技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

文/青島市技師學(xué)院 常改

技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

文/青島市技師學(xué)院 常改

對于檔案管理工作而言，“信息化”的出現(xiàn)，極大地方便了檔案管理，并在檔案的保存、使用、管理等方面發(fā)揮著無可替代的優(yōu)勢。因此在技校檔案管理工作中，進(jìn)行信息化建設(shè)，在當(dāng)今社會顯得尤為重要。

技校；檔案；管理；信息化

現(xiàn)如今，社會發(fā)展進(jìn)程不斷加快，對于信息交流的要求也日益提高，如何快速有效地進(jìn)行信息溝通是每一個現(xiàn)代人所要面對的問題與挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，辦公設(shè)備經(jīng)歷了幾代更替，現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)已成為每個人必備的辦公用品。熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，將檔案整理成電子文檔，不僅解決了紙質(zhì)文檔易破損、易遺失、信息交流繁瑣、不易管理等缺陷，更極大地延長了文檔保存的期限，使文檔在管理、傳播的過程中，不再受距離與時間的約束，使用者可自如地對文檔進(jìn)行存儲、讀取和傳播，輕松便捷且安全穩(wěn)定，極大地提高了文檔管理工作者的辦事效率。

一、檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢

（一）檔案管理信息化可將管理對象數(shù)字化。檔案管理的信息化是將信息的載體由原始的紙質(zhì)文案向電子檔案轉(zhuǎn)變，究其本質(zhì)，是形式與載體的轉(zhuǎn)變，其管理過程并不改變檔案原本的屬性與內(nèi)容，將檔案由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)為依托，從而方便管理、發(fā)展與完善。

（二）檔案管理信息化可實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。在過去的檔案管理過程中，每一份檔案都是相對獨(dú)立的，其管理過程基本分離，這就造成了信息使用上極大的不便。而隨著時代的發(fā)展，信息被調(diào)用的越來越頻繁，范圍也越來越廣泛，傳統(tǒng)的檔案信息管理方法已無法滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需要，各種弊端也日益凸顯。而對于檔案的信息化管理，不僅可以利用自動化技術(shù)將信息進(jìn)行合理、有效地分類，方便建立信息點(diǎn)對點(diǎn)、點(diǎn)對面的服務(wù)，滿足人們對于信息檢索、分類、提取、共享等應(yīng)用需求，還可以減少管理者及使用者大量的工作時間，挖掘更多更有價值的信息，創(chuàng)造更多的社會價值。對于技校而言，檔案管理工作的信息化，更是意味著可以將學(xué)校內(nèi)部所有的信息資源整合歸納、形成一個完整的體系，打造一個完整、科學(xué)的學(xué)校內(nèi)部信息資源系統(tǒng)，通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網(wǎng)連接與共享，滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實(shí)用的需求，實(shí)現(xiàn)全校信息資源的共享，以便于使用者更有效地進(jìn)行信息的存取與利用，提高學(xué)校內(nèi)部檔案信息的利用效率。

（三）檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案收集的網(wǎng)絡(luò)化。檔案的管理工作雖然沒有特別強(qiáng)的專業(yè)性，對于從業(yè)者也沒有太高的職業(yè)相關(guān)性的要求，但是，如何行之有效地收集檔案資料，如何準(zhǔn)確、高效地利用檔案資料，決定了檔案資料管理的水平、地位乃至其自身存在的價值。而在信息化的檔案管理下，從事檔案管理工作的人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集與傳輸，從而廣泛、便利地實(shí)現(xiàn)檔案資料的獲取，提高工作效率。

二、技校建設(shè)檔案管理信息化的必要性

（一） 社會信息多元化的需要。如今，信息技術(shù)的發(fā)展極大地影響甚至改變了人們的生活。先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)已入主人們的社會生產(chǎn)活動的各個領(lǐng)域，而檔案信息的管理工作也并不例外。人們已從傳統(tǒng)的、單一的、以紙質(zhì)文件作為唯一的媒介的記錄方式，轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖?、影像、聲音等多種媒介相互作用、相互配合的檔案信息的記載工作。而對于檔案的管理，也不再局限于固有的時間、局域的限制，信息與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，促使信息化逐步取代傳統(tǒng)的檔案信息的管理方法。對技校而言，更應(yīng)該充分意識到檔案管理信息化的重要性，切實(shí)將建設(shè)信息化檔案管理放在戰(zhàn)略高度，以促進(jìn)完善學(xué)校的發(fā)展與變革。

