基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理信息化

文/濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理信息化

文/濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

公立醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理的重要工作。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代人力資源管理要求，因此，我院利用PDCA質(zhì)量改進(jìn)工具，對當(dāng)前人事檔案的信息化管理模式進(jìn)行了優(yōu)化，進(jìn)一步提升了信息化的管理效率與質(zhì)量。

公立醫(yī)院；人事檔案；信息化；PDCA

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息化、智能化的社會。為了適應(yīng)時代發(fā)展、提升工作質(zhì)量與效率，我院為加快人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，基于PDCA循環(huán)原理對人事檔案信息化管理模式進(jìn)行了優(yōu)化，找出問題，提出方法，解決問題，扎實推進(jìn)人事檔案信息化管理工作，提升了檔案管理的質(zhì)效，取得了明顯效果。

一、我院人事檔案信息化管理中現(xiàn)存的問題

干部人事檔案包含個人履歷、政治面貌、職務(wù)任免、職稱晉升、業(yè)績成果、獎勵處分等十余方面情況，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要參考依據(jù)，同員工利益息息相關(guān)。目前來看，人事檔案使用頻率不斷提高，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院的快速發(fā)展。利用信息化技術(shù)，加快人事檔案信息化管理不僅能提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，也在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院人事檔案管理的效率，具有較為重要的實踐意義。當(dāng)前，我院人事檔案信息化管理的問題主要有以下幾個方面：

（一）對醫(yī)院人事檔案信息化重視度不夠。醫(yī)院管理層對人事檔案管理工作的關(guān)注較少，一直作為醫(yī)院管理的輔助性工作來對待，對檔案信息化管理的效益知之甚少，重“藏”輕“用”。檔案管理的硬件配套措施不完備，檔案利用率不高，信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，檔案信息化也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能，更談不上利用信息化技術(shù)有效地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用服務(wù)的效能。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。人事檔案管理人員素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在：一是管理意識淡薄。檔案管理人員的管理意識直接影響著人事檔案信息化高效化管理的工作進(jìn)程。日常工作中，檔案管理人員將干部人事檔案工作看作日常事務(wù)性，僅完成檔案的收集整理審核，沒有充分認(rèn)識檔案資源的重要意義和作用，且檔案信息化的理念還沒有從根本上轉(zhuǎn)變，檔案信息化、數(shù)字化流于形式，檔案信息化建設(shè)等革新進(jìn)程緩慢。二是業(yè)務(wù)水平不精。檔案信息化工作對檔案管理人員的要求較高，需要其具有掌握政策、信息系統(tǒng)操作、檔案管理等多項能力，而檔案管理人員普遍缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)專業(yè)化培訓(xùn)，對檔案管理知識和信息化操作等不掌握不了解，基礎(chǔ)能力的匱乏導(dǎo)致其提升檔案管理的能力有限，最終導(dǎo)致組織整體檔案管理水平的停滯不前。

（三）檔案質(zhì)量參差不齊。1.收集內(nèi)容完整性不足。一是收集內(nèi)容不齊全，因不同單位的檔案管理要求參差不齊，所以干部檔案中缺少重要材料的現(xiàn)象比較普遍，后續(xù)再進(jìn)行檔案的后期補齊較為困難。二是收集工作不及時，檔案管理缺乏嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，因此存在部分檔案管理人員缺乏相關(guān)意識或怠于收集，導(dǎo)致重要材料未及時地歸入個人檔案。2.信息記載準(zhǔn)確性不足。檔案管理科室缺乏審核機制，因此存在個別檔案中的“三齡二歷”等方面信息存在自相矛盾的情況，甚至部分干部檔案存在涂改問題。其次，部分材料的個人簡歷部分由本人填寫，填寫隨意、不清，甚至錯誤等問題較為突出，影響了檔案信息記載的準(zhǔn)確性。

