高校學籍檔案利用中的個人隱私保護

潘瀾月

高校學籍檔案利用中的個人隱私保護

潘瀾月

本文以此分析，從高校學籍檔案的隱私性、利用過程中出現(xiàn)的隱私侵權行為及原因分析，有針對性提出高校學籍檔案隱私泄露等問題的保護措施，加強高校學籍檔案管理人員的隱私保護意識。

高校學籍檔案 利用 隱私保護

一、高校學籍檔案的隱私性

高校學籍檔案中，主要由兩個原因導致檔案的部分信息成為個人隱私，一是高校學籍檔案記錄著個人的基本信息，這些信息能直接反應某特定人員的身份、電話、地址、圖像、學歷等，這些信息能夠識別某特定人員的個人隱私。二是學籍檔案中的某些信息不能對外進行公布，具有隱藏性，是檔案主體的私人信息。這些檔案不會與公共利益掛鉤，嘗嘗處于隱蔽狀態(tài)，如果出現(xiàn)信息泄露，就會對檔案個人造成隱私損害。之外，個人檔案在不法分子手中具有一定的財產(chǎn)屬性，如果被倒賣，會給不法分子帶來一定經(jīng)濟利益。

二、高校學籍檔案利用中發(fā)生的侵害隱私行為及原因

（一）檔案管理制度和利用流程不完善

高校學籍檔案類型眾多，并且管理時間長，都存放在各個院系中。不同部門之間會對學生認定不同的學籍信息，不同部分之間在歸檔與移交過程中，都需要檔案管理部門有一個規(guī)范、合理的管理制度。檔案管理部門應該把院系、學號、班級等進行分類和排號，否則就無法對院系移交的材料進行合理歸檔。目前，高校學籍檔案的利用者多是就業(yè)、檔案管理相關部門。由于檔案中很多材料是學生的基本信息，如畢業(yè)設計、入團志愿書、畢業(yè)生自我鑒定表、高中學習信息、畢業(yè)設計成績鑒定表等。個人信息只是其中一頁中的部分行。如果利用部門在復制檔案材料時，會將同頁中涉及的其他內(nèi)容進行復制，這樣就容易造成個人隱私泄露。

（二）高校檔案部門隱私保護不夠重視

高校學籍檔案中不僅記錄有學生個人檔案，還記錄有相應院校的機密信息，一旦被不法分子利用，就會給社會以及個人帶來壞的影響。由于人員管理的疏忽，高校檔案管理工作多是有學生助理擔任。遇到相關人員來查詢檔案的時候，常常學生助理代為查找，這些非專業(yè)檔案管理人員缺乏檔案保護意識，可能出現(xiàn)傳播與泄露他人隱私信息，對當時人造成不良的影響。檔案查詢完畢后沒有及時進行歸檔，容易被其他前來工作的人員看到，造成隱私泄露。

（三）網(wǎng)絡信息技術發(fā)展挑戰(zhàn)學籍檔案的隱私保護工作

計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，使得高校學籍檔案的利用迎來了發(fā)展勢頭，同時學籍檔案管理也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。進行檔案管理的計算機、軟件、電子設備出現(xiàn)漏洞及故障的時候，會直接影響到學籍檔案的安全，可能會出現(xiàn)檔案丟失、泄露等。尤其是信息化管理檔案的發(fā)展，紙質(zhì)檔案在掃描的時候，如果不能及時進行清理緩存文件，就會給不法分析有機可乘，將這些個人信息進行復制，造成檔案信息泄露。計算機技術的發(fā)展也在一定程度上威脅著高校學籍檔案保密管理，有些院校為了方便管理，就把學生學籍檔案存儲在計算機網(wǎng)絡上。雖然能夠方便查詢，但是也面臨著學籍檔案個人隱私被泄露的風險。

三、高校學籍檔案隱私保護對策

（一）加強學籍檔案管理制度建設,規(guī)范利用流程

根據(jù)《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《侵權責任法》等相關檔案管理法規(guī)。高校應當結合自身實際情況，建立健全學籍檔案管理制度，完善檔案查詢、整理和利用流程，加強管理學籍檔案查閱、登記過程，確保學籍檔案管理的保密、安全。在記錄學生學籍信息時要做到信息準確、正確、完整，在信息整理過程中，對不同院系不同檔案進行標號、排序，加強統(tǒng)一管理。在檔案查閱利用的時候，根據(jù)查詢內(nèi)容的不同，建立不同檔案查詢審批流程。最大限度的保護學生學籍檔案的隱私。相關單位如需要查閱學籍檔案的時候，要求相關部門開具帶有公章的有效查驗證明，要有檔案當事人的授權與基本信息。同時，要求查閱單位不得私自涂改、勾畫、破壞學籍檔案，對檔案信息進行保密，不能向其他無關人員進行泄露，造成檔案當事人的個人信息泄露。

（二）加強檔案管理人員隱私保護與職業(yè)操守

高校學籍檔案利用中，人為泄露學籍檔案是造成學籍檔案泄露的主要途徑之一，因此高校應當完善學校檔案管理工作，在建立健全檔案利用流程中，加強檔案管理人員的隱私保護與職業(yè)道德。檔案管理人員要做到公平、公正，對于檔案利用中可能發(fā)生的信息泄露情況進行有效預防，嚴謹使用自己檔案管理職權。正真做到不向其他個人或團體泄露檔案主體的相關個人隱私，切實做到本職工作。這就要求高校相檔案管理人員在學籍信息記錄的同時，做到真實、有效，切實保證不被其他利益所驅使，不泄露，不傳播相關學生的隱私，做好保密任務。

（三）強化技術方式，加強數(shù)字學籍檔案隱私保護

如今，很多高校將學籍檔案以數(shù)據(jù)庫的形式記錄在計算機中，從專業(yè)角度來說，學籍檔案管理人員能夠利用計算機加密技術、數(shù)字證書、防火墻等信息安全保護程序加以保護，使得學籍檔案不被丟失、篡改與清除等，切實保護學生檔案的權威與真實性。除此之外，也要做好計算機檔案管理工作，防止計算機被黑客攻擊、利用，造成學籍信息篡改、偽造等情況發(fā)生。另外，學籍檔案可以利用不同加密文件格式進行存放，利用高保密性、兼容性強的文件編錄方式，做好檔案信息不經(jīng)驗證就能獲取的情況出現(xiàn)。

綜上所述，高校只有完善學籍檔案管理制度，強化學籍檔案利用過程，較高隱私保護意識的檔案管理人員，做到公平、公正的檔案管理工作后。這樣才能有利于相關檔案查閱部門的查詢，提高高校學籍檔案管理水平，保證學籍檔案的隱私安全。

[1]奚金才,鄧蕊．檔案開放利用中的隱私權法律保護研究[J]．檔案,2015(1)．

[2]張雪．未成年人隱私權法律保護問題研究[J]．法制與社會,2012,04(下):283～284．

（作者單位：重慶文理學院檔案館）