淺析計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

文/吉林省白城市洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所 董志恒

淺析計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

文/吉林省白城市洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所 董志恒

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活方式都發(fā)生了巨大的改變。傳統(tǒng)的檔案管理方式因?yàn)橛?jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)功能，遭受巨大的沖擊。計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷發(fā)展，而電子檔案也隨之增多。對(duì)于大量繁瑣的電子檔案以及相關(guān)數(shù)據(jù)，現(xiàn)代檔案管理必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)才能達(dá)到更好的管理效果。本文分析探討計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用，以期提升現(xiàn)代檔案管理的效率。

計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用

現(xiàn)代檔案在科學(xué)、經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展下，管理方式越來越多樣化了，現(xiàn)代的檔案也越來越龐雜，管理起來更困難，而傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)檔案的發(fā)展。對(duì)于大量的電子檔案和信息數(shù)據(jù)，必須采用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理和記錄。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)可以充分發(fā)揮效力高、容量大和管理便捷的優(yōu)勢(shì)，讓現(xiàn)代檔案管理更加方便和簡(jiǎn)單，更加安全和可靠，提高管理效率，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

一、計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

（一）在檔案管理實(shí)際工作中，沒有一個(gè)完整的體系。往往是各個(gè)部門各自發(fā)布檔案信息，建設(shè)各自的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)渠道，造成網(wǎng)絡(luò)的層次不一，檔案信息發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都不能有機(jī)結(jié)合，缺乏通用性，因此，檔案管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化流程和規(guī)范化操作。計(jì)算機(jī)操作要想引入檔案管理工作中，必須要有一個(gè)統(tǒng)一的工作規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理工作存在著記錄檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和檔案文件質(zhì)量良莠不齊的狀況，這嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作信息化進(jìn)程。

（二）電子檔案信息存在著安全隱患。在全球化和網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展時(shí)代，因特網(wǎng)具有共享性和開放性等特征，進(jìn)而任何人都可以自由進(jìn)出入因特網(wǎng)，這樣提供便利的同時(shí)，也增加了電子檔案信息的安全隱患。目前，很多政府部門在政府電子政務(wù)系統(tǒng)上直接發(fā)布和流轉(zhuǎn)公文，這些信息在傳輸過程中很容易被竊聽、篡改。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理工作，需要面臨復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即使是一個(gè)小小的疏忽都有可能造成嚴(yán)重的不可挽回的損失。每天都有大量的互聯(lián)網(wǎng)非法訪問數(shù)量，而我國(guó)現(xiàn)有的防火墻技術(shù)遇到高技術(shù)的黑客根本沒有反抗能力，電子檔案資料在這樣的情況下，安全遭受嚴(yán)重的威脅。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作的運(yùn)用對(duì)策

（一）在檔案管理中普及計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促使人們檢索更加方便，檔案信息資源利用更加便捷，就需要將檔案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于檔案編目和檢索的自動(dòng)化，有利于檔案自動(dòng)存儲(chǔ)，有利于電子文檔管理操作等。因此，各檔案部門需要重視在檔案工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，人們已經(jīng)越來越明白檔案的重要性，因此，各單位的檔案管理工作人員需要緊跟時(shí)代的步伐，不斷提高自身道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和整體工作能力，檔案管理工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)之后，檔案工作人員需要更新檔案管理設(shè)備，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行技術(shù)，比如，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，以便在工作中能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成對(duì)檔案資料的搜集、管理以及保存等。此外，檔案工作人員需要具有開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，才能順應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案資源的需求增長(zhǎng)趨勢(shì)。

（三）建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)。建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)，讓電子版檔案受到法律的保護(hù)，同時(shí)賦予法律效力，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣，具有相應(yīng)的證明功能，在現(xiàn)有的法律基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步明確電子檔案的法律效力和法律地位，同時(shí)頒布更加符合電子檔案管理的法律法規(guī)，制定詳細(xì)的操作細(xì)則，保證電子版檔案具有真實(shí)性、互聯(lián)性，起到憑證作用。

（四）加大科技投入。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的復(fù)雜環(huán)境，為了加強(qiáng)檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的安全性，就需要加大科技投入，運(yùn)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)，采用并且多研發(fā)和完善有效的計(jì)算機(jī)軟件。這些軟件必須能滿足不同檔案管理部門和單位進(jìn)行檔案管理的具體要求，因此，這些軟件必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性。

（五）制定完善的檔案管理體系。計(jì)算機(jī)引入檔案管理工作中，需要加強(qiáng)管理的長(zhǎng)期規(guī)劃，形成統(tǒng)一的、科學(xué)的、合理的檔案管理體系，制定詳細(xì)的規(guī)章制度，明確檔案管理工作中需要注意的事項(xiàng)，具體的工作流程，使得計(jì)算機(jī)檔案管理工作職責(zé)更加明確，操作更加規(guī)范，因而達(dá)到更好的管理效果。

三、結(jié)束語

我國(guó)目前的檔案管理工作廣泛采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，計(jì)算機(jī)的引入確實(shí)推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，但在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)的普及程度還是不夠的，并且還存在一些問題，大部分行業(yè)處于半人工、半計(jì)算機(jī)管理狀態(tài)，因此，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，并有效解決遇到的問題；需要進(jìn)一步加大科技投入，建立體系和完善法規(guī)，促進(jìn)檔案管理的科技化和信息化。

[1]王勵(lì)著.有關(guān)計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2014(33):287.

[2]崔靜.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程,2013(08):129.