對文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探析

文/合江縣林業(yè)局 肖冰

對文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探析

文/合江縣林業(yè)局 肖冰

辦公自動化應(yīng)用與文書檔案管理，有助于提高管理效率，解決了傳統(tǒng)檔案存在的問題，為檔案管理與共享提供了技術(shù)支持，文件傳遞的速度和安全有了很大保障。所以，要充分了解文書檔案在辦公自動化應(yīng)用中的特征，深入思考文本檔案管理自動化的策略。

文本檔案；管理；辦公自動化；應(yīng)用

當(dāng)前，信息技術(shù)的大面積應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現(xiàn)實基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益顯著，為了能有高效的工作質(zhì)量，文書檔案管理的主要發(fā)展趨勢是辦公自動化管理。本文著重分析了辦公自動化環(huán)境下的文本檔案管理，分析了發(fā)展文書檔案辦公自動化的方法，以求文書檔案管理具有效率性和便捷性。

一、辦公自動化環(huán)境下的文本檔案管理

（一）辦公自動化實現(xiàn)了文本與檔案的相統(tǒng)一。文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具，具有分散性比較強的特點，而檔案則是依據(jù)文書的性質(zhì)按照一定的規(guī)律進(jìn)行保存的，是有系統(tǒng)性的。傳統(tǒng)的文書和檔案是有區(qū)別的，文書是檔案的前身，處理完畢的文書經(jīng)過歸檔整理后，成為檔案；但并不是所有的文書都會成為檔案，只是文書中有查考利用價值的會被整理成為檔案，而檔案不僅僅只有文書，檔案的其他種類還有人事檔案、會計檔案、科技檔案、基建檔案等專門檔案。但在辦公自動化下，文書和檔案之間的界限越來越不明顯，在計算機上，所有的文書都可以按照分類進(jìn)行快速檢索和瀏覽，將全部的文書歸入系統(tǒng)之后，文書和檔案就成為了一個整體，實現(xiàn)了文本和檔案統(tǒng)一管理。

（二）推動文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。辦公自動化實現(xiàn)了文本歸檔，主要有兩方面的內(nèi)容：第一方面歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對象；第二方面歸檔工作是以電子文書為對象。利用網(wǎng)絡(luò)對文書進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書管理與檔案管理，對每一個環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。

（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動化最大的成效是改善了文書檔案工作的效率，計算機的運用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來從事其他的工作，也大大的提高了工作的準(zhǔn)確性。文書檔案管理自動化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時間，從而提高便捷度。

二、文本檔案自動化的應(yīng)用方法

（一）硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，改善硬件環(huán)境。文書檔案管理實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，是在擁有互聯(lián)網(wǎng)、計算機和相關(guān)的電子設(shè)備基礎(chǔ)上完成的。提高文書檔案管理自動化的首要是做好硬件設(shè)施建設(shè)，營造良好的硬件環(huán)境，加強硬件設(shè)施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎(chǔ)。

（二）合理布局辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)。在辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是保護文書管理的關(guān)鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護，第一層是以路由器的為中心防護隔離，路由器發(fā)揮過濾被屏蔽的IP地址和服務(wù)的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進(jìn)入，從而保護自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測出網(wǎng)絡(luò)攻擊并報警，還會得以經(jīng)過防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，對一些禁止進(jìn)入的內(nèi)容進(jìn)行屏蔽，針對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)出的監(jiān)督，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)化的優(yōu)化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強文書檔案的時效性。

（三）對文書檔案工作人員的整體素質(zhì)有要求。文書檔案管理自動化的能夠的順利進(jìn)行，離不開現(xiàn)代化檔案管理人員的力量。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理中，對工作人員的素質(zhì)要求沒有限制，沒有什么大的技術(shù)要求，有的甚至有的管理人員并沒有什么文化水平。但是，面對自動化辦公系統(tǒng)，對管理人員的要求很嚴(yán)格，管理人員一定要熟練的掌握計算機等現(xiàn)代設(shè)備，通過自動化實現(xiàn)歸檔管理，對工作人員有了更高素質(zhì)的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用自動化設(shè)備，在了解自動化操作理論基礎(chǔ)上，不斷的加強對計算機的了解。為文書檔案自動化管理，長遠(yuǎn)發(fā)展儲備人才，滿足對技術(shù)人才的需求。此外，還要在自動化操作中不斷的積累經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)中存在的問題，及時的對辦公系統(tǒng)化進(jìn)行完善和改進(jìn)。

（四）加強文書檔案管理的保密性，確保文本檔案的安全性。從當(dāng)前來看，網(wǎng)絡(luò)中仍存在許多不安全因素。為保證文書檔案的安全，仍需要采取一些措施，如將文本檔案轉(zhuǎn)換成圖像性的網(wǎng)絡(luò)電子文等等。為了防止文書的丟失和真實性，應(yīng)使用備份。一些重要文本則需要紙質(zhì)文本或微縮品進(jìn)行保存，利用路由器和防火墻構(gòu)建安全防護網(wǎng)，保證文本檔案管理的安全性。

三、 結(jié)語

辦公自動化的應(yīng)用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展，文本檔案自動化管理模式將是社會的發(fā)展主流，需要由傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式。通過大量實踐證明，處在當(dāng)前辦公自動化環(huán)境之下，無論是文書檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

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