高校數(shù)字檔案信息資源服務(wù)模式發(fā)展研究

文/蘇州科技大學(xué) 程熙

高校數(shù)字檔案信息資源服務(wù)模式發(fā)展研究

文/蘇州科技大學(xué) 程熙

本文從服務(wù)資源、服務(wù)主體、服務(wù)對象、服務(wù)方式四個(gè)方面探討高校檔案信息資源服務(wù)模式發(fā)展的對策，以期最大限度地滿足檔案用戶在信息時(shí)代多樣化的檔案需求，提高高校檔案部門的服務(wù)質(zhì)量與水平。

高校數(shù)字檔案；信息資源；服務(wù)模式

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的不斷深入，我國高校檔案工作在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不斷加強(qiáng)的基礎(chǔ)上，逐步開展數(shù)字檔案館的建設(shè)，高校檔案部門從服務(wù)對象、服務(wù)范圍、服務(wù)方式等方面不斷探索與改進(jìn)檔案信息資源服務(wù)工作。但在肯定成績與進(jìn)步的同時(shí)，應(yīng)清楚地認(rèn)識到高校檔案部門與校內(nèi)其他信息服務(wù)部門諸如圖書館、博物館的差距，更應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)與積極借鑒國外高校數(shù)字檔案信息服務(wù)的有益成果。

一、服務(wù)資源：校內(nèi)資源與社會(huì)捐贈(zèng)相結(jié)合

館藏資源的數(shù)量與質(zhì)量是高校檔案部門提供檔案服務(wù)的前提與基礎(chǔ)，豐富館藏與擴(kuò)大收集范圍一直以來都是高校檔案館重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，近年來，各高校檔案館在此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)上，注重加強(qiáng)檔案編研，挖掘特色檔案資源，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，形成具有本校特色的“思想資源庫”。如南京大學(xué)檔案館加強(qiáng)與國家級館際之間的交流與合作，多渠道獲得歷史檔案資源，接收保存于中國第二歷史檔案館的“中央大學(xué)檔案”（縮微膠片）、金陵大學(xué)檔案（數(shù)字化），增補(bǔ)了南大歷史檔案空白；中國礦業(yè)大學(xué)檔案館依托校慶的有力契機(jī)挖掘校史資源，于2009年百年校慶之際編纂《中國礦業(yè)大學(xué)志（1909-2009）》。在肯定成績的同時(shí)，應(yīng)清楚地認(rèn)識到高校檔案館普遍存在館藏資源類別單一、收集范圍局限于本校職能部門、精品檔案匱乏等問題。為應(yīng)對信息資源數(shù)量的激增以及檔案用戶多樣化的信息需求，高校檔案部門應(yīng)樹立大檔案觀念，主動(dòng)分析用戶信息需求，拓寬收集渠道，擴(kuò)大收集范圍，構(gòu)建校內(nèi)資源與社會(huì)資源相結(jié)合的館藏檔案信息資源體系。

（一）校內(nèi)資源。校內(nèi)資源是館藏資源的主體，對校內(nèi)資源的收集是高校檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是高校檔案工作人員的崗位職責(zé)。校內(nèi)檔案收集每年分兩次完成，每年4-6月份收集黨政類文書檔案，每年9-10月份收集教學(xué)檔案，由各職能部門的兼職檔案人員完成預(yù)立卷工作后移交學(xué)校檔案館，因此，兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)能力直接影響檔案收集、整理的質(zhì)量。高校檔案部門應(yīng)強(qiáng)化本校檔案管理制度，將檔案管理納入兼職人員的崗位職責(zé)，同時(shí)注重加強(qiáng)對兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與專業(yè)指導(dǎo)。以蘇州科技大學(xué)為例，學(xué)校檔案部門每學(xué)年定期召開兼職檔案員培訓(xùn)交流會(huì)，并積極組織檔案專兼職人員參加蘇州市檔案局于每年8月舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，加強(qiáng)與其他高校檔案人員的交流學(xué)習(xí)。另外，檔案館應(yīng)加強(qiáng)與校內(nèi)其他職能部門的交流，尤其是增進(jìn)與圖書館、校史館的信息資源交流。值得一提的是，檔案館加強(qiáng)與教務(wù)部門的合作將有利于學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)的建立。

