以源頭為綱的高校檔案齊全完整研究與實(shí)踐

文/大連海洋大學(xué)檔案館 朱曉紅 王君

以源頭為綱的高校檔案齊全完整研究與實(shí)踐

文/大連海洋大學(xué)檔案館 朱曉紅 王君

在我們?nèi)粘９ぷ髦杏袝r(shí)會(huì)碰到查閱利用檔案時(shí)，由于歷史原因造成檔案的不完整，給利用者帶來不必要的麻煩和不便。檔案作為可靠、完整、真實(shí)、證據(jù)信息的提供者，要想得到充分信任，就必須保證在歸檔時(shí)的齊全完整。

高校；檔案；完整；研究

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的真實(shí)信息，是社會(huì)生活中真實(shí)可靠的原始記錄，這是檔案之所以重要、之所以被人們重視并保存的根本原因。真實(shí)完整的檔案，為利用者提供便捷服務(wù)；相反，則給利用者帶來麻煩和不便。檔案的齊全完整，在檔案管理、利用過程中起到了至關(guān)重要的作用。如何使高校的檔案齊全完整，在檔案形成最初，即“源頭”是關(guān)鍵點(diǎn)，所謂“源頭”是所屬單位文件的形成部門，也是上級(jí)文件的接收部門。以“源頭”為輻射點(diǎn)，進(jìn)行各類文件的歸檔是檔案齊全真實(shí)完整的工作重點(diǎn)。

2016年11月，在中國(guó)人民大學(xué)召開的第七屆中國(guó)電子文件管理論壇會(huì)上，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)在講話中指出，電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性有待進(jìn)一步提高。其中的完整性就是指檔案的真實(shí)完整。在日常的工作中，一份完整真實(shí)的檔案所起到的作用是不言而喻的；相反，一份不完整的檔案，不僅失去了其價(jià)值作用，又占用庫房空間，更是浪費(fèi)了人力、財(cái)力、物力。作為檔案人員，不論是專職還是兼職的，都應(yīng)對(duì)檔案齊全真實(shí)完整要有高度的認(rèn)識(shí)和定位，也就是說要了解檔案為哪些人和部門服務(wù)，服務(wù)的目的是什么。明確了服務(wù)對(duì)象和目的之后，就可以進(jìn)行檔案的歸檔工作。使動(dòng)態(tài)的檔案收集工作變成常態(tài)的檔案管理工作。

一、高校檔案齊全完整的重要性

（一） 檔案是否齊全完整是高校管理的基礎(chǔ)表現(xiàn)。檔案是否完整是高校管理水平高低的基礎(chǔ)表現(xiàn)之一，從基礎(chǔ)看全面，以點(diǎn)帶面。從學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)，如學(xué)校的教學(xué)評(píng)估、更名大學(xué)、校慶等重大活動(dòng)都來離不開檔案，通過利用齊全完整的檔案，看學(xué)校管理基本水平。真實(shí)完整的檔案，讓后人了解學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r，傳承優(yōu)良校風(fēng)和學(xué)風(fēng)，讓優(yōu)良的辦學(xué)理念一代一代傳承下去。

（二）檔案齊全完整是今后學(xué)校檔案“大數(shù)據(jù)”管理的基礎(chǔ)。高校檔案進(jìn)行“大數(shù)據(jù)”管理是未來趨勢(shì)。在我國(guó)南方高校檔案工作已全面進(jìn)入了“大數(shù)據(jù)”的管理，相對(duì)北方高校檔案大數(shù)據(jù)的管理相對(duì)滯后。檔案齊全完整是進(jìn)行“大數(shù)據(jù)”檔案管理的基礎(chǔ)，完整真實(shí)的檔案提供完整的利用，高效的利用建立在“大數(shù)據(jù)”檔案管理，基礎(chǔ)是關(guān)鍵，是根本，沒有真實(shí)完整齊全的檔案，就無從談及“大數(shù)據(jù)”的檔案管理，它們是相輔相成的，相互作用的。

