淺談加強(qiáng)院校辦公的微機(jī)化管理

文/吉林大學(xué)鏈傳動(dòng)研究所 武曉橋；中國(guó)科學(xué)院長(zhǎng)春光機(jī)與物理研究所 程役超；吉林大學(xué)機(jī)械科學(xué)與工程學(xué)院 王偉東

淺談加強(qiáng)院校辦公的微機(jī)化管理

文/吉林大學(xué)鏈傳動(dòng)研究所 武曉橋；中國(guó)科學(xué)院長(zhǎng)春光機(jī)與物理研究所 程役超；吉林大學(xué)機(jī)械科學(xué)與工程學(xué)院 王偉東

當(dāng)今社會(huì)是信息的社會(huì)，微機(jī)化管理已經(jīng)作為一種重要的管理手段，尤其是院校辦公日益突顯出舉足輕重的地位，它的發(fā)展與運(yùn)用已成為人們掌握新知識(shí)、新技能的一種手段，知識(shí)更新、創(chuàng)新以及院校的管理都是與計(jì)算機(jī)密不可分的，大到?jīng)Q策小到日常管理，都離不開計(jì)算機(jī)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，院校辦公基本上脫離了人工粗放式管理，而進(jìn)入了微機(jī)化時(shí)代，院校辦公微機(jī)化管理的重要性日益凸顯。

院校；辦公；微機(jī)化；管理

院校管理是整個(gè)高等教育管理中的核心環(huán)節(jié)，管理的好壞直接影響到教學(xué)質(zhì)量、人員的調(diào)配、財(cái)務(wù)核算等。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在院校的廣泛應(yīng)用，為院校微機(jī)化處理辦公提供了有力手段。所以，院校要實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、有序化，要走在時(shí)代的先進(jìn)行列，關(guān)鍵就在于運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立院校辦公微機(jī)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的微機(jī)化。

一、辦公微機(jī)化管理是院校發(fā)展的必然要求

院校的辦公管理是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它包括人事管理、教學(xué)管理、后勤管理、學(xué)籍管理等多個(gè)方面，每一種管理都是一個(gè)非常復(fù)雜而且信息量比較大的工程，微機(jī)化管理就是對(duì)學(xué)校的各方面的綜合信息資源進(jìn)行梳理與控制，維持院校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

在信息時(shí)代飛速發(fā)展的形勢(shì)下，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和微機(jī)化管理的發(fā)展，加速了學(xué)校的教育現(xiàn)代化、規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的步伐。那么院校辦公也應(yīng)當(dāng)現(xiàn)代化、規(guī)范化和有序化。為響應(yīng)國(guó)家政策，不斷深化改革，大多數(shù)院校的管理體制不斷改革和調(diào)整，辦公形式更加多樣化、復(fù)雜化，那么院校信息的處理與工作安排越來越繁重和復(fù)雜，傳統(tǒng)的辦公管理方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展和工作的需要，也不能滿足現(xiàn)代化的需要。因此，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來辦公是一種必然的趨勢(shì)。為了適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，微機(jī)化管理將起主導(dǎo)作用，微機(jī)化管理在院校辦公過程中將發(fā)揮巨大的作用。

二、院校辦公微機(jī)化管理的可行性

自從第一臺(tái)計(jì)算機(jī)問世以來，計(jì)算機(jī)的發(fā)展已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，計(jì)算機(jī)越來越體現(xiàn)出小型化、高速度、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、容量大等特點(diǎn)，已經(jīng)成為社會(huì)中不可缺少的重要工具，現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)的應(yīng)用廣度和深度已經(jīng)成為衡量一個(gè)院校現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志，辦公系統(tǒng)通過微機(jī)化管理可以綜合人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系，既減少了工作人員，又提高了數(shù)據(jù)處理精度，同時(shí)也減少了不必要的費(fèi)用，可以說計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理提供了非常有效的工具，為院校實(shí)施微機(jī)化管理提供了必要條件。

三、微機(jī)化管理的有效性

（一）微機(jī)化管理的實(shí)現(xiàn)，可以提高辦公質(zhì)量。在專業(yè)化效率日漸提高的今天，在辦公自動(dòng)化軟件平臺(tái)上，院校除了實(shí)現(xiàn)協(xié)作靈活性、時(shí)效性和提高管理效率外，還提高了院校工作流程的規(guī)范性，使院校最大限度降低人員離職時(shí)所帶來的人事成本，實(shí)現(xiàn)了院校在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上成本最小化、效率最大化的發(fā)展愿望。計(jì)算機(jī)可以對(duì)輸入的信息進(jìn)行分析、評(píng)估，可以避免人對(duì)事情的重復(fù)或數(shù)據(jù)的重復(fù)帶來的失誤，同時(shí)也可以消除人工處理的感情因素影響，微機(jī)處理的文件、報(bào)告、表格整齊且美觀，微機(jī)化辦公也是對(duì)外交流的重要窗口，從另一方面講提高辦公質(zhì)量可以更好地宣傳整個(gè)院校。