（二）社會(huì)資源。社會(huì)捐贈(zèng)是社會(huì)資源搜集的有力手段之一，有利于補(bǔ)充校內(nèi)資源的空白與缺失部分。社會(huì)捐贈(zèng)需要高校檔案部門發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)地搜集保存在社會(huì)組織、民間團(tuán)體或個(gè)人手中的與本校建校歷史、發(fā)展歷程、知名校友資料等對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)發(fā)揮重要研究及參考價(jià)值的檔案資料。國內(nèi)高校在這方面進(jìn)行了積極的探索，如南京郵電大學(xué)積極做好檔案征集工作，先后接受江蘇電信公司捐贈(zèng)的通信設(shè)備近200件，江蘇通鼎光電有限公司捐贈(zèng)的各類電纜49種，天津聯(lián)通捐贈(zèng)的退網(wǎng)設(shè)備40余臺(tái)，征集圖書、徽章、印章等個(gè)人檔案100余件；揚(yáng)州大學(xué)探索建立了以二級學(xué)院為主體的“名人檔案”采集機(jī)制和“無償捐贈(zèng)”與“有償購買”相結(jié)合的重要史料（實(shí)物）征集機(jī)制，為充實(shí)館藏以及推進(jìn)專館建設(shè)提供了制度保障。

二、服務(wù)主體：專業(yè)性與文化性相結(jié)合

高校檔案館（室）是為學(xué)校師生、社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)的主體，其服務(wù)工作通過館（室）內(nèi)的檔案專職人員推動(dòng)和開展，因此，檔案館（室）的組織結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能定位、制度建設(shè)、人員配備等方面的情況對信息服務(wù)工作的質(zhì)量和水平產(chǎn)生了較大的影響。檔案部門是信息服務(wù)的支持單位，檔案人員是信息服務(wù)的直接操作者，從這方面來說，兩者都是檔案信息服務(wù)的主體。

（一）高校檔案服務(wù)部門。筆者選取江蘇省43所全日制公辦本科院校為樣本進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，通過分析發(fā)現(xiàn)，有26個(gè)高校檔案館屬獨(dú)立建制，占樣本的60.47%，其余17個(gè)高校檔案部門均隸屬校（院）長辦公室；43所全日制本科院校中有24所高校建立了校史館或博物館，其中13個(gè)高校校史館（或博物館）隸屬于檔案館或者與檔案館合署辦公，占樣本的30.23%；樣本中只有江南大學(xué)1所高校建立了“圖書館與檔案館”，檔案館與圖書館合署辦公，是國內(nèi)高校圖書館與檔案館一體化管理的典型代表。

筆者認(rèn)為，盡管就當(dāng)前我國檔案開放程度而言，并不適合圖書館與檔案館的一體化管理，但我國可實(shí)行“圖情檔”融合管理體制，一方面，依托檔案館建立校史館（或博物館），兩館實(shí)行“兩塊牌子，一套班子”一體化管理體制，建立檔案館（校史館），如揚(yáng)州大學(xué)建立檔案館（校史館），常州大學(xué)由檔案館負(fù)責(zé)籌建校史館；另一方面，檔案館與圖書館合署辦公機(jī)制，即同一地點(diǎn)辦公，內(nèi)部管理獨(dú)立，這樣有利于最大限度地實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息資源共建共享，如南京醫(yī)科大學(xué)檔案館位于學(xué)校五臺(tái)校區(qū)圖書館樓四樓；江南大學(xué)檔案館位于學(xué)校公益圖書館大樓內(nèi)10樓~14樓，擁有3800平方米的館舍，擁有1430立方米智能密集架和環(huán)境溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)的庫房。

