作內(nèi)容。從整體上來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位若要做好檔案管理工作，則應(yīng)通過檔案機(jī)制的制定，使其能夠在合理、規(guī)范的前提下，明確管理人員自身工作職責(zé)，結(jié)合工作內(nèi)容的強(qiáng)化，預(yù)防單位檔案管理問題的出現(xiàn)。即要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)生管理人員離職與調(diào)職等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)做好交接工作，并預(yù)留相關(guān)聯(lián)系方式，便于檔案管理問題發(fā)生時(shí)對(duì)責(zé)任人的及時(shí)查找，降低不必要損失。此外，制定規(guī)范檔案機(jī)制還應(yīng)加強(qiáng)檔案保護(hù)、檔案更新工作。前者應(yīng)從管理人員的角度，對(duì)檔案資料的擺放位置、缺損問題進(jìn)行定期檢查，針對(duì)檔案工作問題應(yīng)予以技術(shù)且耐心解決。其原因在于：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有繁瑣化與復(fù)雜化的特點(diǎn)，管理人員應(yīng)保持精細(xì)且耐心的工作態(tài)度，保證檔案問題得以充分解決。后者是在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息更新速度也相應(yīng)有所提升，而管理人員應(yīng)穩(wěn)抓時(shí)代特點(diǎn)，以信息及時(shí)更新的方式，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值能夠最大限度發(fā)揮。

（二）檔案工作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行，還應(yīng)著重關(guān)注檔案保存等內(nèi)容，以管理人員積極性全面調(diào)動(dòng)的方式，對(duì)檔案完整度進(jìn)行定期查看，若發(fā)生檔案破損，則應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但卻非如此。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視檔案資料利用率、服務(wù)面狹窄等問題，結(jié)合科學(xué)化與合理化檔案管理工作的進(jìn)行，以其利用率強(qiáng)化的角度，使其為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)。

（三）營(yíng)造檔案管理氛圍。為樹立機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，避免相關(guān)隱患的發(fā)生，則應(yīng)營(yíng)造檔案管理氛圍，依據(jù)《國(guó)家檔案法》對(duì)本單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)予以明確，改變當(dāng)前檔案管理混亂無序的局面。而科學(xué)管理理念的樹立，應(yīng)充分結(jié)合剛性管理、柔性管理思想，構(gòu)建共享化且專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)，用以彰顯其科學(xué)性和高效性管理目標(biāo)。

（四）加大管理人員培訓(xùn)力度。管理人員素質(zhì)水平、專業(yè)技能是決定機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成功的關(guān)鍵。對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)可通過管理人員定期培訓(xùn)的方式，要求其對(duì)管理理論、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)予以學(xué)習(xí)，并結(jié)合檔案管理工作重要性的強(qiáng)化，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

三、結(jié)束語

總結(jié)上文，檔案工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重中之重，應(yīng)于實(shí)際檔案管理工作中，通過制定規(guī)范檔案機(jī)制，明確工作內(nèi)容、切實(shí)檔案工作，使其為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)，營(yíng)造檔案管理氛圍，輔以加大管理人員培訓(xùn)力度等對(duì)策，以最低化設(shè)備資源與人力資源的輸出，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]張晶,張敏.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].中國(guó)外資月刊,2013(23):266.

[2]金明華.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].中國(guó)外資,2013(1):216.

[3]竇云君.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].東方企業(yè)文化,2015(8):11.