淺談企業(yè)辦公室公文處理的規(guī)范

文/中石化中原石油工程有限公司鉆井一公司 賈萍

淺談企業(yè)辦公室公文處理的規(guī)范

文/中石化中原石油工程有限公司鉆井一公司 賈萍

目前，在很多企業(yè)辦公室的日常工作中，公文的處理存在很大的弊端，嚴(yán)重影響了公文處理的效率，影響了執(zhí)行命令的傳達(dá)，從而給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此，文章主要針對企業(yè)辦公室的公文處理存在的問題進(jìn)行簡單的分析，主要以書寫不規(guī)范及處理流程不正確為主要的分析內(nèi)容，提出了如何規(guī)范公文處理流程，可以有效加強(qiáng)企業(yè)的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。

企業(yè)辦公品；公文處理；問題；規(guī)范；流程

不同行業(yè)和企業(yè)辦公室的公文格式以及處理流程都是有一定的差別的，因為公文的特殊性，所以需要十分重視對公文的處理。公文處理關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展策略和執(zhí)行命令的順暢等問題，因此，需要重視公文處理過程中存在的問題和弊端，這樣可以保證企業(yè)的命令順利傳達(dá)。文章針對辦公室的公文處理存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，然后對規(guī)范公文處理行為和內(nèi)容進(jìn)行闡述，通過完善公文的處理流程、處理體系和提高專業(yè)人員素質(zhì)三方面完成。

一、企業(yè)辦公室公文處理不規(guī)范問題

（一）公文書寫不規(guī)范。公文的書寫，有著具體的格式要求，但是在實際辦公室處理公文的時候，經(jīng)常出現(xiàn)的情況就是書寫不規(guī)范，這是因為沒有嚴(yán)格按照公文書寫的要求和要素進(jìn)行書寫，導(dǎo)致出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題。尤其是在公文的標(biāo)題擬定的時候，主要有三個要素，第一要有單位的名稱，第二則是需要有事情的原由，第三則是確定公文的文種，這樣才能構(gòu)成一個正確的標(biāo)題。而不是簡單的“做好領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)安排”這樣簡單的標(biāo)題，這就是寫作不規(guī)范的體現(xiàn)方式，是目前重點解決的問題之一。

（二）公文處理流程不科學(xué)。公文處理流程不科學(xué)，處理流程比較古板和呆板，也是目前公文處理的主要問題之一。首先，公文的處理的過程是十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，而且有一套自己的處理方法和辦法，但是在實際的處理過程之中，某些環(huán)節(jié)就省掉了，因此導(dǎo)致出現(xiàn)了處理流程不科學(xué)的情況。這是因為沒有按照現(xiàn)有的流程處理公文導(dǎo)致的。其次，則是已經(jīng)存在的公文處理流程，與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不匹配，不能高效率地處理公文，嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作效率，針對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。因此，應(yīng)該科學(xué)簡化處理流程，以現(xiàn)代流程為基礎(chǔ)。

二、企業(yè)辦公室公文處理規(guī)范分析

（一）建立公文處理體系。針對企業(yè)辦公室公文處理存在的問題，首先需要解決的就是建立一個處理公文的體系。《中華人民共和國國家行政機(jī)關(guān)公文處理格式》中，詳細(xì)規(guī)定了處理公文需要建立一個科學(xué)的體系。通過不斷摸索，可以發(fā)現(xiàn)，同一個部門對文件進(jìn)行發(fā)放，可以有效提高公文的處理效率，而且這樣可以避免公文的內(nèi)容外泄，導(dǎo)致出現(xiàn)泄密的情況發(fā)生。一旦出現(xiàn)越級權(quán)限，或者是不按照規(guī)定亂送文件，必須要退回，重新處理。這樣可以保證整個公文的處理體系是十分的規(guī)范的。公文的傳送一定不能采用橫傳的方式進(jìn)行，必須是輻射式的方式進(jìn)行。這樣可以保證公文傳輸?shù)目茖W(xué)性。

（二）創(chuàng)新公文處理流程。創(chuàng)新公文處理的流程，主要體現(xiàn)在兩個方面，分別是工作內(nèi)容和形式的創(chuàng)新，另一種是處理形式的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展，企業(yè)想要增加自身的競爭能力，首先要從企業(yè)內(nèi)部改革，簡化公文的處理流程，可以節(jié)省處理公文的時間，讓企業(yè)的命令以及事情處理的效率不斷增加。這樣可以有效保證公文處理的質(zhì)量，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。而創(chuàng)新形式主要是加強(qiáng)對公文批示的監(jiān)督，當(dāng)天的公文，當(dāng)天批示和回傳，不能拖延，必須當(dāng)日事當(dāng)日畢。還需要相關(guān)部門對當(dāng)日處理的文件進(jìn)行清點和盤查，對執(zhí)行的命令進(jìn)行核實，是否準(zhǔn)確到位。因此，創(chuàng)新公文處理的流程，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義和作用。

（三）提高辦公室公文處理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)辦公室公文處理的效率和質(zhì)量，與公文處理人員的素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)具有重要的關(guān)系和聯(lián)系。因此，需要提高辦公室公文處理人員的政治素質(zhì)，同時需要提高公文處理的職業(yè)素質(zhì)，以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時要培養(yǎng)公文處理人員愛崗敬業(yè)的精神，最重要的是，還需要協(xié)調(diào)能力以及處理緊急事情的能力。因為任何企業(yè)都會遇見突發(fā)情況，只有沉著冷靜，并且具有豐富處理公文經(jīng)驗的人員，能夠及時解決問題，保證企業(yè)的公文處理順利完成，避免企業(yè)出現(xiàn)損失。

三、結(jié)束語

企業(yè)辦公室的公文處理工作，關(guān)系到企業(yè)有關(guān)命令和制度的執(zhí)行，因此在企業(yè)發(fā)展中，扮演著十分重要的角色。由于在處理公文的時候，很多公文的書寫是不規(guī)范的，沒有使用專業(yè)術(shù)語，同時處理的流程也不符合相關(guān)規(guī)定；更不能出現(xiàn)橫傳的情況。因此，針對這兩方面的問題進(jìn)行分析，主要是通過完善處理體系，以及處理流程和提高人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行分析，希望可以加快和完善對公文處理的規(guī)范程度，這樣可以保證公文的處理效率和質(zhì)量得到有效的提高。

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