探討如何做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

文/樂(lè)山市精神衛(wèi)生中心辦公室 王明香

探討如何做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

文/樂(lè)山市精神衛(wèi)生中心辦公室 王明香

一直以來(lái)，醫(yī)院的檔案管理均是醫(yī)院的重點(diǎn)管理內(nèi)容之一，尤其是規(guī)范化的檔案管理可有效促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。然而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，這項(xiàng)工作卻未得到有效創(chuàng)新，以至于目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院所采用的檔案管理方法無(wú)法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的要求。通過(guò)闡述醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性，具體分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出具有針對(duì)性的策略，有利于全面提升醫(yī)院檔案管理的水平。

醫(yī)院；檔案管理；發(fā)展

由于醫(yī)院檔案中詳細(xì)記錄了發(fā)展過(guò)程中所經(jīng)歷的大小事項(xiàng)，而這些事項(xiàng)中自然也包括醫(yī)院對(duì)醫(yī)療方面的研究，由此可見(jiàn)，醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要影響。對(duì)此，為滿足社會(huì)發(fā)展新格局，醫(yī)院的檔案管理工作亦需不斷努力以及創(chuàng)新，以促使醫(yī)院的檔案管理工作逐步形成規(guī)范化。如此才能更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，繼而努力為公眾提升更加優(yōu)良的服務(wù)。

一、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性

上文中我們提到，在醫(yī)院的檔案資源中，詳細(xì)記錄著醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中所經(jīng)歷的各種事項(xiàng)。因此，醫(yī)院的檔案可謂是最能真實(shí)反映出醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的資料。自此，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與管理已然無(wú)法與檔案資料相分割，而醫(yī)院對(duì)檔案資料的借鑒與利用，則決定著醫(yī)院能否得以健康、有效的發(fā)展。可見(jiàn)，規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理不規(guī)范，檔案管理較為松散。當(dāng)前，國(guó)家針對(duì)各大行業(yè)的檔案管理工作，雖提出了諸如《檔案法》以及《檔案管理方法》等一系列管理法案，并在其中對(duì)不同行業(yè)的檔案管理工作分別提出了相應(yīng)的工作要求與指示。然而就目前我國(guó)各大企業(yè)以及單位的檔案管理現(xiàn)狀而言，無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)或下屬員工，鮮少有人認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因而導(dǎo)致許多有效措施難以得到順利的實(shí)施，自然也就無(wú)法體現(xiàn)出實(shí)際的管理效果。對(duì)此，作為醫(yī)院方面，其在實(shí)際的醫(yī)院管理過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)對(duì)自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并結(jié)合自身的檔案管理工作實(shí)際情況，制定規(guī)范化的管理方式，從而進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度。

在現(xiàn)行的醫(yī)院管理制度中，雖在各方面均有相應(yīng)的管理?xiàng)l例，然而大多都有一定的漏洞有待完善。加之目前國(guó)內(nèi)很少有醫(yī)院有規(guī)范化的管理體系，從而導(dǎo)致許多本應(yīng)屬于檔案管理范疇的檔案依舊處于游離狀態(tài)，最終導(dǎo)致檔案的完整性不高，自然也就影響了檔案資源的利用效率。與此同時(shí)，由于醫(yī)院檔案管理工作大多是由行政辦公室所兼顧負(fù)責(zé)，只能對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)的相關(guān)檔案進(jìn)行收集與整理，至于各科室在日常工作中所產(chǎn)生的載體檔案，則由各科室次年交綜合檔案室，從而造成科室截留檔案，檔案資料不夠完整，檔案員也無(wú)法監(jiān)控，以至于醫(yī)院的檔案管理工作始終處于管理松散的狀態(tài)。

