醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

文/西山煤電集團(tuán)公司職工總醫(yī)院 馬蘭

醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

文/西山煤電集團(tuán)公司職工總醫(yī)院 馬蘭

最近幾年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的不斷加快，為保證人們的身心健康帶來了非常好的保證，能夠提高醫(yī)院人事管理效率和信息資源的整合力度，確保醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。本文將重點(diǎn)分析醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中存在的問題，同時(shí)深入研究醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程。

醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化；實(shí)現(xiàn)過程

醫(yī)院人事檔案管理主要是全面客觀對醫(yī)院工作人員進(jìn)行文字、圖像、影像等個(gè)人基本信息的詳細(xì)記錄，便于醫(yī)院對在職工作人員進(jìn)行科學(xué)合理的人事變動以及管理。所以，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化是醫(yī)院人事檔案管理的必由之路。醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化能夠有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理的漏洞，為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來更大的貢獻(xiàn)。

一、數(shù)字化在醫(yī)院人事檔案管理中的優(yōu)勢

（一）管理效率的提升。應(yīng)用數(shù)字化在醫(yī)院人事檔案管理過程中，能夠?qū)⒐芾硇侍岣撸鸵酝娜耸聶n案管理方式比較，數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理中計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快，而且數(shù)據(jù)存儲量非常大，方便人事檔案管理工作人員查找、編輯、檢索需要的資料。另外，應(yīng)用數(shù)字化可以在最短的時(shí)間里，提供給人事檔案管理人員多種人事資料。根據(jù)實(shí)際情況可以知道，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入以及有關(guān)數(shù)據(jù)的查找，能夠降低手工操作形成的錯(cuò)誤，降低工作壓力，將工作效率和工作質(zhì)量提高。

（二）檔案信息資料的利用率得到提升。不可否認(rèn)的是，在醫(yī)院的人事檔案管理當(dāng)中，醫(yī)院的發(fā)展受到資料是否完整的影響。而且人事檔案管理部門需要不定期地為醫(yī)院提供多種數(shù)據(jù)資料，方便有關(guān)部門進(jìn)行借鑒。如果利用傳統(tǒng)落后的方法，那么在查找信息資料的過程中將浪費(fèi)大量的時(shí)間。但是利用數(shù)字化人事檔案管理方法，能夠在最短的時(shí)間里利用關(guān)鍵詞找到資料并且進(jìn)行查閱，從而更大程度上提高人事檔案的利用率。

二、我國醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題

（一）醫(yī)院人事檔案內(nèi)容過于單一。因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院人事檔案管理工作由醫(yī)院內(nèi)部人員擔(dān)任，檔案內(nèi)容過于單一。局限在人員姓名、年齡、學(xué)歷等基本情況上，記錄員工的正常履歷信息非常少，給新時(shí)期的人才流動和引進(jìn)帶來不小的困難。醫(yī)院從人事檔案當(dāng)中不能獲得人才的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、重大獎罰情況和專業(yè)知識的信息，就不能夠?qū)θ瞬诺木C合素質(zhì)進(jìn)行客觀的評價(jià)，從而將醫(yī)院與人才之間的不適應(yīng)性加大，影響了醫(yī)院的穩(wěn)定長久發(fā)展。

（二）醫(yī)院人事檔案管理方法落后。分析醫(yī)院人事檔案管理工作可以知道，其具備專業(yè)、機(jī)密、政治性，決定了人事檔案需要專業(yè)的人士管理，單獨(dú)保存?？墒悄壳按蠖鄶?shù)醫(yī)院辦公用房比較緊張，長時(shí)間以來，人事檔案材料存放檔案室和人事辦公室連在一起，加上人事管理人員編制不健全，導(dǎo)致其他人事部門的人員紛紛參與到檔案管理工作當(dāng)中，不但容易增加檔案管理的失誤率，而且還會降低檔案管理的效率。

（三）管理人員的意識落后。當(dāng)今，醫(yī)院人事檔案管理工作人員不重視檔案管理，沒有專業(yè)的知識和技能培訓(xùn)，有關(guān)人員管理意識淡薄，知識更新不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，而且有些管理者還沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理醫(yī)院人事檔案，缺少對醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新，對醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展準(zhǔn)備不充分。

