淺談綜合性醫(yī)院設(shè)備檔案管理問題與對策

文/福建三明市第一醫(yī)院 邢曉玲

淺談綜合性醫(yī)院設(shè)備檔案管理問題與對策

文/福建三明市第一醫(yī)院 邢曉玲

現(xiàn)代化綜合性醫(yī)院的發(fā)展，與醫(yī)療設(shè)備的投入有很大關(guān)系，而醫(yī)療設(shè)備的日常使用、保養(yǎng)和維護都需要以設(shè)備檔案作為指導(dǎo)和依據(jù)。因此，加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，對提升綜合性醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，提高醫(yī)院綜合運營效益具有關(guān)鍵作用。基于此，本文對醫(yī)療設(shè)備檔案管理相關(guān)問題進行探討，并提出幾點措施及對策，希望對改進、提高綜合性醫(yī)院設(shè)備管理水平有所裨益。

綜合性醫(yī)院設(shè)備檔案；管理；問題；對策

醫(yī)療設(shè)備的先進程度是衡量綜合性醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要指標，如何做好醫(yī)療設(shè)備儀器的購置、維護與管理是醫(yī)院管理工作的重點，而要想管理好、維護好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，就必須重視對設(shè)備檔案的管理工作。因此，如何促進綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，增強設(shè)備檔案管理人員的意識，改進并有效地解決醫(yī)院設(shè)備檔案管理存在的不足，挖掘并利用設(shè)備檔案資源，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用，正是本文所探討的內(nèi)容。

一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺，其中2015年購置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購以及日常維護、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設(shè)備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協(xié)調(diào)，重點是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒有一個具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗收，而對于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫(yī)院未認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門的職責分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進一臺高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應(yīng)充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。

（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)未完善。醫(yī)院對設(shè)備檔案重視不足，認為設(shè)備檔案是一項無關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來擔任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現(xiàn)資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識。首先必須從院領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員都要從思想上認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長期經(jīng)營以及今后發(fā)展的重要因素。認識到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現(xiàn)醫(yī)療資源的科學配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價、采購，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個周期性的過程，整個過程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應(yīng)該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點工作之一。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來說醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個方面：一是采購過程中產(chǎn)生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應(yīng)包括兩大方面：一是院務(wù)會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說明書、手冊等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務(wù)、維修活動以及日后購買設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對于設(shè)備說明的收集則是為后續(xù)的檢測和維護提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護設(shè)備的安全、穩(wěn)定運行。當醫(yī)療設(shè)備進入報廢環(huán)節(jié)時，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設(shè)備的真實價值，確保資產(chǎn)的合理報廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費。由此可見，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項管理活動息息相關(guān)，日常收集過程中應(yīng)注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項采購、安裝監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時、準確地收集到設(shè)備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負責設(shè)備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施投入。

要做好設(shè)備檔案的管理，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設(shè)施的投入，還應(yīng)給檔案管理工作提供必要的條件。應(yīng)按要求嚴格選擇設(shè)備檔案管理場所和設(shè)備檔案存放的庫房。其次，應(yīng)配備設(shè)備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應(yīng)引進先進的設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進設(shè)備檔案管理的信息化，信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等，同時做好軟件建設(shè)，選擇適用的設(shè)備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點來自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時做好檢索設(shè)計等配套工作，以滿足醫(yī)院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細、準確的統(tǒng)計信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

（五）重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的配備。作為醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體執(zhí)行者，檔案管理人員可以選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的人員，或是熱愛檔案管理工作，具有檔案管理專業(yè)知識，熟悉檔案工作流程的人員。醫(yī)院應(yīng)設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專職崗位，負責檔案管理的日常工作。根據(jù)單位的實際情況，規(guī)模較小、設(shè)備檔案較少，可設(shè)置檔案管理兼職人員，由醫(yī)院檔案中心統(tǒng)一管理，或規(guī)定在某時間段內(nèi)由使用科室具體來負責設(shè)備檔案的保管工作，做好檔案的整理、核查工作，然后將信息匯總后移交到設(shè)備管理科，經(jīng)管理科室審核無誤后，再送至檔案室進行保存。醫(yī)院的設(shè)備檔案管理人員要加強學習意識，積極了解《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關(guān)的法律法規(guī)，在頭腦中樹立依法治檔的思想觀念，在工作中嚴格遵守各項法律規(guī)章，切實做好檔案保密工作，加強檔案借閱管理，確保醫(yī)療設(shè)備檔案信息的可靠性、真實性，堅決杜絕檔案作假、檔案遺失等問題。

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是確保醫(yī)院設(shè)備儀器得到有效利用的重要手段。為了充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備使用價值，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，必須加強醫(yī)療設(shè)備檔案信息的采集、分析，挖掘設(shè)備檔案的深層價值，提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理利用水平，為醫(yī)院實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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