（二）微機(jī)化管理的實(shí)現(xiàn)，可以提高辦公效率，降低成本。傳統(tǒng)的辦公方式，主要靠人工整理資料、起草文件、傳達(dá)事情、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、處理數(shù)據(jù)等，這種辦公方式不僅消耗了大量的精力和時(shí)間，同時(shí)也消耗了大量的人力、物力，但最終的處理結(jié)果往往不夠準(zhǔn)確。而利用計(jì)算機(jī)處理大量的數(shù)據(jù)、文件等其他信息時(shí)速度快、耗時(shí)少、準(zhǔn)確率高，計(jì)算機(jī)管理完全可以充分融入院校辦公，使工作人員通過一定的軟件操作界面，進(jìn)行簡(jiǎn)單的公式編輯和文字輸入，便可以輕松完成平時(shí)的工作，而且還可以隨時(shí)記錄當(dāng)時(shí)的工作情況和進(jìn)行重要信息的保存，從而使院校管理工作擺脫紙筆記錄和人員繁復(fù)操作的情況，大大降低了復(fù)雜工作所引起的高失誤率，提高了工作效率，進(jìn)而有助于提高各種信息保存的安全性和工作的保密性，這樣節(jié)省了大量的人力、物力、時(shí)間，不僅降低了辦公成本，更重要的是提高了辦公的效率，最大限度地發(fā)揮了微機(jī)化管理的作用。

（三）微機(jī)化管理的實(shí)現(xiàn)，可以提高決策質(zhì)量。高校深化改革的形勢(shì)下，院校不僅要保持正常的教學(xué)秩序，不斷提高教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)，還要搞科研、研發(fā)成果，既要對(duì)外宣傳，又要加大力度學(xué)科建設(shè)，可以說信息量大、工序繁雜，院校不僅要完成正常的工作，還要收集、歸納、總結(jié)信息，向領(lǐng)導(dǎo)反映意見，為重要決策提供可靠的依據(jù)，這些事情靠傳統(tǒng)的管理方式根本無(wú)法完成，反而容易出錯(cuò)，如果采用計(jì)算機(jī)來管理，對(duì)需要的信息進(jìn)行收集、整理、分析，便可以在第一時(shí)間提供決策依據(jù)，提高決策質(zhì)量。

（四）微機(jī)化管理的實(shí)現(xiàn)，可以推進(jìn)無(wú)紙化辦公。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速更新發(fā)展，為院校辦公環(huán)境創(chuàng)造了有利條件，從而引發(fā)了微機(jī)化管理的改革。加速推進(jìn)辦公環(huán)境逐步向自動(dòng)化、現(xiàn)代化、集成化的辦公模式發(fā)展，辦公自動(dòng)化集成了計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，院校借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，從而最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實(shí)現(xiàn)院校辦公的自動(dòng)化與科學(xué)化。通過院校的微機(jī)化管理，形成微機(jī)化管理服務(wù)體系，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

四、加強(qiáng)微機(jī)化管理辦公的途徑

（一）科學(xué)化管理。院校辦公管理中的主要任務(wù)是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理。利用計(jì)算機(jī)編輯功能對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、篩選，可以快速得到人們需要的結(jié)果，但是計(jì)算機(jī)只能判斷可以識(shí)別的數(shù)據(jù)，這就要求院校辦公管理工作要做到科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，院校的辦公管理工作與計(jì)算機(jī)形成共同的準(zhǔn)則，這是院校微機(jī)化管理工作能與其他部門進(jìn)行信息交流，同時(shí)也能達(dá)到高效、高質(zhì)完成各項(xiàng)任務(wù)的保障?？茖W(xué)化、規(guī)范化的管理才能帶來高效率的微機(jī)信息管理。

（二）健全規(guī)章制度。院校管理部門專門制定各項(xiàng)嚴(yán)格、嚴(yán)密的規(guī)定和條例，結(jié)合院校實(shí)際情況進(jìn)行具體、量化的管理。例如教學(xué)計(jì)劃制定與執(zhí)行管理體系、人事工作管理與評(píng)估指標(biāo)體系、學(xué)生學(xué)籍與管理體系、院校宣傳與考務(wù)管理體系等條文，使管理監(jiān)督者及對(duì)象有章可循、有法可依，規(guī)范化操作，從而使計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)行。

（三）加大物力投入。學(xué)校要加大辦公信息系統(tǒng)建設(shè)的投入，保障資金，配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件，創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，確保微機(jī)化管理順利實(shí)施。同時(shí)，配備辦公所需要的軟硬件以及相關(guān)的售后服務(wù)，保證軟硬件實(shí)時(shí)更新，以適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，學(xué)校實(shí)行微機(jī)化辦公提供物質(zhì)保障。

（四）提高管理人員素質(zhì)。院校管理工作中要想成功導(dǎo)入計(jì)算機(jī)技術(shù)，首先必須配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，或者利用培訓(xùn)組織人員集中學(xué)習(xí)來提升現(xiàn)有院校管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平。這就需要組織院校管理工作人員不斷地學(xué)習(xí)，管理者不僅需要懂得管理的有關(guān)知識(shí)，而且還要精通計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，這兩方面需要緊密地結(jié)合起來。所以，熟練掌握電腦基本操作技能并不斷更新電腦知識(shí)，是院校管理人員的基本素質(zhì)要求。如果條件允許，學(xué)校管理部門應(yīng)該配備一些計(jì)算機(jī)專業(yè)的管理人員。

五、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的管理模式與管理理念已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代院校的管理要求，實(shí)現(xiàn)院校辦公自動(dòng)化的高效管理和運(yùn)行必然選擇微機(jī)化管理，不但可以提高辦公效率、辦公質(zhì)量，還可以為院校的日常工作提供必要的決策，所以學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)計(jì)算機(jī)管理人員及設(shè)備的投入力度，不斷提升管理人員的素質(zhì)，不斷更新計(jì)算機(jī)軟硬件，這樣才能使微機(jī)化管理在院校辦公中發(fā)揮巨大的作用。