淺談醫(yī)院科技檔案管理工作的改進(jìn)措施

文/廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 符穗湘

淺談醫(yī)院科技檔案管理工作的改進(jìn)措施

文/廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 符穗湘

由于醫(yī)院的科技檔案管理工作涉及科技等信息，因而相較于一般的檔案管理工作，醫(yī)院的科技檔案管理對管理人員的專業(yè)性以及科技性方面有著更高的要求。此外，由于該檔案以科技為主體，因而可能直接對人民群眾的生命安全產(chǎn)生影響。醫(yī)院科技檔案的管理，與醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展有著極為密切的關(guān)聯(lián)。

醫(yī)院；科技檔案；管理

醫(yī)院的科技檔案詳細(xì)記錄著科研過程中產(chǎn)生的有價值的文字、聲像、圖表等材料，具有一定的真實性以及完整性特點。作為醫(yī)院重要的信息來源，做好科技醫(yī)院檔案的管理工作并善用醫(yī)院科技檔案資源，方能進(jìn)一步推動科技成果的轉(zhuǎn)化，一方面可為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，另一方面則能可對醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起到有效的促進(jìn)作用。

一、醫(yī)院科技檔案的特點

（一）專業(yè)性。由于醫(yī)院的科技檔案是由醫(yī)院所從事的科研活動以及建設(shè)活動逐漸累計而成，加之醫(yī)學(xué)專業(yè)有著許多的分支，而這些分支各自又有著極為鮮明的特點，因而要想充分反映出這些分支的特點，相應(yīng)的管理亦需注重專業(yè)性，如此方能實現(xiàn)科學(xué)管理科技檔案。

（二）多樣性。眾所周知，醫(yī)學(xué)有著極為廣泛的涵蓋范圍，包括醫(yī)學(xué)、衛(wèi)生、藥學(xué)等，而這些眾多的分支使得醫(yī)院科技檔案來源呈現(xiàn)了出分散性的特征。與此同時，隨著社會的不斷發(fā)展，面對日益增多的科技檔案載體以及多樣化的載體形式，更是讓醫(yī)院的科技檔案管理呈現(xiàn)出了多專業(yè)性以及多形式等特征，增添了醫(yī)院科技檔案管理工作的工作難度。

（三）成套性。由于科技檔案所記錄對象通常為某一獨立的項目或特有的現(xiàn)象，因而針對醫(yī)院科技檔案的管理工作，應(yīng)務(wù)必注重該檔案特有的成套性特點。與此同時，由于科技檔案中詳細(xì)記錄著各種研究對象或項目的全過程，因而針對科技檔案管理，還應(yīng)務(wù)必注重檔案的完整性，如此方能有效利用，進(jìn)而為醫(yī)院的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）現(xiàn)實性。醫(yī)院的科技檔案不僅能為醫(yī)院工作人員的日常工作行為提供借鑒，更是醫(yī)院賴以發(fā)展的重要資源，如歸入檔案部門的病例，不僅能對醫(yī)生的日常工作行為提供極大的幫助，又能作為檢索臨床研究與臨床流行病研究的索引，與此同時，還能作為關(guān)鍵時刻的法律憑證。這些都是醫(yī)院科技檔案現(xiàn)實性最為顯著的體現(xiàn)。

（五）保密性。由于醫(yī)院科技檔案中所記載事項，均為該醫(yī)院所從事，因而具有一定的有價性。對此，作為醫(yī)院方面，務(wù)必要根據(jù)國家規(guī)定對有特殊價值的科技檔案進(jìn)行保密等級的明確，并正確處理好其中的關(guān)系。

二、醫(yī)院科技檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度有待健全，立卷機(jī)制較為死板生硬。目前，國內(nèi)許多醫(yī)院，由于其本身對科技檔案管理工作不夠重視，因而普遍存在科技檔案管理工作不夠規(guī)范等問題。此外便是文件檔案檢索的效率問題。目前，國家雖大力提倡采用電子檢索的方式，但有一部分醫(yī)院依舊沿用傳統(tǒng)人工檢索的方法，其中更有部分自認(rèn)為經(jīng)驗老道的科技檔案管理人員，盲目相信自己所研究出來的檢索工具，他們錯誤地認(rèn)為只要運用更多的檢索工具便能進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，這種求多而不求精的思想反而降低了這些管理人員的管理水平。對此，為改變這樣的管理現(xiàn)狀，醫(yī)院有必要制定出符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的管理制度，以確?？萍紮n案的完整性，

