高校人事檔案管理人員的素質(zhì)提升策略

文/福建莆田學(xué)院 陳桂香

高校人事檔案管理人員的素質(zhì)提升策略

文/福建莆田學(xué)院 陳桂香

人事檔案工作者的素質(zhì)和水平對人事檔案管理和利用的規(guī)范化及專業(yè)化有直接的影響。本文分析了目前高校人事檔案管理者的素質(zhì)現(xiàn)狀，探討管理者素質(zhì)提升對策。

高校人事檔案；管理者；素質(zhì)；建設(shè)

高校人事檔案作為學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，它為師資隊伍建設(shè)、職稱評聘、薪酬分配、辦理離退休手續(xù)、干部考察任免等諸多工作提供了精確的數(shù)據(jù)。檔案管理人員在人事檔案工作中是主體力量，素質(zhì)如何將會直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展，要求干部人事檔案管理者是專業(yè)型兼管理型的人才。因此提高人員的綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展是人事檔案工作者亟待解決的問題。

一、高校人事檔案管理的當(dāng)前狀況

近年來高校人事檔案工作有了較大的提升，但目前還存在著一些不能適應(yīng)人事檔案工作的問題，主要有這些表現(xiàn):

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理意識淡薄。目前大多數(shù)高校受人力、財力、物力因素的制約較大，發(fā)展水平不均衡，校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生對人事檔案的重要性普遍缺乏足夠認(rèn)識，整體對檔案管理利用意識淡薄，對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍缺乏認(rèn)識，重要性宣傳力度不夠，未能全面了解人事檔案的功能，未能深層次開發(fā)人事檔案，在對應(yīng)歸檔的材料未能及時送交檔案部門，目前主要是停留在簡單的基礎(chǔ)利用階段。

（二）管理人員的綜合素質(zhì)水平整體偏低。在大多數(shù)高校，當(dāng)前人事檔案管理情況是人員配備比較隨意，普遍缺乏專職檔案專業(yè)技術(shù)人員，管理人員很多是轉(zhuǎn)崗過來或者是兼職工作，人員調(diào)動頻繁，流動性大，隊伍穩(wěn)定性差，工作的連貫性與專業(yè)性較難保證，導(dǎo)致不熟悉工作，經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤，檔案管理工作的專業(yè)性、專業(yè)性無法保證，影響檔案管理工作的正常運行。管理人員主動服務(wù)意識欠缺，安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，年齡結(jié)構(gòu)偏大，學(xué)歷層次不高，知識結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)人員偏少，職業(yè)情感缺失，欠缺主動服務(wù)意識。

（三）信息化管理水平低，檔案服務(wù)利用水平受限。目前很多高校日常業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案工作多數(shù)以手工操作方式較多，這些常規(guī)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)耗費了大量的人力物力，工作效率低下，管理人員現(xiàn)代化的檔案信息管理方式較難適應(yīng)，計算機應(yīng)用水平不高，不具備檔案信息化技術(shù)知識和水平，無法適應(yīng)檔案信息化管理的大趨勢。高校檔案工作隊伍知識結(jié)構(gòu)和管理水平不合理，缺乏懂專業(yè)技術(shù)和信息技術(shù)的全才，與信息時代人事檔案管理的需要不相適應(yīng)。檔案管理工作急需懂檔案專業(yè)技術(shù)，又能掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

二、高校人事檔案管理者素質(zhì)的提升對策

隨著檔案學(xué)研究內(nèi)容的日益深化和擴展，管理者必須樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，緊跟時代步伐，提高檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型的人才。

（一）加大對領(lǐng)導(dǎo)和教職工檔案意識的宣傳，獲得領(lǐng)導(dǎo)的政策支持。檔案工作人員首先要提高自身認(rèn)識，要積極主動匯報、請示工作，加大宣傳人事檔案工作的重要性，擴大檔案的利用服務(wù)范圍，加強校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案工作的支持力度。校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識增強了，給予檔案工作政策傾斜和支持，協(xié)調(diào)解決工作中的人才引進(jìn)、經(jīng)費支持、設(shè)備配置等方面的困難，完善激勵機制，建立尊重人才、培養(yǎng)人才的良好氛圍，加大宣傳力度，提高全員檔案意識，形成人人關(guān)心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍，鼓勵職工及時上繳形成的檔案材料。規(guī)范制定高校人事檔案管理工作制度，提高檔案工作的地位，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面從上到下齊抓共管和制度保障，才能保證人事檔案管理水平不斷提高和服務(wù)工作順利開展。

