醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析與討論

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 黨志蔚

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析與討論

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 黨志蔚

本文對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法進(jìn)行了分析與討論，檔案管理工作對醫(yī)院自身的發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步都具有重要意義。要想優(yōu)化檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)班子和管理人員的檔案意識；加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)；完善檔案管理制度；采用先進(jìn)的管理方式，實現(xiàn)電子化管理。

醫(yī)院辦公室；檔案管理；優(yōu)化方法

醫(yī)院加強(qiáng)自身管理，才能促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，更好地為人們的健康服務(wù)，這就需要醫(yī)院做好檔案管理工作。當(dāng)前醫(yī)院辦公室的檔案管理工作存在著很多問題，管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，在實際工作中不夠認(rèn)真謹(jǐn)慎，檔案遺失、損壞等情況經(jīng)常出現(xiàn)。很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，沒有及時關(guān)注處理其中的問題，使檔案管理工作不夠科學(xué)有序、效率不高。很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備落后、管理制度混亂，這給檔案的收集、整理、運用等帶來了困難，導(dǎo)致檔案信息不斷流失，檔案管理水平難以提高，進(jìn)而影響了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、提高領(lǐng)導(dǎo)班子和管理人員的檔案意識

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該充分意識到醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重要性，加快檔案管理向集約化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。在實際工作中要加強(qiáng)檔案管理工作中檔案室、基礎(chǔ)設(shè)施、硬件設(shè)施的建設(shè)和完善，以優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作使其更加方便科學(xué)，進(jìn)一步提升其管理水平和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮自己的職能，獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。要想提高管理人員的工作能力，首先要提高其意識，使其意識到檔案管理工作的重要性。醫(yī)院通過思想教育使管理人員正視、尊重自己的工作，增強(qiáng)責(zé)任感，在工作中認(rèn)真仔細(xì)。醫(yī)院還要向管理人員明確在檔案管理工作中應(yīng)該注意的問題，如加強(qiáng)管理人員資料保存的防潮、防火、防盜意識，保證資料的可用性和完整性。管理人員有了正確的管理意識，才會努力提高自己的儲備、把關(guān)檔案信息資源的能力，保證檔案的質(zhì)量，提升檔案的價值。

二、加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)

醫(yī)院可以通過招聘專業(yè)檔案管理人才，培訓(xùn)員工專業(yè)知識技能的方式，從總體上提高醫(yī)院辦公室檔案管理人員的素質(zhì)和水平。對檔案人員的培訓(xùn)主要有提高業(yè)務(wù)水平和拓展職業(yè)視野兩方面。醫(yī)院辦公室的檔案數(shù)量和種類繁多，這為檔案的管理和利用帶來了困難，使日常的檔案管理工作存在問題，質(zhì)量和效率都難以提高。醫(yī)院應(yīng)該定期培訓(xùn)檔案管理人員收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計使用檔案等專業(yè)技能，提升他們的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作順利開展。此外醫(yī)院還要培養(yǎng)檔案管理人員的計算機(jī)水平，使其能在檔案管理工作中應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，提高自己的工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和電子化。

除了要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，還要擴(kuò)展他們的職業(yè)視野。醫(yī)院通過向管理人員介紹檔案管理工作的形勢前景，最新的技術(shù)應(yīng)用等，提高其職業(yè)危機(jī)意識，使其在工作中更加積極主動，自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識技能，提升自己的專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院還可以通過外部參觀、內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識技能競爭等方式，擴(kuò)展管理人員的職業(yè)視野，使其認(rèn)識到自身的不足，在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流中自覺提升業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作。

三、完善檔案管理制度

檔案管理制度為醫(yī)院辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了依據(jù)和保障，因此醫(yī)院要健全相關(guān)制度，實現(xiàn)檔案的集中管理。與醫(yī)院業(yè)務(wù)職能相關(guān)的科學(xué)科研、醫(yī)療業(yè)務(wù)、設(shè)備設(shè)施等工作檔案，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展和群眾的健康，具有極大的保存和研究價值，要對其進(jìn)行綜合整理。醫(yī)院辦公室檔案能協(xié)調(diào)指導(dǎo)醫(yī)院的各項工作，幫助醫(yī)院作出決策和計劃。因此要健全完善相關(guān)制度，管理人員嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、登記等工作確保檔案的完整有效，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

四、采用先進(jìn)的管理方式，實現(xiàn)電子化管理

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式暴露了越來越多的弊端，不能滿足當(dāng)前醫(yī)院的需要，應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)和完善。在以用戶的實際重點信息為檔案管理突破口的同時，還要加強(qiáng)信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人工管理檔案的工作方式效率不高容易出現(xiàn)失誤，不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運用，使其在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中能充分發(fā)揮自身作用。要想實現(xiàn)這個目標(biāo)，就要選擇合適的檔案管理操作軟件，做好立卷改革、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、流程簡化、專題分類等工作，完善電子文件的管理和歸檔流程。使檔案在管理系統(tǒng)中完整保存、有效利用，充分發(fā)揮自己的價值。

五、結(jié)束語

當(dāng)前很多醫(yī)院缺乏檔案管理意識，檔案管理的設(shè)備和制度也不夠完善，這不但阻礙了醫(yī)院自身的發(fā)展，也不利于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。醫(yī)院在日常工作中應(yīng)該重視檔案管理工作，引入專業(yè)的人才和先進(jìn)的設(shè)備，完善相應(yīng)制度，優(yōu)化醫(yī)院辦公室的檔案管理工作。

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