（二）檔案工作硬件投入不足，醫(yī)院檔案管理的設(shè)施不健全。部分醫(yī)院由于本身對(duì)檔案管理工作便不夠重視，因而不愿意在醫(yī)院檔案管理方面投入過(guò)多的資金，以至于大部分醫(yī)院的檔案管理空間極為狹小，不符合檔案長(zhǎng)久保管的標(biāo)準(zhǔn)，加之檔案管理設(shè)備以及管理技術(shù)的落后，更是嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)雖已逐漸開(kāi)始注重計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，但卻極少有將計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，以至于目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作依然停留在人工操作階段，如醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案管理。但這種人工操作的方式，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，將逐漸無(wú)法承載規(guī)范化檔案管理的負(fù)擔(dān)，自然也就難以達(dá)到規(guī)劃范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，采用傳統(tǒng)人工操作的方式，將使檔案管理工作人員無(wú)法接觸到新的技術(shù)，其工作效率也就可想而知。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)較低，無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理要求。由于針對(duì)醫(yī)院的檔案管理，大多數(shù)醫(yī)院雖然有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但領(lǐng)導(dǎo)小組成員大多數(shù)由各科室負(fù)責(zé)人兼任，而有部分科室負(fù)責(zé)人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，以至于其在實(shí)際的檔案管理工作中，無(wú)論是思想或是業(yè)務(wù)水平方面均難達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的要求。

（四）醫(yī)院檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，阻礙醫(yī)院發(fā)展。檔案管理工作作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)醫(yī)院檔案的管理，務(wù)必要有足夠的責(zé)任心。然而就目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的管理現(xiàn)狀而言，無(wú)論是工作人員或是領(lǐng)導(dǎo)干部，均未對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠的重視，以至于醫(yī)院普遍對(duì)檔案信息的利用率不高，長(zhǎng)此以往，將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

三、做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理，構(gòu)建完善管理制度。檔案于任何行業(yè)而言，都是不可多得的寶貴財(cái)富。對(duì)此，作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠的重視。當(dāng)然，這次過(guò)程中，醫(yī)院還需認(rèn)識(shí)到檔案本身需具備高度的真實(shí)性與原始性，因而針對(duì)醫(yī)院的檔案管理則必須追求規(guī)范化的管理。而要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理，首先需注重硬件設(shè)施的建設(shè)，以改善醫(yī)院檔案管理工作的工作環(huán)境。其次則是基于檔案管理工作的特殊性，需注重檔案保存的環(huán)境，因而醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求，如紙質(zhì)載體檔案，必須存放于檔案盒和密集柜中，與此同時(shí)，進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案存放的安全性，作為醫(yī)院方面，有必要引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，以進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案的安全與完整。

（二）加大硬件投入，完善檔案管理設(shè)施。隨著社會(huì)形勢(shì)的越趨復(fù)雜，針對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作，防盜、防火、防潮儼然已成為對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。對(duì)此，醫(yī)院方面務(wù)必要結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過(guò)配備相應(yīng)的管理設(shè)備來(lái)為醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理提供硬件方面的支撐。若經(jīng)濟(jì)條件較為寬松，還應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。要想切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理工作水平，首先應(yīng)從提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面做起。與此同時(shí)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的崗位職業(yè)與能力方面，醫(yī)院亦要完善醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。若出現(xiàn)人員變動(dòng)等情況，應(yīng)在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進(jìn)行。此外，針對(duì)檔案管理人員的技能提升，醫(yī)院方面有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作，從而提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

（四）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)重視程度，加大檔案管理投資力度。為保證醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性，首先，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作。只有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能積極推動(dòng)檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，為給醫(yī)院的檔案管理工作創(chuàng)造更加有利的工作條件。醫(yī)院方面還應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，以提升檔案管理工作的實(shí)效性，繼而提升管理者的管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，為滿足新時(shí)期對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的各方面要求，作為醫(yī)院方面，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)或是相關(guān)工作人員，都要不斷革新傳統(tǒng)管理觀，并積極展開(kāi)對(duì)新管理模式的研究與探討，從而建立起符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的管理體系，以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)。與此同時(shí)，醫(yī)院方面還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，以從中找出有利于醫(yī)院發(fā)展的新機(jī)遇，從而促使醫(yī)院的檔案管理工作逐步往規(guī)范化的方向發(fā)展，最終為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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