（二）優(yōu)化人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)。1.檔案工作者必須具備較高的服務(wù)意識和政治素質(zhì)。人事檔案工作保密性很強，檔案管理者要忠于職守，遵守紀(jì)律，必須加強黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí)，在日常工作中始終保持正確的政治方向，要樹立主動服務(wù)精神，抓住學(xué)校的主要任務(wù)和中心工作，強化管理人員的責(zé)任意識、保密意識，把握檔案需求的動向，深化檔案信息資源的開發(fā)利用。加強職業(yè)道德建設(shè)，堅持原則，具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和較強的事業(yè)心，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。2.提高檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)。人事檔案管理專業(yè)性和操作性都很強，這就要求檔案管理人員不但要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，更要扎實掌握檔案管理的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識，具備豐富的管理經(jīng)驗和實踐能力，能熟練應(yīng)用數(shù)字化信息的管理技術(shù)，注重其他學(xué)科知識的學(xué)習(xí)與積累，積極提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高檔案隊伍的整體水平，優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，采用科學(xué)管理手段，探索現(xiàn)代型的技術(shù)操作模式，保證高校檔案管理人才隊伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)等，認(rèn)真研究新型管理模式，以適應(yīng)人事檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展為要求，為學(xué)校的人力資源開發(fā)提供利用，保障高校的改革和順利發(fā)展。為了更好地適應(yīng)高校人事檔案管理的新趨勢，改善管理人員知識結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提高檔案管理專職人員的比例，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要加強業(yè)務(wù)新知識與現(xiàn)代化技能的學(xué)習(xí)與教育培訓(xùn)，安排專業(yè)技能高、業(yè)務(wù)能力強的年輕人才到檔案管理隊伍中，從而優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)；引進(jìn)一些高端人才，他們既能掌握檔案管理專業(yè)知識，又能熟悉現(xiàn)代化信息化管理技術(shù)，從而更好地優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。3.檔案管理者必須不斷提高綜合素質(zhì)。

新時期的檔案管理工作環(huán)境是開放的，檔案材料的形成要靠多個部門之間的協(xié)調(diào)和配合，對于管理人員的溝通協(xié)調(diào)能力、語言表達(dá)能力、環(huán)境適應(yīng)能力、社會交往能力、管理能力等綜合能力都有著較高的要求，檔案管理者不但要掌握一定的專業(yè)知識，而且還應(yīng)具備一定的綜合能力，這樣才能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）完善培訓(xùn)開發(fā)體系，提升管理者的信息素質(zhì)。高校要有計劃地實施有助于檔案管理人員學(xué)習(xí)與工作相關(guān)能力的活動，將培訓(xùn)開發(fā)工作納入單位計劃，開展針對性的培訓(xùn)工作，采取多樣的培訓(xùn)方法及現(xiàn)代化的培訓(xùn)手段以保證培訓(xùn)的效果。檔案部門針對人員知識老化嚴(yán)重的現(xiàn)象，應(yīng)積極開展多種形式的教育培訓(xùn)，如在職教育、崗位培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)、參觀訪問、交流研討等多種方式拓寬自己的知識面，加大對檔案人員培訓(xùn)的經(jīng)費投入，必須多渠道、多形式地培養(yǎng)，重視崗位定期進(jìn)行考核，學(xué)習(xí)檔案管理的經(jīng)驗和信息化的管理方式，多方位培養(yǎng)復(fù)合型人才。通過一系列的業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，可以使工作人員的知識結(jié)構(gòu)、檔案管理技能得到明顯提升，及時、全面地總結(jié)培訓(xùn)的效果，讓員工通過培訓(xùn)進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和提高。

檔案人員應(yīng)該通過培訓(xùn)，掌握檔案工作技能、管理專業(yè)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，熟練操作數(shù)據(jù)庫和多媒體應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)多學(xué)科綜合知識，提高駕馭信息資源、應(yīng)用信息技術(shù)的整體素質(zhì)，促進(jìn)高校干部人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。提高檔案管理人員信息化管理能力和服務(wù)能力，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來綜合分析和深層次加工信息資源，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，掌握現(xiàn)代檔案管理方法，為全校師生提供服務(wù)，成為掌握既懂檔案管理業(yè)務(wù)知識，又擅長信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案信息化建設(shè)可以方便工作人員更加高效、方便查閱者快速準(zhǔn)確找到需要的信息，提高管理人員的工作能力和水平，服務(wù)學(xué)校教學(xué)工作，推動高校人事檔案工作的高效發(fā)展。

總之，檔案管理人員的素質(zhì)與高校檔案事業(yè)能否順利發(fā)展關(guān)系十分密切。因此必須加強高校檔案隊伍建設(shè)，檔案管理工作者必須具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理者角色向現(xiàn)代檔案信息管理者身份轉(zhuǎn)變，為學(xué)校的人力資源開發(fā)和利用提供服務(wù)，適應(yīng)高等院校的改革發(fā)展趨勢。

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