（二）辦公自動化的需要。作為一個學(xué)校，對檔案管理的信息化建設(shè)，不僅是時代的要求，更能為學(xué)校的科研、招生、教學(xué)和管理提供強(qiáng)而有力的技術(shù)保障，為各部門的工作與協(xié)作提供必要的信息支持，同時，各部門對于信息的采集多集中于視頻、音頻、電子檔等形式，而對于此類信息的管理更要求發(fā)展信息化管理技術(shù)。進(jìn)而檔案信息化管理，因其收集廣泛、交流便捷、易于存儲和讀取、方便管理等優(yōu)勢，在辦公自動化中的地位日益突出。

（三）檔案信息化規(guī)范管理的需要。技校檔案管理面對新型形態(tài)和載體的數(shù)字資料越來越多，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，可以更好地為技校的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案信息，不再依附于紙質(zhì)媒介，更方便了資源的合理配置，有利于信息使用過程中的有效鏈接，極大地減少了工作難度，便于操作。同時，對學(xué)生檔案的信息化的管理，便于讀取學(xué)生的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，觀察學(xué)生的成長軌跡；對于學(xué)校檔案的信息化管理，能更好地規(guī)范學(xué)校的發(fā)展態(tài)勢，創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。對于人人關(guān)心的“信息安全”問題，信息化管理技術(shù)的發(fā)展，將會嚴(yán)格把好信息安全關(guān)，為信息安全貢獻(xiàn)一份力量。

三、我國檔案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化意識。由于信息化管理在我國從興起到發(fā)展至今時間較短，信息化管理理念并沒有深入人心，有些管理者更偏愛紙質(zhì)文檔的“存在感”，加之我國與信息化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定的缺乏，導(dǎo)致信息化管理的工作流于形式，造成了極大的資源浪費(fèi)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。對于檔案管理的信息化建設(shè)來說，計(jì)算機(jī)、存儲器、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備必不可少，并要為之配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，而這一切都離不開資金的支持。對于技校而言，如何保障辦公設(shè)備及信息化建設(shè)設(shè)備的完善，是建設(shè)檔案管理信息化的重中之重。而缺乏資金導(dǎo)致的設(shè)備無法配置齊全將極大地影響檔案管理信息化的建設(shè)。

（三）管理者知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)校不重視。對于有著豐富的傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來說，其對于管理的理論基礎(chǔ)、原則、技術(shù)等早已熟稔于心，但卻對計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件等信息化管理技術(shù)一知半解，而年輕、熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員則會存在對檔案信息的管理原則及流程不熟悉的狀況，部分學(xué)校存在檔案信息管理員無法得到應(yīng)有的待遇等狀況，從而影響檔案管理工作信息化的建設(shè)進(jìn)程。

四、如何加強(qiáng)技校檔案管理信息化建設(shè)

（一）保障檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。技校的檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要意識到檔案管理工作的戰(zhàn)略地位，高度重視，技校加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，保障資金供應(yīng)，深度挖掘檔案管理的資源價值。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)意識。管理檔案的工作人員應(yīng)高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，探索適合本校發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理信息化的建設(shè)道路，并以學(xué)校自身的發(fā)展需求為準(zhǔn)繩，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立健全管理機(jī)制。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。為建設(shè)檔案管理信息化，管理者必須熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，明確管理原則，熟悉管理流程。因此，對于檔案管理工作者的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，必須注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，樹立終生學(xué)習(xí)的意識，加大培訓(xùn)力度，同時注重對專業(yè)人才的引進(jìn)。

五、結(jié)束語

總之，檔案管理的信息化建設(shè)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天顯得尤為重要。技校作為國家教育的重要組成部分，有著其特殊的使命，而在其管理工作上，更應(yīng)該順應(yīng)時代的潮流，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

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