淺談高校行政秘書的服務(wù)意識

潘 靜

淺談高校行政秘書的服務(wù)意識

潘 靜

高校行政秘書作為高效管理人員，在高校管理機構(gòu)中占有舉足輕重的地位，行政管理隊伍建設(shè)也影響到學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展。而作為高校行政管理人員，應(yīng)該明確崗位職責(zé)，確立自身的角色定位，把服務(wù)意識貫穿于工作始終，才能更好地為教師和學(xué)生服務(wù)。

高校 行政秘書 服務(wù)意識

院系是高校的二級單位，筆者作為二級學(xué)院的行政秘書，從業(yè)已經(jīng)五年，在工作中也積累了行政管理相關(guān)經(jīng)驗。因此，本文基于從業(yè)經(jīng)驗闡述行政人員的角色定位和服務(wù)意識對于行政管理人員的重要性。不管是高校行政管理崗位和其他行政管理崗位，作為辦公室工作人員，工作內(nèi)容繁瑣，工作頭緒多，工作中需要處理的人際關(guān)系也很負(fù)責(zé)，特別是面對學(xué)生中各種各樣的性格特征的時候，更加重了工作的難度和壓力，這更需要擺正從業(yè)人員的意識，更好地處理好工作中的具體事務(wù)。

一、高校行政管理人員的角色定位

高校行政管理人員對于角色定位的重要性不清楚，或者感到困惑是因為高校重視專業(yè)教師的發(fā)展而忽略了行政管理隊伍的建設(shè)，認(rèn)為教師是高校工作的很重要的一部分，而行政管理人員只是作為工作人員而存在，忽視了行政管理人員的重要性。很多學(xué)生也認(rèn)為向他們授課的都是專業(yè)的老師，而對于行政管理人員知之甚少，不了解行政管理人員的工作職責(zé)和內(nèi)容，認(rèn)為辦公室工作人員只是在電腦中處理數(shù)據(jù)，也沒有認(rèn)識到行政管理人員的重要性，因此這些原因?qū)е滦姓芾砣藛T對于自身的角色定位不清楚。

（1）高校行政管理人員是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手。院系辦公室是二級學(xué)院的核心，行政管理人員會處理學(xué)校的和各部門之間的事務(wù)，起到上傳下達(dá)的作用，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也會聽取辦公室人員的匯報，將辦公室收集到的信息作為進(jìn)行權(quán)衡，了解日常工作，也為領(lǐng)導(dǎo)提供思路。

（2）高校行政管理人員是鏈接學(xué)校各部門之間、師生之間的紐帶和橋梁。作為二級學(xué)院辦公室行政人員，會涉及到和學(xué)校各部門之間的人和事，比如說：學(xué)校校辦、人事部、宣傳部、財務(wù)部、圖書館、后勤部、財務(wù)部等各部門，涉及到的具體事務(wù)中的溝通和協(xié)調(diào)。做好各部門之間的鏈接工作，以便于更好地開展工作。

學(xué)院行政辦公室作為窗口部門，還承擔(dān)著對內(nèi)對外的“門面”工作。因此，學(xué)院行政管理人員應(yīng)該明確自身的角色定位，輔助好領(lǐng)導(dǎo)對院系事物的管理，必要的時候也可以提出建設(shè)性的意見和建議提高工作有效性和工作效率，保證院系工作正常有序的進(jìn)行。行政管理部門是一個服務(wù)性很強的部門，在面對各部門之間和師生之間的事務(wù)中，應(yīng)該本著“一切以人為本”的原則，把服務(wù)精神貫穿于工作始終，使工作服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生，做好本職工作。

二、如何提高行政秘書的服務(wù)意識

（一）加強考核機制

服務(wù)意識是高校行政管理人員首要的基本素質(zhì)，因此高校隊伍建設(shè)中對于高校行政管理人員的考核機制應(yīng)該把服務(wù)意識作為一項考核標(biāo)準(zhǔn)。加強高校行政管理人員的服務(wù)意識，使高校行政管理人員把服務(wù)意識常態(tài)化。加強考核監(jiān)督，把各部門之間、師生之間的滿意度進(jìn)行量化，增加科學(xué)的評價制度。對于行政管理隊伍人才引進(jìn)進(jìn)行考核，建立一套完整的、科學(xué)的選聘方案從方案中體現(xiàn)行政管理的服務(wù)意識，并將“服務(wù)意識”作為考察的重中之重進(jìn)行考察。

（二）加強行政管理隊伍培訓(xùn)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視行政管理人員的素質(zhì)提升，加強行政管理隊伍的建設(shè)。加強行政管理人員的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)教育學(xué)和教育心理學(xué)以及管理學(xué)方面的理論知識，并將理論知識和實踐相結(jié)合。不定時地邀請專家來校進(jìn)行培訓(xùn)，也可以外派培訓(xùn)，一方面增加自身行政管理隊伍建設(shè)；另一方面也能與時俱進(jìn)，了解同行業(yè)的發(fā)展和工作思路，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，也能提升各方面的水平。

（三）加強行政管理人員心理素質(zhì)培養(yǎng)

由于行政管理工作的內(nèi)容繁雜，需要協(xié)調(diào)各部門之間的事務(wù)，因此會面對各色各樣的人和各種各樣的事務(wù)。行政管理工作涉及的內(nèi)容廣泛，工作頭緒較多，因此需要從業(yè)人員具備很健康的心理素質(zhì)。比如，當(dāng)遇到的人和事在溝通過程中不順暢的時候，需要控制情緒，多思考采取另外一種方法達(dá)到異曲同工之妙，而不能將負(fù)面情緒帶入工作中，影響到工作的質(zhì)量，從而降低服務(wù)意識。行政管理人員應(yīng)該多方面、多角度的考慮問題，始終保持清醒的頭腦，保持客觀冷靜，寬容大度的心態(tài)才能處理好工作紅產(chǎn)生的矛盾和問題，做一個能控制情緒的主任，而不是被動的接受。

三、結(jié)語

高校行政管理人員對自身的角色有一個很清楚的認(rèn)識，做到一切為了學(xué)生，為了一切學(xué)生，全心全意做好服務(wù)工作，把服務(wù)意識貫穿于整個工作當(dāng)中，體現(xiàn)人文關(guān)懷，把握好大局觀、全局觀。只有堅定把服務(wù)意識貫穿始終才能更好地為教學(xué)服務(wù)，提升整個行政管理隊伍的素質(zhì)。同時，行政管理人員應(yīng)該加強自身的素質(zhì)培養(yǎng)和提升，多研究行政管理中的問題，創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化工作方法，提高辦事效率，才能促進(jìn)二級學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展，才能將行政管理工作做好。

［1］趙麗彬.新時期高校二級學(xué)院行政秘書之角色［J］.高教研究，2007（2）.

［2］周新秋.如何做好高校二級學(xué)院行政秘書工作［J］.秘書工作，2009．

四川大學(xué)錦江學(xué)院土木工程學(xué)院）