論檔案管理在職業(yè)教育中的作用

文/海南省五指山市省農(nóng)林科技學(xué)校 張聞

論檔案管理在職業(yè)教育中的作用

文/海南省五指山市省農(nóng)林科技學(xué)校 張聞

伴隨著我國(guó)法律體系建設(shè)的逐漸完善和檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于中職學(xué)校的檔案管理已進(jìn)入正軌。在本文中，筆者將對(duì)檔案管理在職業(yè)教育中的作用進(jìn)行探討分析，并說(shuō)明如何正常發(fā)揮檔案管理工作的效用。

檔案管理；職業(yè)教育；作用

目前，大多數(shù)中職學(xué)校進(jìn)行檔案管理時(shí)仍采用簡(jiǎn)要管理的舊形式，同時(shí)還存在對(duì)檔案建設(shè)重視程度不夠的現(xiàn)象。2012年，隨著海南省教育廳出臺(tái)《海南省中等學(xué)校檔案管理辦法》后，各中職學(xué)校加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，檔案建設(shè)工作逐步完善，并接軌瓊蘭檔案的管理模式，實(shí)行信息化管理。今后，中職學(xué)校的檔案建設(shè)重點(diǎn)工作應(yīng)放在信息化建設(shè)方面，從而保證檔案管理工作能夠真正發(fā)揮促進(jìn)教學(xué)水平、激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)、便利校園管理、優(yōu)化校園氛圍等作用。

一、檔案管理在職業(yè)教育中的作用

（一）有利于提高教師業(yè)務(wù)能力和師資水平。中職學(xué)校主要是對(duì)職業(yè)人才的培養(yǎng)，而在教學(xué)過(guò)程中，師資力量與職業(yè)人才的培養(yǎng)緊密聯(lián)系。在職業(yè)學(xué)校中，教師都是來(lái)自各個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，其教學(xué)能力和教學(xué)經(jīng)歷直接影響對(duì)職業(yè)人才的培養(yǎng)。為了保證每位老師都能發(fā)揮重要作用，對(duì)所有老師的學(xué)歷水平、繼續(xù)教育情況、開(kāi)展公開(kāi)課經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)基本功等因素進(jìn)行詳細(xì)整合，并做好記錄和歸檔存檔工作。讓學(xué)校了解每位教師的真實(shí)情況，適當(dāng)安排其進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、講座活動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，從而保證教學(xué)人員的教學(xué)質(zhì)量。對(duì)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)有限的教師，還能及時(shí)安排其外出培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，從而促進(jìn)學(xué)校整體師資水平的提高。

（二）有利于幫助畢業(yè)生實(shí)習(xí)、就業(yè)。中職學(xué)校的學(xué)生是否能夠真正適應(yīng)于社會(huì)，并被工作單位所認(rèn)可，這需要學(xué)生進(jìn)行一定的實(shí)際操作來(lái)進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以為學(xué)生編制一份實(shí)習(xí)鑒定表，將學(xué)生在校實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)進(jìn)行記錄保存，為將來(lái)就業(yè)和用工單位擇優(yōu)錄用打下了良好的基礎(chǔ)，并讓畢業(yè)生擁有能夠證明自己技術(shù)能力的書(shū)面材料。同時(shí)，學(xué)校檔案在實(shí)習(xí)單位和畢業(yè)生中起到了紐帶和橋梁的作用，從而既能體現(xiàn)出學(xué)校對(duì)畢業(yè)學(xué)生的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，更能讓家長(zhǎng)放心；最為重要的是這既能為實(shí)習(xí)打下基礎(chǔ)，又能為就業(yè)拓寬門(mén)路。

（三）有利于招生就業(yè)工作，擴(kuò)大社會(huì)影響力。對(duì)學(xué)校往年就業(yè)率的真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過(guò)規(guī)整記錄、存檔立卷后，可在校園內(nèi)進(jìn)行檔案信息公布。一方面，讓學(xué)生通過(guò)精確的數(shù)據(jù)信息，相應(yīng)選擇對(duì)口專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，同時(shí)，激勵(lì)學(xué)生在校期間努力學(xué)習(xí)，為未來(lái)的職業(yè)生涯而奮斗。另一方面，學(xué)校往年就業(yè)率的信息，增強(qiáng)了家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的信心，擴(kuò)大了學(xué)校在社會(huì)上的影響力，從而促進(jìn)學(xué)校招生就業(yè)工作的開(kāi)展。

二、促進(jìn)檔案管理在職教中產(chǎn)生作用的途徑

（一）實(shí)施檔案管理信息化，提高檔案信息質(zhì)量。目前，在中職學(xué)校的檔案管理工作中，管理重點(diǎn)應(yīng)向信息化轉(zhuǎn)移，將檔案信息的載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為光盤(pán)或計(jì)算機(jī)，要實(shí)行信息化管理，必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案，并且對(duì)檔案文件中的重點(diǎn)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行彩色掃描，從而更為精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案管理，提高檔案信息準(zhǔn)確度，明確檔案中的重點(diǎn)內(nèi)容。電子檔案管理可實(shí)現(xiàn)較多紙質(zhì)復(fù)印文件所不能進(jìn)行的工作，例如隨時(shí)增添或更改，每個(gè)學(xué)期對(duì)學(xué)生或教師進(jìn)行評(píng)語(yǔ)等等；電子化檔案具有較大的優(yōu)勢(shì)，可解決紙質(zhì)檔案的缺陷問(wèn)題，使得其檔案信息整體應(yīng)用質(zhì)量大幅提升。并且，還要在學(xué)校內(nèi)規(guī)范電子化檔案技術(shù)，正確指導(dǎo)檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，從而更為方便準(zhǔn)確地篩選、整合各類(lèi)信息，進(jìn)一步保證檔案信息化管理工作行之有效。

（二）加強(qiáng)學(xué)校對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視程度?，F(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案管理工作時(shí)，對(duì)于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只負(fù)責(zé)保管，而不負(fù)責(zé)檔案的準(zhǔn)確性。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在需要的時(shí)候，能夠及時(shí)進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷，并且在工作后辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、考取公務(wù)員等都要查閱檔案。所以，想要檔案管理在職業(yè)教育中發(fā)揮最為有效的作用，就必須要重視畢業(yè)生檔案管理工作，讓學(xué)生檔案成為畢業(yè)生進(jìn)入職場(chǎng)的一塊“敲門(mén)磚”，實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育的根本目的。

（三）規(guī)范檔案材料的管理。首先需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，使用更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時(shí)，還要制定專(zhuān)門(mén)的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)到人，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式可以依據(jù)檔案有關(guān)部門(mén)和海南省教育廳頒布的《海南省中等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，在對(duì)檔案文件進(jìn)行整理時(shí)，特別是學(xué)校中存留的紙質(zhì)檔案，工作人員必須要保證檔案的美觀大方，在書(shū)寫(xiě)時(shí)盡量選擇碳素墨水。如果是電子化檔案，就需要進(jìn)行分年度、分類(lèi)別的有序管理，從而保證學(xué)校各類(lèi)信息更加系統(tǒng)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中職院校檔案管理工作對(duì)促進(jìn)職業(yè)教育有著非常重要的意義，并在教學(xué)過(guò)程中影響著教師資源開(kāi)發(fā)的整體程度和學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，所以，做好檔案管理工作無(wú)論是對(duì)學(xué)校還是對(duì)學(xué)生都具有非常重要的作用。

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