（二）檔案工作者。高校檔案工作者是檔案信息服務(wù)的主要力量，檔案人員的綜合素質(zhì)與服務(wù)能力直接影響甚至是決定信息服務(wù)的質(zhì)量與水平，目前，我國高校已建成一支年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)與專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的人員隊(duì)伍，各高校檔案館（室）注重專業(yè)性與復(fù)合型人才的引進(jìn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力與科研實(shí)力，以應(yīng)對信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案工作的沖擊與影響。其一，注重專業(yè)人才引進(jìn)。人才引進(jìn)是補(bǔ)充、豐富檔案人員隊(duì)伍的重要途徑，在綜合考量檔案部門人員的專業(yè)職稱、年齡、專業(yè)、學(xué)歷、性別等方面情況的基礎(chǔ)上，制定適合本部門的人才引入計(jì)劃。其二，加強(qiáng)在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育。一方面，培訓(xùn)檔案專業(yè)知識以及相關(guān)學(xué)科的知識，如歷史學(xué)、圖書館學(xué)、博物館學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識，如江蘇省檔案局（館）聯(lián)合江蘇科建教育軟件有限責(zé)任公司開發(fā)的“江蘇省檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)”，開設(shè)網(wǎng)上課堂，強(qiáng)化檔案人員的專業(yè)知識；江蘇省檔案局委托蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院檔案與電子政務(wù)系對全省檔案工作者實(shí)施檔案實(shí)用技能培訓(xùn)，力爭通過具有操作性和實(shí)用性強(qiáng)的培訓(xùn)課程，強(qiáng)化全省檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)和實(shí)踐創(chuàng)新能力。另一方面，鼓勵(lì)檔案專職人員攻讀學(xué)歷學(xué)位，主動(dòng)改善知識結(jié)構(gòu)，提升學(xué)術(shù)研究水平。如中國礦業(yè)大學(xué)為改善本館人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)，鼓勵(lì)工作人員進(jìn)一步深造學(xué)習(xí)，對繼續(xù)進(jìn)行學(xué)業(yè)提升的檔案人員報(bào)銷1/3的學(xué)費(fèi)，并且外出面授學(xué)習(xí)請假繼續(xù)頒發(fā)獎(jiǎng)金，此項(xiàng)激勵(lì)措施不僅使檔案人員的學(xué)歷層次和專業(yè)理論水平有了質(zhì)的提升，也為檔案人員的個(gè)人發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。

三、服務(wù)對象：擴(kuò)大化與大眾化相結(jié)合

高校檔案信息服務(wù)對象是檔案信息的利用者，即檔案受眾，正是因?yàn)橛辛藱n案信息的利用者以及利用需求，才有了檔案信息的服務(wù)工作。我國高校檔案館（室）是由學(xué)校檔案室發(fā)展而來，并且在最初機(jī)構(gòu)建設(shè)上設(shè)置為隸屬校（院）長辦公室，因此其管理體制、工作方式方法、服務(wù)理念受機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的影響，以服務(wù)學(xué)校內(nèi)部組織與人員為主要工作內(nèi)容，對外服務(wù)理念不強(qiáng)，甚至有些檔案人員為避免工作差錯(cuò)，拒絕向校外人士提供館藏內(nèi)容。高校檔案部門作為學(xué)校內(nèi)部組織，為校內(nèi)師生提供檔案信息服務(wù)是職責(zé)所在，同時(shí)，高校檔案館（室）作為國家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，發(fā)揮文化性、教育性功能，為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)也是其服務(wù)功能所在。高校檔案館（室）及檔案人員應(yīng)在滿足校內(nèi)師生信息需求的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展服務(wù)群體的范圍，充分發(fā)揮高校檔案部門的文化功能。

對校內(nèi)利用者，積極建立各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫，使用新型管理系統(tǒng)，如蘇州科技大學(xué)建立招生錄取專題數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)已完成原蘇州鐵道師范學(xué)院、原蘇州城建環(huán)保學(xué)院錄取名冊數(shù)字化工作，蘇州科技大學(xué)（原蘇州科技學(xué)院）招生類專題數(shù)據(jù)庫2001~2013年目錄已數(shù)字化，通過錄入學(xué)生姓名即可準(zhǔn)確定位錄取信息所在的案卷頁碼，極大地提高了利用效率；南京師范大學(xué)研發(fā)使用的《干部人事檔案R F I D射頻標(biāo)識維護(hù)與監(jiān)控盤庫系統(tǒng)》實(shí)現(xiàn)了足不出戶的利用需求，使干部人事檔案利用服務(wù)模式得以進(jìn)一步深化和拓展。

對于校外利用者，在不涉及國家、社會(huì)、學(xué)校及個(gè)人信息安全的范圍內(nèi)，簡化校外人員利用手續(xù)，擴(kuò)展利用權(quán)限。如中國礦業(yè)大學(xué)研發(fā)使用的檔案管理系統(tǒng)，具備完善的在線檔案利用服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)對不同級別的用戶在其權(quán)限范圍內(nèi)單庫檢索、跨庫檢索與全文檢索，對于有電子原文的檔案，可以提出電子訂閱申請，批準(zhǔn)后可以在有限時(shí)間內(nèi)享受原文的瀏覽、下載和打印服務(wù)；對于無電子原文的，可以提出實(shí)物外接申請，審批通過后可直接到館辦理檔案外借手續(xù)。

