淺談如何做好辦公室工作

文/中國出口信用保險公司第一營業(yè)部 王虹 李鐸 渾石巖

淺談如何做好辦公室工作

文/中國出口信用保險公司第一營業(yè)部 王虹 李鐸 渾石巖

如何更好地做好辦公室工作，是辦公室工作人員應(yīng)該深入思考的問題。本文從辦公室工作的特殊地位、特殊任務(wù)、特殊要求、特殊職責(zé)等方面進行了闡述，并提出了做到政治堅定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)優(yōu)良、素質(zhì)過硬的具體做法。

辦公室工作；意識；功夫；表率；能力

辦公室是一個單位的中樞，發(fā)揮著上傳下達、內(nèi)外溝通的重要作用。辦公室工作具有千頭萬緒、紛繁復(fù)雜的主要特點。辦公室人員應(yīng)始終牢記“當(dāng)好參謀助手”的宗旨，主要在“圍繞業(yè)務(wù)發(fā)展，積極提供支持”“不斷改進管理，服務(wù)單位大局”兩方面做好工作。那么在新形式下如何開展好辦公室工作呢？結(jié)合日常工作實踐，總結(jié)以下幾點體會：

一、辦公室工作具有特殊地位，應(yīng)增強“四種意識”，做到政治堅定

辦公室就是一個單位的“耳目”“神經(jīng)”和“手腳”，地位非常特殊。因此，辦公室工作水平和服務(wù)質(zhì)量，事關(guān)單位各部門的日常運作、工作效能，更事關(guān)整個單位能夠順利全面完成工作目標。辦公室工作的特殊地位，決定了必須堅定理想信念，自覺同單位的班子領(lǐng)導(dǎo)在思想上、行動上保持高度一致，緊緊圍繞大局開展工作，從政治上嚴格要求自己，切實做到政治堅定。

一是要增強大局意識。辦公室不同于其他業(yè)務(wù)部門，作為參謀部，辦公室工作直接影響單位中心工作的質(zhì)量和水平。圍繞中心、服務(wù)大局，任何時候都是辦公室工作的主題。什么是大局？對一個公司來說，就是要牢牢抓住機遇，繼續(xù)推動業(yè)務(wù)的持續(xù)快速發(fā)展，促進公司的業(yè)務(wù)規(guī)模、綜合實力再上新的臺階。作為辦公室工作人員，必須始終立足于這個大局，樹立大局觀念，增強大局意識，時刻關(guān)注大局，注重研究大局，自覺把各項工作放到全局中思考和把握，做到主次分明、先后有序、緩急適當(dāng)、張馳有度。

二是要增強責(zé)任意識。責(zé)任是一種不容推辭的義務(wù)，如果喪失了責(zé)任心，必將一事無成。在工作中一再強調(diào)安全無小事、外事無小事，歸根結(jié)底強調(diào)的還是責(zé)任。辦公室的工作崗位，雖然很平凡，但承擔(dān)的工作都非常重要，關(guān)系全局，影響廣泛。不論是辦文、辦會、辦事，哪一項工作缺乏責(zé)任心，質(zhì)量都會打折扣，效果都會受影響，對內(nèi)可能耽誤工作，對外損害單位形象，嚴重的甚至?xí)斐呻y以挽回的損失。從事辦公室工作的同志，要真正做到“在其位，謀其政”，牢記“辦公室工作無小事”，保持高度負責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴謹細致的作風(fēng)，認真對待和切實抓好每一項工作，以保證工作的正常運轉(zhuǎn)。

三是要增強效率意識。辦公室工作人員要樹立時不我待、只爭朝夕的理念，要有強烈的時效觀念和求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不讓工作過夜。要推行首問責(zé)任制和限時辦結(jié)制，立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時按量、保質(zhì)保效完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項任務(wù)，不拖單位發(fā)展的后腿。要注重探索和把握辦公室工作的特點和規(guī)律，形成辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機制，保證工作高效運轉(zhuǎn)。

四是要增強團結(jié)意識。凝聚產(chǎn)生力量，團結(jié)誕生希望。團結(jié)是做好各項工作的根本保證。每位辦公室工作人員都要倍加珍惜團結(jié)，做到識大體、顧大局。思想上多交流，感情上多溝通，工作上多商量，達到思想統(tǒng)一、步調(diào)一致、令行禁止；同事之間要相互尊重、相互理解、相互支持，相互補臺；要自覺服從大局，既做好本職工作，又團結(jié)協(xié)作，充分發(fā)揮辦公室的整體功能；要以增進團結(jié)為己任，不利于團結(jié)的話不說，不利于團結(jié)的事不做，形成齊心協(xié)力的良好氛圍。

二、辦公室工作具有特殊任務(wù)，應(yīng)下足“四種功夫”，做到業(yè)務(wù)精通

辦公室是為各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門服務(wù)的綜合部門。全方位、多層次、高標準地做好服務(wù)工作，是辦公室的主要目標任務(wù)。當(dāng)好服務(wù)員，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓業(yè)務(wù)部門滿意，是辦公室工作的著眼點和著力點。辦公室工作的特殊任務(wù)，決定了辦公室工作人員必須下苦功夫精研業(yè)務(wù)，不斷提高自身工作能力。

