試論檔案管理信息化建設(shè)的保障措施與具體方法

詹燕秋

試論檔案管理信息化建設(shè)的保障措施與具體方法

詹燕秋

在信息化逐漸深入檔案管理工作的過程中會存在一些問題對檔案管理產(chǎn)生不良影響，本文主要分析了信息化建設(shè)對于檔案管理的重要意義，檔案管理信息化建設(shè)的保障措施以及具體的方法。

檔案管理 信息化建設(shè) 保障措施 具體方法

在我國的各個方面都必須推進信息化工作，這是信息時代發(fā)展的必然結(jié)果以及要求。因此在檔案管理工作當中融入信息化，可以更好地為社會進行服務(wù)，而加強對于檔案管理工作的信息化建設(shè)也是整個檔案建設(shè)工作當中的重要內(nèi)容。

一、信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義

信息化的建設(shè)對于我國的檔案管理工作具有非常重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作的管理方式以及所服務(wù)的具體內(nèi)容不能夠滿足時代的要求。所以，在全新的形勢之下，必須對檔案管理進行不斷的創(chuàng)新和改革。在檔案管理工作中充分建設(shè)信息化，充分的利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)來完成檔案信息多元化的變革。改善檔案管理工作，打破傳統(tǒng)的檔案管理局限，通過對信息的采集和整理更好的為社會提供服務(wù)。除此之外，通過信息化建設(shè)在檔案管理工作中的推行，相關(guān)的管理人員以及工作人員可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來促使檔案信息發(fā)揮更大的作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

（一）健全相關(guān)的規(guī)范制度

在推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須加強建設(shè)健全相關(guān)的管理制度體系。制定合理的規(guī)章制度，其中包括軟件管理制度、保密制度、備份制度以及監(jiān)督管理制度等。從而可以形成一定的管理和約束，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）提高管理人員自身素質(zhì)，注重對人才的培養(yǎng)

檔案管理的相關(guān)工作人員必須具有專業(yè)的知識以及技能。除此之外，必須對現(xiàn)代信息技術(shù)有著充分的掌握以及熟練的應(yīng)用，對計算機可以進行科學(xué)規(guī)范的操作并進行網(wǎng)絡(luò)管理。這種情況之下，就必須對相關(guān)的檔案管理人員進行定期或者不定期的培訓(xùn)，從而可以提升工作人員自身的綜合素質(zhì)。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)必不可少

推行檔案管理信息化的建設(shè)需要現(xiàn)代的信息技術(shù)作為支撐。掌握相應(yīng)的現(xiàn)代化計算機技術(shù)可以保證檔案管理工作的安全正常進行。除此之外，必須積極發(fā)展技術(shù)來適應(yīng)時代的要求。在當前檔案管理部門存在的一些技術(shù)問題，可以通過積極的對外合作方式來解決。

三、檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）保證資金充足，加強設(shè)備更新

推行檔案管理的信息化建設(shè)就必須保證經(jīng)費到位。對于財力的投入必須要足夠，才可以配置所需要的合適的軟件以及硬件。目前，檔案管理的資金來源主要是國家和政府的支持。在這種情況之下，就必須加快對資金的引進，從而可以促進設(shè)備的更新和改造。對于相關(guān)的管理部門，應(yīng)該與其進行及時的溝通和協(xié)調(diào)，面對不同的問題共同的分析出解決的措施。從而可以促進檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）提高管理理念，加強領(lǐng)導(dǎo)和管理

切實的推行檔案管理信息化的建設(shè)就必須增強相關(guān)工作人員的管理理念，并且加強領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。在檔案管理的工作當中，管理人員具有至關(guān)重要的作用。而推行信息化的建設(shè)有著科學(xué)明確的指導(dǎo)。所以，必須提高領(lǐng)導(dǎo)的管理水平以及現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)水平，從而滿足信息化建設(shè)的需要。重視對于信息化的建設(shè)從而可以提高工作效率，保證服務(wù)的質(zhì)量。

（三）對檔案的信息獲取的能力進行提高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，主要是通過歸檔制度來進行檔案信息的獲取和收集。而在這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，就必須充分的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行收集和獲取。所以，檔案管理的工作人員必須提高自身的信息獲取能力，對于需要信息的人員提供更加全面準確的服務(wù)。充分的利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從更多方面及時的對檔案信息進行獲取。

（四）重視培養(yǎng)人才并且積極地引進人才

在推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案信息的管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。所以，對于現(xiàn)代化的信息管理人才應(yīng)該進行積極的引進并且對其進行培養(yǎng)。對于現(xiàn)代化管理人員的培養(yǎng)可以分專業(yè)的進行，對于不同的檔案管理程序應(yīng)用不同專業(yè)的管理人才。對于專業(yè)的人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，提高相關(guān)人員的專業(yè)知識技能以及綜合素質(zhì)。積極促進管理人員之間的溝通和交流，取長補短提高自身的素質(zhì)。

（五）提高檔案管理人員的鑒定以及評估能力

由于現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)文化魚龍混雜，所以，對于從計算機網(wǎng)絡(luò)上獲取的檔案信息必須進行一定的鑒定以及評估。通過鑒定和評估之后才可以進行歸檔整理。這就要求相關(guān)的檔案管理人員具有較高的鑒定能力以及評估能力。這樣可以有效地保證檔案信息的服務(wù)質(zhì)量。滿足人們的需求。通過對檔案的鑒定和篩選，從中獲取優(yōu)質(zhì)的信息。

四、結(jié)語

綜上所述，推行檔案管理信息化的建設(shè)必須要了解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。加強對于檔案管理所涉及到的信息資源進行開發(fā)和利用，重視對管理人員的培養(yǎng)和引進，保證資金充足。除此之外，還應(yīng)該加強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，提高管理人員的認知能力，從而可以有效地促進檔案管理信息化的建設(shè)，更好的為社會服務(wù)。

[1]劉騰云．淺談檔案管理信息化建設(shè)的保障措施與具體方法[J]．信息化建設(shè),2016(6)．

[2]楊東．試論檔案信息化建設(shè)的途徑與方法[J]．蘭臺世界,2015(S5)．

（作者單位：廣東省深圳市龍華區(qū)龍華街道文化體育中心）