職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用探究

文/廣東惠州城市職業(yè)學(xué)院 楊秋婷

職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用探究

文/廣東惠州城市職業(yè)學(xué)院 楊秋婷

職業(yè)學(xué)校檔案管理開發(fā)與利用關(guān)系到學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，探究檔案管理開發(fā)利用的現(xiàn)狀并找到有效的舉措對于學(xué)生、學(xué)校以及社會都有著積極的意義。本文將詳細(xì)闡述職業(yè)學(xué)校檔案管理開發(fā)利用的重要意義，深入探究學(xué)校檔案管理開發(fā)利用的現(xiàn)狀，并對此提出具體解決的措施。

職業(yè)學(xué)校；檔案管理；開發(fā)利用

一、引言

時代瞬息萬變，教育行業(yè)也需要做到與時俱進(jìn)，在工作中多創(chuàng)新，適應(yīng)當(dāng)下社會環(huán)境，推動教育事業(yè)的順利改革。職業(yè)學(xué)校的整體辦學(xué)水平可以通過檔案管理的情況反映出來，加強(qiáng)對職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息資源的開發(fā)和利用對學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要。職業(yè)學(xué)校檔案管理指的是學(xué)校按照國家的相關(guān)要求嚴(yán)格對學(xué)校的行政、人事、經(jīng)營等內(nèi)容進(jìn)行文檔資料的統(tǒng)一管理。學(xué)校完善的檔案管理可以提高資源的有效利用，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，為學(xué)校的教職工提供高品質(zhì)的服務(wù)。職業(yè)學(xué)校檔案管理是學(xué)科建設(shè)的重要組成部分，尤其是在信息技術(shù)時代，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理開發(fā)與利用對于領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革起到了不可替代的作用。

二、加強(qiáng)檔案管理開發(fā)利用的重要意義

學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個方面的工作，學(xué)校檔案反映了學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展、財務(wù)、教育活動等，檔案記錄的形式豐富多樣，既有文字形式，也有圖片、視頻資料等。學(xué)校檔案管理開發(fā)利用需要堅持一定的原則，確保保存的檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用要從學(xué)校的實(shí)際出發(fā)，與學(xué)校的發(fā)展計劃、工作安排相一致。

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用對于學(xué)校的發(fā)展而言是一個新的機(jī)遇，學(xué)校的檔案室不能僅僅停留在保存資料層面上，而是通過檔案管理的開發(fā)利用拓展學(xué)校檔案室的用途，進(jìn)一步宣傳學(xué)校的檔案事業(yè)。學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用將進(jìn)一步挖掘?qū)W校現(xiàn)有資源的價值，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校整體辦學(xué)水平的提高。學(xué)校檔案管理開發(fā)與利用體現(xiàn)了素質(zhì)教育，它符合當(dāng)下教育發(fā)展的需求，能夠?yàn)槿藗兲峁└尤?、專業(yè)、個性的服務(wù)。學(xué)校的管理工作十分繁瑣，校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時候需要翻閱相關(guān)的檔案信息，這樣才能保證決策的科學(xué)合理。例如，領(lǐng)導(dǎo)者在任用教職工時需要查閱現(xiàn)有教職工的個人檔案，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)科學(xué)安置當(dāng)前的教職工。職業(yè)學(xué)校檔案資源的開發(fā)將有利于推進(jìn)教學(xué)內(nèi)容的改革，加強(qiáng)教學(xué)的實(shí)用性，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)。

三、職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用

（一）開發(fā)利用現(xiàn)狀。職業(yè)學(xué)校的檔案真實(shí)反映了學(xué)校的歷史發(fā)展，對當(dāng)前教育工作意義重大。然而當(dāng)前我國職業(yè)學(xué)校檔案管理開發(fā)利用工作還存在諸多問題。我國職業(yè)學(xué)校在檔案管理上的意識比較淡薄，不少學(xué)校未能對學(xué)校檔案信息資料的管理引起足夠的重視。職業(yè)學(xué)校的檔案管理思維比較傳統(tǒng)和保守，信息資源得不到有效的開發(fā)利用，影響了學(xué)校的整體管理運(yùn)作及長遠(yuǎn)發(fā)展。很多職業(yè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識比較膚淺，檔案管理遲遲無法實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。除了領(lǐng)導(dǎo)思想觀念上對檔案管理重視不夠之外，很多檔案管理人員自身也不重視檔案管理的改革和完善，管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能還比較欠缺，他們思想觀念落后，專業(yè)技能不過關(guān)，在檔案的保管與整理等環(huán)節(jié)中，管理人員存在很多疏漏。檔案管理人員不注重提升自我各方面的能力，管理的方式傳統(tǒng)落后，低效的工作使得管理人員根本無法在檔案管理的開發(fā)與利用上投入更多的精力，整個檔案室的運(yùn)作顯然不符合當(dāng)下人們的需求。