（四）檔案信息化管理手段落后。實際工作中，工作流程設(shè)計不合理往往是造成檔案管理工作低效的主要原因。一是組織設(shè)計存在缺陷，分工不明、責(zé)任不清，沒有明確各個管理員間協(xié)調(diào)與分工。造成互相推脫、重復(fù)勞動或工作流程中存在“真空帶”，極大地拖慢了工作進(jìn)程。二是管理制度設(shè)計缺陷，沒有有效的預(yù)防、糾錯機制。管理進(jìn)程各個環(huán)節(jié)各自為營，完成后沒有相應(yīng)的檢查、監(jiān)督機制，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量參差不齊，無法形成良性循環(huán)。

二、PDCA循環(huán)在提升人事檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用

當(dāng)前，醫(yī)改人事制度改革對人力資源管理提出了新的要求，因此需要人事檔案的及時性、可及性、全面性、準(zhǔn)確性的信息服務(wù)，這對人事檔案工作提出了新要求，因此提高人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)管理勢在必行。

（一）Plan階段。運用PDCA循環(huán)管理工具分析，我院人事檔案信息化管理中存在思想認(rèn)識誤區(qū)、人事檔案信息化管理體系和檔案立卷歸檔制度尚未建立健全以及缺乏高素質(zhì)的管理和技術(shù)人才等，針對上述問題，我院從以下幾方面著手提升人事檔案信息化管理水平：1.提高對檔案管理信息化的重視程度。首先做好宣傳工作，提高院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)闡明人事檔案對人事檔案信息化對醫(yī)院管理的重要性與提高其管理效率的迫切性。其次檔案主管部門將檔案信息化建設(shè)工作作為重要日程納入平時工作中。其次，加強針對院內(nèi)職工的宣傳，使其明確人事檔案信息對其個人發(fā)展的重要性，提高職能科室與職工本人對檔案的重視程度，以促使其積極配合檔案管理工作。2.建立健全人事檔案信息化管理制度。完善人事檔案信息化管理頂層設(shè)計，制定相關(guān)制度體系，明確職責(zé)，降低管理的隨意性，為日常檔案管理工作提供明確指導(dǎo)。3.完善人事檔案立卷歸檔工作制度。人事檔案整理和信息化工作涉及材料眾多，包括需要組織提供和個人提供的材料。組織提供的材料如年度考核材料、工資材料、任免材料和入黨材料等，統(tǒng)籌安排以上材料的收集工作，有利于人事檔案科學(xué)管理。針對需要個人提供的檔案材料如后學(xué)籍材料和進(jìn)修材料等，需要明確易存在的問題，如內(nèi)容填寫不規(guī)范、提交材料不全不及時等。同時，指定管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)個人提交檔案材料的初審工作，確保提交檔案材料的規(guī)范性。