（二）缺乏專職管理人員，服務(wù)質(zhì)量有待提高。要想切實提升醫(yī)院科技檔案管理工作水平，首先便應(yīng)從提升管理人員的綜合素質(zhì)方面做起，并根據(jù)醫(yī)院科技檔案管理的崗位職業(yè)與能力方面來不斷完善醫(yī)院的科技檔案管理人員隊伍建設(shè)。若出現(xiàn)人員變動等情況，應(yīng)在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進(jìn)行。此外，針對科技檔案管理人員的技能提升，作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必加強(qiáng)對科技檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作，借此提升管理人員的綜合素養(yǎng)。

（三）醫(yī)院科技檔案利用反饋率不理想，檔案管理編研薄弱。醫(yī)院的工作大多圍繞醫(yī)療活動來進(jìn)行，若對檔案利用的反饋工作不夠重視，便無法得知醫(yī)院科技檔案中所存在的問題。長久以來，國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員，其在管理科技檔案過程中，僅是起到了收集與管理的作用，極少有檔案管理人員會利用檔案資源為醫(yī)院各科室提供相應(yīng)的服務(wù)，從而導(dǎo)致醫(yī)院的科技檔案難以發(fā)揮其實際的效用，甚至有醫(yī)院工作人員連檔案室的職能亦不了解，進(jìn)而更談不上所謂的理解與支持。與此同時，由于大多數(shù)醫(yī)院的科技檔案管理人員年齡相對偏高，因而針對現(xiàn)代化的管理技術(shù)，無法做到完美的運用，自然也就無法確保檔案信息的匯編與分析的準(zhǔn)確性。

（四）科技檔案收集不齊全，嚴(yán)重影響醫(yī)院的發(fā)展。當(dāng)前，國內(nèi)醫(yī)院的科技檔案管理普遍存在材料原件少但復(fù)印件多，記錄、圖表等重要原始材料不全等問題，對于一些醫(yī)院中關(guān)鍵的科技檔案的驗收結(jié)論、成果和專家評審材料等證明材料的存檔較少。這種科技檔案收集不齊全現(xiàn)象，不僅嚴(yán)重影響了科技檔案的利用效率，甚至可能對醫(yī)院的發(fā)展帶來阻礙。

三、強(qiáng)化醫(yī)院科技檔案管理工作的策略

（一）建立有效監(jiān)管制度，確保立卷歸檔完整。作為醫(yī)院方面，為確保自身科技檔案管理各項工作的有效落實，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》以及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，建立一套符合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理制度，明確劃分科技檔案的歸檔范圍，從質(zhì)控上完善動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)生遺漏和丟失的現(xiàn)象，應(yīng)該及時采取補救的措施，從而保證醫(yī)院科技檔案管理的及時性、完整性、安全性和有效利用率。制定科研檔案管理辦法、歸檔范圍和保管期限表。堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷歸檔，做到科研和建檔工作實行“四同步”管理，即下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果以及教學(xué)、科研人員提職考核與檔案部門出具科研課題歸檔情況證明材料同步。

（二）培養(yǎng)管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化主動服務(wù)意識。關(guān)于醫(yī)院科技檔案管理工作的管理人員配置方面，應(yīng)專門配備能保證其工作穩(wěn)定的專職管理人員，明確要求醫(yī)院科技檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任心、使命感和較高的業(yè)務(wù)水平，如此才有利于滿足科技檔案管理工作的客觀需求。其次，還應(yīng)該合理指導(dǎo)德才兼?zhèn)涞尼t(yī)院科技檔案管理人員到上級檔案部門進(jìn)行一段時間的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或者讓其直接訂閱檔案管理刊物進(jìn)行學(xué)習(xí)。再次，應(yīng)該引導(dǎo)醫(yī)院科技檔案管理人員逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的“看門守攤，等人查檔”的片面性思維，逐步形成“提高科技檔案工作服務(wù)質(zhì)量是檔案工作生命線”的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變以往被動的“等、靠、要”的觀念，提前介入醫(yī)院科技檔案管理中，積極主動走出辦公室，走上實踐崗位，深入基層和現(xiàn)場，積極主動進(jìn)行醫(yī)院科技檔案歸檔管理。同時，還應(yīng)該采取高效的方法督促相關(guān)人員進(jìn)行及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料的處理工作，從而確保醫(yī)院科技檔案管理資料的完整性，讓醫(yī)院科技檔案管理人員逐步由“被動查詢”變成為“主動服務(wù)”，有效提升醫(yī)院科技檔案的管理水平。

