淺談企業(yè)人事檔案管理工作

文/廣東省大寶山礦業(yè)有限公司 葉曉紅

淺談企業(yè)人事檔案管理工作

文/廣東省大寶山礦業(yè)有限公司 葉曉紅

如若一個(gè)人的知識(shí)體系交叉涉足多個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)，這種能力能為企業(yè)所用，給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，那么可以說，這種復(fù)合型人才已經(jīng)成為企業(yè)中提升企業(yè)實(shí)力，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)收的重要力量。而作為人力資源管理中的基礎(chǔ)工作，人事檔案管理對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才具有積極作用，應(yīng)得到系統(tǒng)的研究規(guī)劃，以更好地為企業(yè)服務(wù)。

資源；企業(yè)；核心；檔案管理

一、人事檔案管理的重要作用

（一）在管理上的歷史作用。人事檔案對(duì)一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程作了客觀記錄，是進(jìn)行定級(jí)轉(zhuǎn)正、評(píng)定職稱等相關(guān)工作不可或缺的材料。而在處理員工保險(xiǎn)待遇問題上，如若缺失了檔案的佐證，必定會(huì)相當(dāng)棘手，甚至無法完成。建立檔案的意義便在于，能在解決和處理問題時(shí)提供相應(yīng)的歷史材料作為依據(jù)，以檔案為基準(zhǔn)，依據(jù)政策，正確無誤地完成相關(guān)審核工作。

（二）作為以往工作備查的依據(jù)。檔案是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)中形成的具有法律效應(yīng)的可靠憑證，真實(shí)情況被客觀地記錄。檔案為某些事情提供有效依據(jù)，因此可以說是第一手資料，包括親筆手稿、相關(guān)人員的批署，由相關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人留印信亦或是一些記錄材料如照片、錄影帶等。當(dāng)然，還有一些是在處理公司紛爭(zhēng)時(shí)起到明顯、直接有效的證明作用的一些憑證，例如合同和契約。由此可見檔案所發(fā)揮的作用，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案妥善保管，做好檔案管理工作。

（三）檔案可以作為宣傳教育的生動(dòng)素材。近年來，我國(guó)檔案事業(yè)得到了較好的發(fā)展，步入了新時(shí)期，各級(jí)檔案部門注重解放思想、改革創(chuàng)新，檔案的利用服務(wù)也慢慢地被列入重點(diǎn)工作進(jìn)程中。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）立卷規(guī)范性問題和案卷質(zhì)量。給立卷工作帶來麻煩的一大問題是，在現(xiàn)今公文材料的用紙方面，大部分使用的是A4紙，同樣的，院校印發(fā)的學(xué)歷材料以及履歷材料大多也是使用A4紙，而在檔案材料規(guī)定方面則要求使用規(guī)格為16開的辦公用紙。用紙不一、紙張?jiān)诖笮》矫娴牟煌约氨砀裨谟∷r(shí)裝訂線的問題，造成了檔案管理人員在進(jìn)行立卷歸檔工作時(shí)的麻煩。

（二）材料在歸檔審核時(shí)不準(zhǔn)確。對(duì)于一些評(píng)審及鑒定材料，其內(nèi)容千篇一律，當(dāng)遇到需要用此來證明個(gè)人實(shí)際情況時(shí)，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用以證明情況的真實(shí)性。這主要是因?yàn)樵跈n案管理過程中存在許多零散的資料，沒有及時(shí)歸檔，而不應(yīng)做處理的材料反倒進(jìn)行了歸檔。

（三）檔案材料缺失。對(duì)于接受外派的出國(guó)人員，在相關(guān)的鑒定及處分等材料的保管工作方面沒有做好，當(dāng)需要調(diào)用時(shí)，失散的材料占較大的比重，而履歷表等資料也沒有按相應(yīng)流程加蓋公章。而隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案卷宗的質(zhì)量也有所要求，企業(yè)所希望了解的不再僅僅是政治面貌及社會(huì)關(guān)系等基本內(nèi)容，還需要能直觀體現(xiàn)個(gè)人在工作方面的能力和所掌握的技術(shù)等。

（四）沒有實(shí)行完善管理，產(chǎn)生了較多的遺留問題。因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部改革，人員崗位發(fā)生了變動(dòng)，而這往往伴隨著檔案的變動(dòng)，若此時(shí)相關(guān)檔案材料在進(jìn)行收集后沒有及時(shí)歸檔，那么檔案對(duì)于反映和證實(shí)員工身份及相關(guān)信息上就有所欠缺。

三、人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）注重提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作完成的質(zhì)量基本取決于檔案管理人員。于公司而言，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以摸索出一套適合公司自身的檔案管理方法，提高檔案管理工作的質(zhì)量。而于檔案管理人員自身，其專業(yè)素養(yǎng)和技能對(duì)工作的完成也顯得格外重要，平日里可以通過各種方式提升自我，使得自己在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，能基于基本要求，于各個(gè)環(huán)節(jié)中妥善處理，提高工作效率。這樣才能最大化地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，與公司整體發(fā)展同步。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理制度的建立是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)工作中每個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格把控，使得檔案管理工作的安全性得以提升。在建檔環(huán)節(jié)上，必須制定相應(yīng)條規(guī)，使其處于嚴(yán)格的監(jiān)督之下；在管理上，為了確保檔案管理工作的保密性，應(yīng)對(duì)其采取集中管理；對(duì)于檔案的查閱，需限定閱檔人條件，如有人想查閱檔案，則需出示相關(guān)批準(zhǔn)證明，未經(jīng)允許者以及檔案無關(guān)人員不得查閱。同時(shí)，要做好檔案的安全保護(hù)措施，除了要應(yīng)對(duì)盜竊、火災(zāi)等威脅外，還應(yīng)做好防蛀措施。

（三）采用信息化管理手段?，F(xiàn)如今，檔案管理工作中建檔、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)大多仍基于人工管理和操作，以此類方式開展工作，過程繁瑣，效率低。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣，當(dāng)然，檔案管理工作也能基于網(wǎng)絡(luò)搭建平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化繁為簡(jiǎn)，開展工作。信息化管理的出現(xiàn)，促使了電子檔案的使用，這為檔案管理工作的執(zhí)行提升了效率。信息化是大勢(shì)所趨，檔案工作方面有了新要求，那便是使前沿科技成果成為企業(yè)檔案管理工作效率提升的有效踏板。

四、結(jié)語

作為企業(yè)信息化管理的重要部分，企業(yè)人事檔案管理為企業(yè)人才資源的合理使用提供了第一手資料，是為全面掌握企業(yè)隊(duì)伍和人才隊(duì)伍整體狀況提供信息參考的基本前提，管理工作做得好壞與否，直接影響到員工管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也是衡量一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位、一個(gè)部門人事管理工作水平的標(biāo)志之一，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，充分發(fā)揮檔案的原始效能，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真管理，做好這項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)大有裨益。