一是要在綜合工作上下功夫。善于綜合，是辦公室工作人員的基本素質(zhì)。辦公室首先是一個綜合單位，大量的工作、大量的信息一般都要匯集到辦公室，在這里進行梳理、編排、加工、匯總。哪些有用，哪些沒用，哪些急用、哪些緩用、哪些重要、哪些次要，辦公室都要進行“綜合”“過濾”，根據(jù)需要，把握好主流與支流、重點與一般，判斷出輕重緩急、松緊快慢。不能胡子眉毛一把抓，不能丟了西瓜撿芝麻。這種綜合能力，要求辦公室工作人員頭腦要清楚，反應(yīng)要敏銳，思考要冷靜，行動要條理，善于把錯綜復(fù)雜、纏頭裹腦的事情，通過“加工”分析，處理得條條是道，井井有序。只有這樣，才能在千頭萬緒的工作中牢牢掌握主動權(quán)。

二是要在文字工作上下功夫。文字一直是辦公室重要的輔政工具，也是看家本領(lǐng)。撰寫的文字材料是領(lǐng)導(dǎo)決策、部署安排、報告情況、交流信息的重要載體。文字工作與辦會、組織活動不同，它是一項幕后工作，更多的是靠知識積累、潛心鉆研和深入思考。作為辦公室工作人員，要始終以提高文字能力為本，在掌握辦公室各種文體、各種體裁寫作的基本要領(lǐng)上下功夫，在不斷提高文字工作的效率、質(zhì)量和水平上下功夫，善于歸納，善于總結(jié)，善于借鑒，提高駕馭文字綜合工作的能力?！疤煜挛恼乱淮筇?，就看套得妙不妙”，這里的“套”，主要就是歸納、總結(jié)與借鑒。

三是要在協(xié)調(diào)工作上下功夫。辦公室工作涉及范圍廣、牽扯領(lǐng)域多，協(xié)調(diào)方方面面的任務(wù)很重。做好協(xié)調(diào)工作是一門藝術(shù)，必須講究方式方法，一個單位能否做到“忙而不亂”，能否做到高效運轉(zhuǎn)，在很大程度上取決于辦公室協(xié)調(diào)作用發(fā)揮得好壞。協(xié)調(diào)及時、到位，領(lǐng)導(dǎo)之間、各平級單位之間、上下級之間就能夠最大限度地理順關(guān)系、消除誤會、減少摩擦、避免扯皮，保證工作順暢。因此，作為辦公室工作人員，一定要學(xué)會當(dāng)好“協(xié)調(diào)人”，自覺承擔(dān)起工作中不可或缺的“潤滑劑”角色，努力在實踐中不斷提高協(xié)調(diào)能力，增長協(xié)調(diào)才干，真正發(fā)揮辦公室的中樞管理作用。

四是要在督查工作上下功夫。辦公室的一項重要任務(wù)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)按照工作部署及時進行督促檢查，狠抓措施落實。要圍繞單位的整體工作部署，全面、準確、及時地了解和反映情況，及時協(xié)調(diào)解決存在的不足和問題，促進工作落實。要把督促檢查和調(diào)查研究結(jié)合起來，注意發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，及時提出建議，為完善決策、改進工作提供依據(jù)，確保各項工作的順利完成。

三、辦公室工作具有特殊要求，應(yīng)當(dāng)好“四個表率”，做到作風(fēng)優(yōu)良

辦公室工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，一言一行，其他同志會看在眼里，記在心頭。辦公室工作的特殊要求，決定了辦公室工作人員必須要高度重視作風(fēng)建設(shè)，以作風(fēng)建設(shè)為保障，促進整體工作水平的提高。

一是要做學(xué)習(xí)的表率。辦公室工作對每個同志的自身素質(zhì)要求很高，隨著單位的不斷發(fā)展，新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，辦公室人員如何才能做到洞察全局，把握方向，吃透精神，在單位大局之中，不斷提供智力支持，發(fā)揮好參謀助手作用？答案唯有學(xué)習(xí)。要學(xué)政治理論，不斷提高思想政策水平；要學(xué)時事政治，掌握國際國內(nèi)大勢；要學(xué)業(yè)務(wù)，全面了解單位發(fā)展情況；要學(xué)崗位知識，不斷提高履職水平。聚沙成塔、集腋成裘，只有不斷學(xué)習(xí)新知識，擴大涉獵的范圍，才不會因為知識不足帶來恐慌，才能與變化的形勢相適應(yīng)，工作根基才更扎實。

二是要做調(diào)研的表率。調(diào)查研究是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是謀事之基、成事之道。任何科學(xué)決策都始于調(diào)查研究。對新的情況與問題，只有在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，才能提出正確的思路、建議、方案和舉措。不經(jīng)過調(diào)查研究，就不可能發(fā)現(xiàn)單位發(fā)展中的重點、難點、熱點問題，不可能為單位持續(xù)發(fā)展提供保障。通過經(jīng)常性的調(diào)查研究，及時、準確、全面地為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息，不斷提高參與決策的能力，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)，確保各項工作的圓滿完成。