（三）重視科技檔案工作，深入了解醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性。任何檔案保管的目的都是為了日后更好地利用，醫(yī)院的科技檔案管理亦是如此。因此，作為醫(yī)院科技檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案的收集、管理、保存等工作時，應(yīng)全面認(rèn)識到科技檔案管理工作的重要性，嚴(yán)格遵守國家的保密政策，切實做好檔案的保密工作，且此外的任何工作都應(yīng)以保密為前提。每一科研題組長都要指定專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、積累，下項目完成或告一段落后，由課題負(fù)責(zé)人指定專人予以整理、立卷，由課題負(fù)責(zé)人審查簽名后，與鑒定驗收或中止后兩個月內(nèi)向醫(yī)院綜合檔案室歸檔。

此外，醫(yī)院負(fù)責(zé)人還應(yīng)該采取多元化的手段，如科技檔案管理制度上墻、內(nèi)部刊物發(fā)表宣傳和新聞報道等，大肆宣傳醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性，讓醫(yī)院各個科室的醫(yī)務(wù)人員能夠真正認(rèn)識到醫(yī)院科技檔案管理工作并不僅僅是科技檔案管理部門的事，也是每個醫(yī)院科室、帶教人員和科教部門、檔案管理部門的職責(zé)，充分認(rèn)識到醫(yī)院科技檔案管理工作的重要性，從而逐步在整個醫(yī)院發(fā)展過程中形成全員科技檔案管理意識的格局。

（四）全面開放收集科技檔案，充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。檔案的搜集是管理科技檔案的基礎(chǔ)，唯有確保檔案收集的完整、準(zhǔn)確與及時性，方能從根本上保證科技檔案的有效價值。因此，針對科技檔案的收集，作為科技檔案管理人員，應(yīng)以檔案室為中心，將檔案管理工作的范疇主動“輻射”至醫(yī)院各科室，以進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的收集范圍與內(nèi)容。與此同時，作為醫(yī)院管理者，應(yīng)鼓勵醫(yī)院全體員工共同參與到醫(yī)院科技檔案的收集過程中，對此，科技檔案管理人員便應(yīng)主動承擔(dān)起提醒各科室負(fù)責(zé)人的職責(zé)，進(jìn)一步確保檔案資源收集的全面性。當(dāng)然，為切實提升檔案管理人員的工作積極性與主動性，醫(yī)院方面還應(yīng)提出各項獎懲措施，來提高檔案管理人員的工作責(zé)任心。最后，則是針對各項科研活動的鑒定與驗收，應(yīng)由檔案人員參與把關(guān)并負(fù)責(zé)搜集零散的文件，以決定對這些檔案資源的取舍，進(jìn)而通過整合這些零散的科技文獻(xiàn)，從而其作用可得以最大限度地發(fā)揮，繼而為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的幫助。

此外，醫(yī)院方面還要不斷拓寬檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案的重要作用，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供及時、周到的服務(wù)。積極開展多種編研活動，有利于深入挖掘和利用信息資源，為醫(yī)院科技檔案使用者提供多層次、多方面和實效性的信息。同時，還應(yīng)該提升醫(yī)院科技檔案資料利用的反饋信息，逐步實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，達(dá)到醫(yī)院科技檔案信息資源的共享目的，最大限度提高醫(yī)院科技檔案管理的開發(fā)利用效率。例如， 我院口腔科翁志強(qiáng)主任醫(yī)師研究的《粵航一號稻米輔助治療復(fù)發(fā)性阿弗他潰瘍綜合研究》課題，于2008年獲廣州市教育局立項，2011年結(jié)題。該課題主要研究糙米對人體的新陳代謝、免疫功能的構(gòu)建作用，可有效預(yù)防腳氣病、神經(jīng)炎、口腔潰瘍、唇炎、角膜炎等疾病，幫助反復(fù)口腔潰瘍患者以糙米為主食的飲食干預(yù)方案，能夠鑒別口腔潰瘍是否為系統(tǒng)疾病的表征，減少過度檢查所發(fā)生的醫(yī)療費用，方便患者進(jìn)行飲食調(diào)理。課題立項、結(jié)題和開發(fā)，離不開檔案的利用。

四、結(jié)論

總之，醫(yī)院的科技檔案作為不可再生的重要資源，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院方面的足夠重視。與此同時，作為醫(yī)院科技檔案管理人員，應(yīng)在確保醫(yī)院科技檔案安全的前提下注重提升檔案資源的利用效率，以此為醫(yī)院各項工作的開展提供借鑒，繼而為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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