（二）Do階段。1.提升檔案管理人員素質(zhì)。（1）明確易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和情形，立好工作標(biāo)桿。不斷加強檔案管理人員的管檔水平，提高管檔人員職業(yè)素養(yǎng)。（2）細(xì)化工作流程，責(zé)任到人。明確檔案管理人員分工職責(zé)，做到整理有人檢查，裝訂有人把關(guān)，驗收有人負(fù)責(zé)。2.完善檔案梳理流程。（1）規(guī)范前期檔案改版整理工作，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄編輯準(zhǔn)確，提升檔案掃描效率。（2）制作并更新檔案工作流程表，檔案管理人員可自行查閱工作進(jìn)度，靈活調(diào)整所負(fù)責(zé)工作，保證檔案數(shù)字化進(jìn)程高效推進(jìn)。原流程設(shè)計環(huán)節(jié)分散，僅是對需完成的工作一一羅列，新的流程更加注重各個環(huán)節(jié)工作的邏輯性，使各工作環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每一環(huán)既是對上一環(huán)工作的檢查，如目錄編輯時對編號編頁準(zhǔn)確性的檢查；掃描時即是對目錄編輯準(zhǔn)確度的檢查；檔案打孔裝訂之后再檔案審核，審核同時把關(guān)檔案剪切裝訂質(zhì)量。每一項工作完成后，相應(yīng)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人均在流程登記表中簽字，切實做到責(zé)任到人。3.多手段提升信息化的正確性與高效性。（1）為方便今后查閱審核信息，改版審核工作中審核出的特殊情況，及時錄入成電子版，如“三齡二歷一身”的認(rèn)定情況、缺少的學(xué)籍材料、任免考察材料及內(nèi)容填寫不規(guī)范的問題。（2）目錄編輯與檔案掃描合為一人負(fù)責(zé)，掃描檔案既是對檔案目錄編輯情況的審核，出現(xiàn)目錄編輯不準(zhǔn)確可以及時返回系統(tǒng)修改。（3）專人專項，圖片處理工作由專人負(fù)責(zé)。（4）規(guī)范圖片處理質(zhì)量，圖像處理的同時對檔案漏掃、圖像偏斜、清晰度、失真度進(jìn)行調(diào)整，不符合質(zhì)量的及時調(diào)整。（5）合理布局掃描儀器。高掃、平掃儀器原分別安裝在兩臺機器上，材料對接費事易出錯，現(xiàn)安裝在一臺機器上，由專人負(fù)責(zé)，減少材料對接程序環(huán)節(jié)，提質(zhì)提速。4.完善檔案立卷歸檔制度。（1）根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律，規(guī)定收集歸檔材料的固定時間，及時對缺少的材料進(jìn)行登記，并積極催繳和補充，確保檔案材料完整。（2）做好檔案驗真工作。管理責(zé)任人對入檔材料鑒別真?zhèn)?，保證入檔的人事檔案材料真實、權(quán)威。及時處理不符合歸檔要求的材料，對于信息不真實的材料應(yīng)堅決禁止入檔，手續(xù)不全的人事檔案材料應(yīng)及時退回進(jìn)行信息補充。（3）完善紙質(zhì)材料質(zhì)量，殘破的材料及時裱糊、修復(fù)，減少掃描環(huán)節(jié)對紙質(zhì)材料的磨損。（4）對同名同姓人員，采用出生時間、工號等方法嚴(yán)格區(qū)分，以免材料歸檔分類錯誤。（5）前期核對中，對個人檔案內(nèi)缺少的材料（如學(xué)籍材料、報到證等）及時通知補繳，不能提交原件的通知其繳納相關(guān)證明材料，確保改版整理時檔案的完整性。5.制定檔案信息化質(zhì)量核查機制。我處建立人事檔案核查工作機制：制定圖片存儲標(biāo)準(zhǔn)。即每張圖片清晰、完整。材料入庫前通過抽查的方式比對圖片存儲標(biāo)準(zhǔn)和紙質(zhì)檔案材料，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)的圖片材料真實還原檔案原件的面貌。

（三）Check階段。針對對策實施后的效果，通過工作量對比和抽查紙質(zhì)案卷質(zhì)量、電子檔案質(zhì)量、小組成員反饋等方式，對照制定的考核指標(biāo)，發(fā)現(xiàn)使用PDCA，有力規(guī)范了檔案信息化的流程，有利于檔案信息化工作效率與質(zhì)量的提升。通過月工作量對比進(jìn)行效果查檢確認(rèn)，完成檔案信息化速度環(huán)比提升了26%。圖像處理水平持續(xù)提升，目錄編輯速度和準(zhǔn)確率得到進(jìn)一步提升；檔案內(nèi)缺失材料情況及時記錄并通知補充，確保入庫檔案的完整性。此外，檔案改版整理的質(zhì)量得到保障。

（四）Action階段。在本階段新的問題：一是檔案改版整理時，會剔除原檔案中無須歸檔的材料放入散材料袋中，但此類材料可能包含其他重要信息，前期信息化人事檔案過程中，未將此類材料歸進(jìn)檔案信息系統(tǒng)中。二是缺少人事檔案動態(tài)管理機制。人事檔案是動態(tài)檔案，不斷有新的檔案材料補充（如新一年度考核材料、黨員材料、工資材料、學(xué)籍材料等），應(yīng)安排專門管理人員維護人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)真實、準(zhǔn)確，為干部選拔任用提供權(quán)威依據(jù)。這些問題將在下一個PDCA循環(huán)中改進(jìn)。

三、結(jié)語

將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于人事檔案管理的革新中，實現(xiàn)了檔案管理的持續(xù)改進(jìn)，為逐步適應(yīng)日新月異的人力資源管理需求，打下良好基礎(chǔ)。

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