三是要做實干的表率。辦公室的很多工作都是看起來無風(fēng)無浪、平淡無奇，看不到明顯效果，更不能直接產(chǎn)生利潤和效益，只是在幕后默默無聞開展工作?！皩嵏膳d邦、空談?wù)`國”，“天下大事必作于細，古今興盛皆在于實”。辦公室的工作雖然辛苦、艱苦、清苦，但地位重要、責(zé)任關(guān)鍵、意義重大。辦公室工作人員應(yīng)以此工作為榮，把在辦公室工作作為歷練人生的一個契機，以實實在在的成績、實實在在的作風(fēng)贏得各級領(lǐng)導(dǎo)的信任、各個部門的信服。

四是要做廉潔的表率。辦公室工作人員要把“公正做事、清廉做人”作為自己的基本準則。辦公室的很多同志本身雖不是單位領(lǐng)導(dǎo)，本身沒有權(quán)力，但由于身處各級領(lǐng)導(dǎo)周圍，身處各種利益關(guān)系的中心，往往被人高看一眼、厚愛一分。對此，要時刻保持清醒的頭腦，注重加強黨性和品行修養(yǎng)，嚴于律己，不貪不占，清正廉潔，以身作則，不斷淡化領(lǐng)導(dǎo)身邊這個“崗位”帶來的光環(huán)，強化“崗位”賦予的責(zé)任，明辨是非、克己慎行，抵制不良風(fēng)氣，自覺接受監(jiān)督，筑起拒腐防變的牢固防線，確保“大道”不偏離、“小節(jié)”不喪失，以實際行動樹立辦公室工作人員的良好形象。

四、辦公室工作具有特殊職責(zé)，應(yīng)提升“四種能力”，做到素質(zhì)過硬

新的形勢以及辦公室工作的特殊職責(zé)，要求辦公室把加強能力建設(shè)擺在更加突出的位置抓緊抓好。

一是要著力提升決策參謀的能力。發(fā)揮參謀助手作用，是辦公室工作的重要職責(zé)。要進一步增強工作的主動性，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度思考研究問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值、有深度的建議。要全面準確地把握單位的發(fā)展態(tài)勢和階段性特點，以及工作中的主要矛盾和問題，謀劃好發(fā)展的思路和工作的重點，做到“謀實、謀準”。同時，要牢固樹立超前意識，做到“謀早、謀深”。

二是要著力提升服務(wù)運轉(zhuǎn)的能力。作為支持保障部門，服務(wù)單位正常運轉(zhuǎn)是辦公室的基本職能。因此，辦公室的所有工作都要本著服務(wù)為先、服務(wù)至上的原則，一切工作都要用服務(wù)得好不好來檢驗、來衡量。尤其在各項工作不斷發(fā)展、業(yè)務(wù)快速增長的情況下，保障服務(wù)的任務(wù)更重、責(zé)任更大。辦公室一定要認真履行職責(zé)，不斷強化服務(wù)理念，用更高標準審視服務(wù)工作，增強工作的主動性和靈活性，確保各類保障萬無一失，嚴謹細致、熱情周到、確保各項工作高效有序運轉(zhuǎn)。

三是要著力提升破解難題的能力。辦公室工作范圍廣，服務(wù)對象多，遇到的情況千差萬別，內(nèi)容也包羅萬象，處理問題沒有固定的模式可以遵循，因此，提升破解難題的能力至關(guān)重要。不論遇到什么情況，都要保持清醒的頭腦，而且反應(yīng)要快，經(jīng)過分析考慮后，要準備相應(yīng)方案，提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)拍板。同時，要注意方法得當(dāng)，本著不使事情復(fù)雜化、不讓矛盾擴大化的原則，采取切實可行的措施，針對不同的人和事，隨機應(yīng)變，力求圓滿迅捷地破解難題、化解矛盾。

四是要著力提升工作創(chuàng)新的能力。萬事重在謀劃，貴在超前。辦公室要始終堅持解放思想，勇于去想、勇于去做、勇于去改。要創(chuàng)新思維，全方位、多角度地思考問題，以改革的精神，創(chuàng)新工作思路，創(chuàng)新工作領(lǐng)域，創(chuàng)新工作載體，創(chuàng)新工作方法，促進辦公室工作創(chuàng)出新特色、取得新突破、達到新水平。需要特別指出的是，創(chuàng)新雖然是一個大概念，但對辦公室工作來說，有時候創(chuàng)新很容易、很簡單。只要破除習(xí)慣思維，把過去的工作內(nèi)容、工作方式稍微改變一下，也就是創(chuàng)新，而且這種細微的變化，往往會收到事半功倍的效果。

五、結(jié)束語

新的形勢、新的任務(wù)賦予了辦公室新的使命，辦公室工作人員責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，使命光榮，應(yīng)進一步增強責(zé)任感和緊迫感，用心把握，用心工作，用心落實，進一步提高辦公室工作的質(zhì)量和水平，推進辦公室工作再上新的臺階，為單位的整體發(fā)展壯大提供更加堅強有力的支持保障。