三、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

（一）構(gòu)建醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)。健全完善數(shù)字化管理系統(tǒng)是增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。第一，將數(shù)字化系統(tǒng)引入到醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，比如醫(yī)院的信息系統(tǒng)以及資源規(guī)劃系統(tǒng)等，針對醫(yī)院的具體情況挑選最為恰當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)。同時(shí)在這個(gè)前提下重點(diǎn)開發(fā)符合醫(yī)院具體人事檔案管理工作的人事檔案管理系統(tǒng)，做好互相兼容促進(jìn)。第二，有針對性地讓醫(yī)院將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，存儲在醫(yī)院系統(tǒng)當(dāng)中，完善好數(shù)據(jù)庫工作。轉(zhuǎn)化的流程中遵照先簡單后復(fù)雜，先重要后次要的原則，預(yù)先將紙質(zhì)檔案管理信息進(jìn)行分類，將人力資源集中，將比較重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，做到科學(xué)合理搭配。具體轉(zhuǎn)化過程中，首先將標(biāo)準(zhǔn)檔案歸納到醫(yī)院數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中，當(dāng)全部導(dǎo)入檔案之后，逐漸地規(guī)劃電子信息檔案數(shù)量和檔案的頁數(shù)。第三，所有的人事檔案管理人員信息全部輸入之后，需要對電子信息進(jìn)行核對，保證所輸入的信息準(zhǔn)確，同時(shí)打印出來移交當(dāng)事人進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)進(jìn)行更改。

（二）查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)字化系統(tǒng)管理當(dāng)中，需要優(yōu)化設(shè)計(jì)醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)。開展醫(yī)院人事檔案管理，工作重點(diǎn)在于帶來數(shù)字化的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)更新人事檔案管理工作。醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)造查詢系統(tǒng)中，將靈活便捷作為根本，提供給檔案管理更大的便利，保證管理工作者按照自身需求將具體管理工作完成。查詢系統(tǒng)需要非常豐富全面的字段，比如：學(xué)歷、姓名、專業(yè)能力以及工作情況等，按照字段就可以查找到所需要的內(nèi)容，為動態(tài)管理提供有效的幫助，實(shí)現(xiàn)全面管理的目標(biāo)。同時(shí)，優(yōu)化查詢系統(tǒng)，綜合查詢?nèi)藛T的習(xí)慣和查詢方式作出對應(yīng)的改變，可以通過時(shí)間、病歷以及入院時(shí)間來設(shè)計(jì)查詢系統(tǒng)?？梢杂行岣卟樵冃剩€可以將應(yīng)用性能進(jìn)行優(yōu)化。

（三）及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的重要保證就是更新檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院人事檔案由于職工個(gè)人變化以及發(fā)展情況的改變，決定了數(shù)字檔案更新頻率快的特點(diǎn)。對醫(yī)院人事檔案管理工作者來講，需要按期對工作人員的檔案更新情況進(jìn)行檢查，按照所出現(xiàn)的多種人事變動以及人事資料的改變對數(shù)字化檔案進(jìn)行及時(shí)更新。一般來說，更新檔案數(shù)據(jù)庫要通過各科室的負(fù)責(zé)人員、醫(yī)院上下級用戶和系統(tǒng)內(nèi)部的用戶管理員一起完成。每一個(gè)科室負(fù)責(zé)人將部門的成員工作情況以及工作崗位調(diào)動情況整理，上傳到數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，管理人員接受有關(guān)信息之后，將有關(guān)信息與對應(yīng)的人員檔案進(jìn)行核查，針對做出改變的在職人員電子檔案進(jìn)行更正，保證醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)效性。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，需要人才的支持。因?yàn)闄n案信息建設(shè)需要應(yīng)用很多方面的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，所以醫(yī)院需要采用多種措施。首先要培養(yǎng)管理工作者掌握先進(jìn)技術(shù)，充分掌握檔案管理知識。其次，具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，了解醫(yī)院業(yè)務(wù)，培養(yǎng)出復(fù)合型的人才，充分滿足檔案數(shù)字化發(fā)展的要求。所以建設(shè)人事檔案數(shù)字化，不但需要管理人員具有完備的檔案管理知識，而且需要管理人員具備高水平的計(jì)算機(jī)使用和安全防范能力。因而，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，有目的性地進(jìn)行多種培訓(xùn)工作，尤其是對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全保密制度的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)水平和安全防范能力，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)控。

四、總結(jié)

總之，數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理是未來發(fā)展趨勢，這樣的變革幫助管理工作者減輕工作壓力，提高管理效率。與此同時(shí)，為醫(yī)院人事檔案的安全、保密、準(zhǔn)確性帶來了強(qiáng)大的穩(wěn)定性。數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理方式和傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理方式比較，優(yōu)勢明顯。所以，完善數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，對增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度，提高醫(yī)院人事檔案的安全可靠性有非常大的幫助。

[1]許玉琴.醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02):164.

[2]劉洋,王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理,2016(21):111+113.

[3]遲菲菲.論醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化自助平臺建設(shè)的可行性[J].人才資源開發(fā),2016(02):173.

[4]李江萍,徐長明.醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(05):144-145.

[5]劉小斌,付旺.淺析基層醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國衛(wèi)生人才,2016(07):76-79.