淺談房產(chǎn)檔案管理的問題及對(duì)策

文/山東省高密市房地產(chǎn)交易中心 高磊

淺談房產(chǎn)檔案管理的問題及對(duì)策

文/山東省高密市房地產(chǎn)交易中心 高磊

本文論述了房產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容，以及目前房產(chǎn)檔案管理中面臨的問題，并針對(duì)問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的進(jìn)行。

房產(chǎn)檔案；檔案管理；問題分析；解決對(duì)策

一、房產(chǎn)檔案概述

房產(chǎn)檔案是個(gè)人以及商業(yè)房屋產(chǎn)權(quán)界定和產(chǎn)權(quán)人兩者之間的一種原始契約憑證，是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)戶籍管理和交易活動(dòng)之間的重要載體，具體表現(xiàn)形式上有表冊(cè)圖片、產(chǎn)權(quán)證以及契約等紙質(zhì)的形式以及信息化時(shí)代的電子數(shù)據(jù)等形式，這些原始檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中逐漸增多的房產(chǎn)行政訴訟以及民事糾紛中發(fā)揮著重要的價(jià)值和作用。

就證據(jù)學(xué)來說，房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)檔案的行政訴訟中起著原始憑據(jù)的作用，能夠很好地還原房產(chǎn)糾紛的事實(shí)來源。行政訴訟的證據(jù)分為兩類，第一類是原始憑證，第二類是傳來證據(jù)。房產(chǎn)檔案顯然屬于原始憑證，是案件處理的第一手資料。房產(chǎn)檔案指的是在房屋購(gòu)買過程中對(duì)產(chǎn)權(quán)加以證明的保存價(jià)值比較強(qiáng)的圖紙、文字以及圖表和聲像或者電子數(shù)據(jù)等，是產(chǎn)權(quán)證明的重要載體，對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)問題的證明力比較強(qiáng)。對(duì)房產(chǎn)檔案的有效查閱能夠確保房產(chǎn)行政訴訟的順利進(jìn)行，還原案件真相。

二、目前房產(chǎn)檔案管理中的問題分析

房產(chǎn)檔案管理是關(guān)系到人民群眾生活的重要問題之一，具有重要的社會(huì)價(jià)值與法律價(jià)值，但是在目前的房產(chǎn)管理中依然存在很多問題，主要表現(xiàn)在房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力比較有限、房產(chǎn)檔案管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)以及房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時(shí)代性。

（一）房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力比較有限。房產(chǎn)檔案是一種意義非常重大的產(chǎn)權(quán)資料，但是由于受到傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)思想觀念的影響，在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著抵御風(fēng)險(xiǎn)能力比較低的問題。由于各種房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，目前有關(guān)部門已經(jīng)加強(qiáng)了針對(duì)房產(chǎn)檔案的管理工作，但是當(dāng)遇到一些自然災(zāi)害等不可地域的危害時(shí)，在風(fēng)險(xiǎn)抵御方面的能力依然比較有限。

（二）房產(chǎn)檔案管理的信息化風(fēng)險(xiǎn)。在房產(chǎn)檔案管理工作加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用，但是同時(shí)網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)發(fā)展的程度也對(duì)房產(chǎn)檔案的管理帶來了不同程度的阻礙。黑客、病毒以及信息的竊取在房產(chǎn)檔案的信息化管理中帶了非常不安定的因素，房產(chǎn)檔案管理面臨著主觀泄露與客觀上對(duì)于房產(chǎn)信息進(jìn)行竊取與侵害的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時(shí)代性。房產(chǎn)檔案管理具有鮮明的時(shí)代性特征，是時(shí)代發(fā)展的重要印證，因此房產(chǎn)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行相應(yīng)的更新與調(diào)整。但是在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著沒有緊跟時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)象。由于房產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響，針對(duì)房產(chǎn)檔案的管理水平比較有限，對(duì)于房產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題不能夠做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，影響了房產(chǎn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。在歷史發(fā)展階段，房產(chǎn)檔案是用紙質(zhì)記錄，針對(duì)房產(chǎn)的描述主要體現(xiàn)在平面的結(jié)構(gòu)圖，對(duì)于房產(chǎn)周圍的建筑情況等有關(guān)問題缺乏足夠的了解與把握。

三、完善房產(chǎn)檔案管理工作的途徑分析

基于房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，有關(guān)部門與機(jī)構(gòu)應(yīng)做好房產(chǎn)檔案的收集記錄以及管理和整理的工作，當(dāng)前我國(guó)法制建設(shè)逐漸推進(jìn)，房產(chǎn)問題又一直是社會(huì)熱點(diǎn)，關(guān)乎著人民群眾的切身利益，與此同時(shí)，房產(chǎn)糾紛現(xiàn)象也比較多，在這種社會(huì)大背景下房產(chǎn)檔案的價(jià)值日益凸顯了出來，因此需要加強(qiáng)檔案的保存管理和查閱工作，具體可以加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、提高工作人員的檔案管理意識(shí)以及加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平三個(gè)方面入手分析。

（一）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是最近比較流行的一種經(jīng)濟(jì)管理方式，在房產(chǎn)檔案管理中具有重要的應(yīng)用價(jià)值空間。如果在房產(chǎn)檔案管理中只顧眼前工作的方便與利益，而沒有風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)，一旦發(fā)生突發(fā)性的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)給房產(chǎn)檔案管理工作帶來不同程度的威脅。在汶川地震中，房產(chǎn)檔案的破壞給房產(chǎn)評(píng)估工作的進(jìn)行帶來了很多障礙，因此應(yīng)當(dāng)從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門出發(fā)加強(qiáng)對(duì)于各個(gè)部門與每一位檔案管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，把風(fēng)險(xiǎn)管理工作寓于在日常的工作之中。

（二）提高工作人員的檔案管理意識(shí)。有關(guān)部門要提高相關(guān)工作人員包括檔案存檔管理人員和房產(chǎn)交易人員的檔案意識(shí)?！段餀?quán)法》《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《檔案法》等法律法規(guī)已經(jīng)規(guī)定了房地產(chǎn)相關(guān)資料文件的存檔處理措施方式，對(duì)檔案管理部門中各部門的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行了明確，在工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的工作實(shí)際以及檔案管理的具體流程進(jìn)行檔案工作的存檔和保存，促進(jìn)各流程環(huán)節(jié)工作人員的檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案在行政訴訟和房產(chǎn)交易中的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平。

為了確保房產(chǎn)檔案的社會(huì)服務(wù)價(jià)值和法律價(jià)值的有效性和準(zhǔn)確性，對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案材料收集環(huán)節(jié)和記錄環(huán)節(jié)都要對(duì)相關(guān)的手續(xù)和證件進(jìn)行檢查，確保完整齊全可靠，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)地記錄和反映。同時(shí)，在對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行整理時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊(cè)，這項(xiàng)工作雖然繁瑣，但是在后續(xù)要查閱檔案時(shí)能夠保證方便快速地進(jìn)行查找，前期的工作是為了在后期工作質(zhì)量和工作效率的提高。隨著信息化技術(shù)的普及和推廣，在房產(chǎn)檔案工作中應(yīng)當(dāng)積極利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)錄入和檢索系統(tǒng)，提高對(duì)檔案管理的質(zhì)量，更好地加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，房產(chǎn)檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)的收集和整理工作，保證檔案數(shù)據(jù)的完整真實(shí)和有效性，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)價(jià)值以及法律價(jià)值。

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