高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題與解決對策

徐 懿

高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題與解決對策

徐 懿

高職院校的畢業(yè)生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，但在管理的過程中存在一定的問題。文章通過畢業(yè)生檔案的重要性引出高職院校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，并就存在的問題提出解決對策，希望通過此文幫助高職院校提高對畢業(yè)生檔案的認(rèn)識。

高職院校 畢業(yè)生檔案 問題 解決對策

一、高職畢業(yè)生檔案的重要性

（一）對學(xué)生個人而言

對于畢業(yè)生找工作，尤其是公務(wù)員錄取、企事業(yè)單位招聘，人事檔案都是其中不可缺少的一項(xiàng)核查內(nèi)容。公務(wù)員在筆試面試通過以后，相關(guān)部門就會到高校進(jìn)行資格審查，人事檔案審查就是其中很重要的環(huán)節(jié)，如果人事檔案不全甚至丟失，錄取單位就會取消其資格。其次，就是畢業(yè)生干部身份的確定，包括后期的轉(zhuǎn)正定級、職務(wù)晉升、職稱評定、工齡計(jì)算等。

（二）對單位而言

高校畢業(yè)生人事檔案記錄著學(xué)生個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，成績、在校期間的各種獎懲情況，還反映了高校畢業(yè)生的思想道德狀況，這對國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位選拔人才有不可替代的作用。企業(yè)可以在短時間內(nèi)對畢業(yè)生的基本情況有個大概的了解。

二、高職院校畢業(yè)生檔案管理過程中存在的問題

（一）學(xué)校對畢業(yè)生檔案重要性認(rèn)識不足

很多高職院校在新生入校時將檔案收集齊就認(rèn)為完事了，直到臨近畢業(yè)前一兩個月才開始突擊整理，這樣對于學(xué)生平時的一些獎懲情況不能及時收集，最后整理時不是缺這就是少那的，這樣就無法全面真實(shí)的反映學(xué)生在校情況。

由于學(xué)校對學(xué)生的檔案都不夠重視，所以在平時也很少會給學(xué)生灌輸檔案的重要性，哪怕是畢業(yè)前也沒有提醒，導(dǎo)致學(xué)生檔案意識淡薄。

（二）學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不足

大多數(shù)學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不足，由于現(xiàn)在學(xué)生的就業(yè)渠道日益擴(kuò)大，畢竟是少數(shù)學(xué)生能考上公務(wù)員或者企事業(yè)單位，大部分學(xué)生流向一些民營、私營或合資企業(yè)，他們對學(xué)生檔案沒有硬性要求，有的企業(yè)甚至覺得管學(xué)生的人事檔案是件很麻煩的事，甚至有的企業(yè)都沒有人事管理權(quán)，所以導(dǎo)致很多高校畢業(yè)生認(rèn)為自己的人事檔案沒有任何用途，對自己的檔案不管不顧，到需要用時才發(fā)現(xiàn)檔案的重要性。

（三）學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞過程不規(guī)范

在實(shí)際操作過程中高校畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中存在著不少問題，部分畢業(yè)生檔案就是在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失的。按照正常程序，學(xué)生畢業(yè)后，畢業(yè)生檔案應(yīng)該由學(xué)校統(tǒng)一通過機(jī)要形式寄出。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，檔案轉(zhuǎn)遞過程沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的學(xué)校是直接將檔案給學(xué)生本人，由學(xué)生自己交到他們當(dāng)?shù)氐娜耸戮帧⑼泄苤行幕蛘呓坏剿趩挝?，有的學(xué)生不重視，直接把檔案往家里一丟，時間久了自己也不知道檔案到哪去了。

（四）檔案管理隊(duì)伍不夠健全

很多高校檔案管理人員不是科班出身，他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也沒有經(jīng)過任何的檔案管理培訓(xùn)，他們自身可能都對檔案的重要性認(rèn)識不夠，有的甚至還不是專職檔案管理人員，而是其他部門的職工，兼任檔案管理。試問這樣不專業(yè)是如何能夠把檔案工作做好呢。隨著社會的進(jìn)步，檔案工作向信息化邁進(jìn)，對電腦不熟練，對檔案管理軟件不熟練，如何推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)呢。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理的對策

（一）廣泛宣傳，提高學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識

大部分高校很少會專門對學(xué)生宣傳檔案方面的知識，少數(shù)可能在畢業(yè)前突擊宣傳一下，這樣的效果也不是很好，后果是學(xué)生對檔案的不重視導(dǎo)致斷檔或者檔案丟失。我們可以在新生入校收取他們檔案時就開一次專題會議跟他們強(qiáng)調(diào)檔案的重要性。在之后的學(xué)習(xí)生活中如果遇到某些需要放進(jìn)檔案的材料我們再次進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，讓學(xué)生對自己檔案收集的材料有個大概的了解，讓檔案重要性的灌輸貫穿他們整個大學(xué)生涯。

（二）規(guī)范轉(zhuǎn)遞程序

學(xué)生在簽訂就業(yè)協(xié)議后，按照他們的實(shí)際情況辦理報(bào)到證，單位接收檔案的直接幫他們把檔案轉(zhuǎn)遞到單位或當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行模唤邮諜n案的幫他們轉(zhuǎn)遞到生源地的人事局或者畢業(yè)生就業(yè)辦公室。

轉(zhuǎn)遞前要檢查好學(xué)生檔案里的材料是否齊全，主要包括了學(xué)生的高中檔案、學(xué)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績單、體檢表、報(bào)到證以及各獎懲情況證明等。學(xué)生的學(xué)籍檔案在他們畢業(yè)時，加入了報(bào)到證等相關(guān)材料，就變成了人事檔案，人事檔案具有一定的機(jī)密性，所以不能通過普通的快遞，更不能經(jīng)過學(xué)生自己的手，而是要通過機(jī)要的形式轉(zhuǎn)出，并應(yīng)做好相應(yīng)的登記。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，檔案事業(yè)也隨之發(fā)展，這對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員要有過硬的思想素質(zhì)，做到政治立場堅(jiān)定，平時注重檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，這樣才不容易在工作中犯錯誤。同時要有較強(qiáng)的責(zé)任心，這是做好檔案管理工作的前提。其次，要加強(qiáng)理檔案管理人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育，現(xiàn)在越來越多的新技術(shù)、新科技被運(yùn)用到檔案管理工作中，這就要求檔案管理人員不斷探索檔案學(xué)科方面的新知識、新技能，做到與時俱進(jìn)。

高職院校應(yīng)在檔案管理過程中不斷總結(jié)不足，加強(qiáng)管理，努力提升檔案管理能力，以便為廣大師生、社會提供檔案的有效利用。

（作者單位：長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

徐懿（1983-），女，湖北武漢人，本科，碩士，講師，研究方向：檔案管理。