（三）檔案齊全完整是學(xué)校培養(yǎng)人才的助推劑。學(xué)校更名大學(xué)，本科教學(xué)及學(xué)科專業(yè)評(píng)估提升了學(xué)校的知名度，同時(shí)也為學(xué)校培養(yǎng)人才建立了良好平臺(tái)。完整真實(shí)的檔案材料，為各項(xiàng)重大活動(dòng)順利完成起到了推進(jìn)作用，使學(xué)校上升到一個(gè)新層次、新高度，間接地為培養(yǎng)學(xué)校人才起到作用。所以，檔案齊全完整是學(xué)校培養(yǎng)人才的助推劑，賦予了檔案強(qiáng)大的“生命力和活力”，延續(xù)了檔案存在的價(jià)值作用。

（四）檔案齊全完整是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的“大資產(chǎn)”。一份完整真實(shí)的檔案，在學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中往往起到了事半功倍不容忽視的作用。學(xué)校在建校初期的教職工花名冊(cè)，最早建筑物從申請(qǐng)到批復(fù)文件，首個(gè)專業(yè)從申報(bào)材料到課程安排、授課教師、批復(fù)文件，首屆畢業(yè)生畢業(yè)證發(fā)放的存根，早期學(xué)校建筑物的黑白照片以及相應(yīng)的照片說明等，一份份真實(shí)完整的檔案蘊(yùn)藏著“大 ”能量，它是高校建設(shè)發(fā)展過程中的“大資產(chǎn)”。

二、收集文件材料中存在的問題

（一）無上報(bào)材料。針對(duì)部、省、市三級(jí)文件，在進(jìn)行文件歸檔過程中，個(gè)別職能部門只是把部、省、市下發(fā)的紅頭文件存檔，上報(bào)材料未附在紅頭文件的后面，造成“有頭無尾”，為日后的查找利用留下隱患。

（二）存檔附件不全。部、省、市及本校的紅頭文件在歸檔過程中，有個(gè)別文件附件缺失，比如，一份完整的文件應(yīng)由正文及附件組成。在實(shí)際歸檔過程中，附件往往被忽視，有時(shí)應(yīng)有附件一和附件二構(gòu)成完整的文件，結(jié)果只存附件一，附件二沒有存檔，造成存檔的文件不完整。

（三）存檔的上報(bào)材料或表格，公章或日期不全。在形成檔案之前的文件材料，是日后形成檔案的關(guān)鍵，在實(shí)踐工作中，有個(gè)別文件、合同、協(xié)議等文本，沒有標(biāo)注或者沒有加蓋學(xué)校公章，沒有學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的簽字等，在日后利用過程中沒有法律依據(jù)，失去存檔意義。

（四）個(gè)別重要的文件散失在各部門，未及時(shí)歸檔。在存檔過程中，有一些重要上級(jí)批復(fù)或上級(jí)下達(dá)針對(duì)本校的文件，具體執(zhí)行的職能部門領(lǐng)導(dǎo)，圖一時(shí)工作方便等，私自留存，造成文件存檔缺失。

（五）新入職的兼職檔案員對(duì)本部門應(yīng)歸檔范圍不清楚，造成存檔材料不全。個(gè)別新入職兼職檔案員對(duì)自己工作的角色進(jìn)入太慢，沒有深入了解本部門的具體工作范圍，哪些該存檔，哪些不該存檔，使檔案材料未及時(shí)歸檔，造成一些文件材料處在“失控”的狀態(tài)下。

造成上述問題的原因是多方面的：一是各職能部門的兼職檔案員對(duì)應(yīng)存檔的文件來龍去脈不清楚；二是有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)該存檔的文件材料沒有引起足夠的重視，存檔的意識(shí)不強(qiáng)；三是一些兼職檔案員忙于本部門的工作，無暇顧及本部門的檔案存檔工作，造成文件材料不能及時(shí)歸檔。

三、措施得當(dāng)保證檔案歸檔的齊全完整

（一）把住“源頭”，健全制度。正如希臘詩人海西奧德說的“萬事開頭難”。檔案在形成之初，把住“源頭”是關(guān)鍵。防止文件材料處在“失控”狀態(tài)下，保證文件的真實(shí)完整，杜絕文件材料在歸檔之前的缺失。首先要制定完善的崗位責(zé)任制，建立健全的校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)單位、職能部門，專（兼）職檔案員的崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，并落到實(shí)處，按規(guī)定和要求去操作，確保檔案的齊全完整；其次，在日常的工作中，落實(shí)責(zé)任完善體系，使人人都有崗位責(zé)任制，并定期公布考核評(píng)估結(jié)果。