四、服務(wù)方式：多樣化與個(gè)性化相結(jié)合

檔案館藏只有通過檔案用戶的利用才能發(fā)揮信息價(jià)值，豐富的服務(wù)方式及手段是檔案用戶利用檔案資源的有效途徑。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案網(wǎng)站成為高校檔案館為檔案用戶提供信息服務(wù)的重要平臺(tái)與主要工具。通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，在43所江蘇省全日制公辦本科院校中，有32所高校檔案館（室）建立了檔案網(wǎng)站，占74.42%，32個(gè)檔案網(wǎng)站中有5個(gè)網(wǎng)站設(shè)置了安全權(quán)限，只有通過校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或者V P N登陸才能獲取網(wǎng)站的全部信息。通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研與分析，目前我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)仍存在服務(wù)方式單一、服務(wù)內(nèi)容更新緩慢、個(gè)性化服務(wù)缺乏等問題，與信息化時(shí)代檔案用戶信息需求遠(yuǎn)程獲取不匹配，不利于檔案網(wǎng)站作為高校檔案館形象展示功能的發(fā)揮與實(shí)現(xiàn)。根據(jù)數(shù)字檔案信息服務(wù)的內(nèi)容、特點(diǎn)，我國高校檔案館的信息服務(wù)方式可從傳統(tǒng)服務(wù)與個(gè)性服務(wù)兩大方面下功夫，傳統(tǒng)服務(wù)是高校檔案服務(wù)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是重中之重，個(gè)性化服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能的拓展與延伸，是大勢所趨。

（一）傳統(tǒng)型服務(wù)方式。傳統(tǒng)服務(wù)是檔案館（室）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作之一，主要包括檔案查詢、檔案利用、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、用戶利用效果登記等，在數(shù)字化校園與信息技術(shù)的支撐下，高校檔案網(wǎng)站為檔案信息服務(wù)提供平臺(tái)，信息發(fā)布、在線檢索、檔案編研、網(wǎng)上檔案展覽、用戶反饋等成為檔案用戶可在線獲取的服務(wù)內(nèi)容。其中，信息發(fā)布是檔案網(wǎng)站的基本功能，有利于用戶快速了解檔案館的館藏結(jié)構(gòu)、查檔須知、法規(guī)政策等內(nèi)容；檔案信息檢索是檔案服務(wù)的核心，用戶利用檔案的針對性強(qiáng)；檔案編研與網(wǎng)上檔案展覽是檔案部門充分挖掘本館館藏信息的有效途徑；用戶反饋是提升信息服務(wù)質(zhì)量與水平最直接有效的環(huán)節(jié)。

（二）個(gè)性化服務(wù)方式。一方面，注重用戶個(gè)性化需求。檔案用戶受其知識結(jié)構(gòu)、行為方式、性格特點(diǎn)等影響，對檔案的信息需求與滿意程度有差異，檔案館應(yīng)在尊重用戶個(gè)人隱私的前提下，根據(jù)用戶的信息需求提供信息推送、定題服務(wù)等個(gè)性化服務(wù)。另一方面，注重社會(huì)化媒體的應(yīng)用。其一，通過微博、微信發(fā)布檔案館的相關(guān)信息，如南京大學(xué)、東南大學(xué)、河海大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、南京工業(yè)大學(xué)檔案館開通了微信公眾號，發(fā)布史料研究成果、展示檔案精品、介紹人物檔案，做好校內(nèi)與校外檔案宣傳工作，為公眾提供信息服務(wù)，其中東南大學(xué)可直接在微信公眾號中查詢所需檔案資料，并根據(jù)身份不同設(shè)定不同的登陸口，具有良好的用戶體驗(yàn)。其二，通過論壇為檔案用戶提供學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)探討的平臺(tái)，如南京大學(xué)通過南大之星檔案論壇拓展用戶參與空間；通過即時(shí)交流軟件，用戶可以隨時(shí)與檔案館員聯(lián)系并反饋服務(wù)評價(jià)信息，提高檔案用戶與檔案館的互動(dòng)程度。

【本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研課題“區(qū)域性高校檔案館信息資源共享機(jī)制與服務(wù)模式研究”（項(xiàng)目編號：j s g d z 2016-09）研究成果】

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