（二）積極開展宣傳工作。學(xué)校檔案管理部門的專職檔案員不僅要管理好檔案，更要宣傳好檔案，當(dāng)好“宣講員”，積極利用各種方式做好檔案的宣傳工作：1.利用校園網(wǎng)宣傳；2.利用畫廊、展覽宣傳；3.利用查檔人利用檔案的機(jī)會(huì)，對(duì)其進(jìn)行檔案宣傳；4.充分利用校內(nèi)的Q Q群、微信群、微博等，對(duì)收集齊全完整的檔案在提供利用時(shí)所產(chǎn)生的作用進(jìn)行宣傳。

（三）積極開展檔案培訓(xùn)工作。一支質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、技能優(yōu)秀的專（兼）職檔案隊(duì)伍，是提高檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是提高文件材料齊全完整的前提條件。目前，學(xué)校檔案專業(yè)的專（兼）職檔案員少之又少，具有檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的人員良莠不齊，這些狀況已成為制約學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。因此，抓好檔案培訓(xùn)工作是當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員進(jìn)行多渠道的專業(yè)培訓(xùn)。一是通過舉辦培訓(xùn)來規(guī)范專（兼）職檔案員的業(yè)務(wù)水平；二是“有求必應(yīng)的指導(dǎo)”，無論是電話、網(wǎng)絡(luò)咨詢還是現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，專職檔案員都第一時(shí)間提供細(xì)致周到的解答。從具體的檔案整理到每一卷的梳理定卷，專職檔案員都以嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、專業(yè)的精神提供幫助。

（四）把住“源頭”，保證歸檔文件的齊全完整。檔案的主要來源是學(xué)校的文書部門，部、省、市文件及本校形成的文件，大部分是通過校辦文書進(jìn)行簽收、登記、核發(fā)、傳閱到辦理完畢，到次年5月進(jìn)行文件的歸檔工作。在其進(jìn)行辦理過程中，文書人員是文件最初的把關(guān)者，也是文件完整歸檔的關(guān)鍵點(diǎn)。文件部門在文件上報(bào)或下發(fā)前，以學(xué)校的公章為準(zhǔn)，蓋印必存檔，這樣就把住文件的“源頭”，使學(xué)校重要的文件得以完整保存。

（五）積極開展競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。競(jìng)爭(zhēng)出效率、出成果，這是不爭(zhēng)的事實(shí)。打破傳統(tǒng)檔案工作中“干多干少，干好干壞一個(gè)樣”，逐步建立起常態(tài)化的激勵(lì)機(jī)制。首先定期召開全校檔案工作大會(huì)并根據(jù)考核評(píng)估結(jié)果對(duì)先進(jìn)工作者進(jìn)行表彰，以此鼓勵(lì)專（兼）檔案工作者踏實(shí)工作，對(duì)后進(jìn)也具有一定引導(dǎo)作用。二是組織開展檔案知識(shí)競(jìng)賽，把在實(shí)踐工作常見的問題及難點(diǎn)，用生動(dòng)活潑的語言文字，通過貼近實(shí)際工作的網(wǎng)上答卷和試卷答卷，讓兼職檔案員深入了解文件及其上報(bào)材料齊全完整在實(shí)際工作中起到的作用和利用效果。

“乾元者，始而亨者也”。意思是很好的開始造就好的結(jié)果。檔案就是原始的、完整的、齊全的、規(guī)范的，離開了這些規(guī)則，檔案就失去了意義，變成無用的廢紙。所以，嚴(yán)把“源頭”關(guān)，讓檔案從開始形成的時(shí)候，就開始收集，直到有結(jié)果為止，即有始有終，好開頭好結(jié)果。作為“蘭臺(tái)人”，要有充分的思想準(zhǔn)備，用“洪荒之力”多方向、多角度來收集檔案，讓檔案發(fā)揮作用，發(fā)出光彩。一份完整的檔案隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，其生命也在不斷增長(zhǎng)，為子孫后代留下寶貴的精神財(cái)富，是我們“蘭臺(tái)”人義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

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遼寧省省檔案局科技項(xiàng)目（L-2016-X-15）】