檔案管理已經(jīng)不僅僅局限于信息資料的收藏，資料收藏的目的在于為人們的工作提供更多的便利，使用檔案信息才是檔案管理的重心。然而，不少管理人員只重視保護(hù)檔案，未能發(fā)揮檔案管理的潛在價值。學(xué)校檔案室的館藏檔案比較單一，在缺乏規(guī)范性的工作環(huán)境下，學(xué)校資源收集形式單一，許多內(nèi)容都未能得到有效的歸檔。當(dāng)前信息資源與教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系不夠密切，檔案資料的利用率低，盡管互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)了人們的生活工作中，但是職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上較為缺乏，檔案管理的設(shè)施設(shè)備嚴(yán)重匱乏，檔案管理開發(fā)利用效率低，信息化程度低，浪費(fèi)了大量不必要的人力物力。

（二）開發(fā)利用的具體措施。包括如下幾個方面：

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，更新檔案管理人員的觀念。職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用需要有一批高素質(zhì)的檔案管理人員，因此學(xué)校必須更新檔案管理人員的觀念，讓他們意識到檔案管理的重要意義與價值，引導(dǎo)學(xué)校檔案管理人員不斷完善自我，提高其檔案信息的管理能力。從觀念上看，職業(yè)學(xué)校管理人員要注重檔案管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，切勿隨心所欲，在檔案的保存時要為后期檔案資料的利用有所考慮，采取最合適的檔案管理方法，提高工作的效率。

檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新的知識，完善自身的知識體系，拓展視野，這樣才能提高檔案管理的水平，在檔案管理工作中融入新的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)造性，符合21世紀(jì)人們各種各樣的需求，為學(xué)生、校領(lǐng)導(dǎo)、教職工等提供最到位的服務(wù)。學(xué)校要定期為檔案管理人員提供專業(yè)而系統(tǒng)的培訓(xùn)，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)來彌補(bǔ)管理人員知識技能上的不足，打開管理人員的思路，增強(qiáng)檔案管理人員的使命感與強(qiáng)烈的責(zé)任心，發(fā)揮檔案管理人員的積極作用，建設(shè)一個現(xiàn)代化的檔案管理體系。

2.加強(qiáng)學(xué)校檔案室建設(shè)，實(shí)施高效管理。管理工作質(zhì)量的提高離不開學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)，學(xué)校必須進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案室建設(shè)工作，完善各項(xiàng)硬件設(shè)施設(shè)備，為職業(yè)學(xué)校實(shí)施檔案現(xiàn)代化高效管理奠定良好的基礎(chǔ)。學(xué)校要投入足夠的資金進(jìn)行檔案室的建設(shè)工作，確保檔案信息管理工作的高效、準(zhǔn)確、機(jī)密。學(xué)校還要根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容的不同專門設(shè)置各個類別的檔案，將各種檔案資料分門別類地進(jìn)行整理。檔案室必須要有基本的辦公工具和辦公設(shè)備，打印機(jī)、裝訂用具都是必不可少的。當(dāng)然，職業(yè)學(xué)校建設(shè)必須做好防火、防盜、防水、防電等工作，做好檔案室的基本建設(shè)工作。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，職業(yè)學(xué)校的檔案室還要充分利用現(xiàn)代技術(shù)，配備計算機(jī)、監(jiān)控器等設(shè)備，落實(shí)學(xué)校檔案管理工作的信息化。學(xué)校要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與國際網(wǎng)絡(luò)的對接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各種資源的共享。

3.利用并完善檔案管理措施。為了更好地開發(fā)利用學(xué)校檔案信息，學(xué)校要做好相關(guān)的基礎(chǔ)性工作。職業(yè)學(xué)校檔案管理人員要采取一系列的措施，建立完善的檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、制度化，提高職業(yè)學(xué)校檔案管理的效率。管理人員首先要對學(xué)校檔案室的工作人員加強(qiáng)管理，明確每個人的工作職責(zé)，確保檔案的收集、整理和利用的有序進(jìn)行。管理人員的管理工作要按照一定的規(guī)章流程進(jìn)行，結(jié)合學(xué)校的情況建立完善的檔案體系，有計劃、有組織地開展檔案管理工作。在職業(yè)技術(shù)學(xué)校中引入現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，還能加快資料的收集和處理，落實(shí)現(xiàn)代教學(xué)。

四、結(jié)論

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，職業(yè)學(xué)校會慢慢發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作對于學(xué)校未來發(fā)展的重要意義。做好檔案的開發(fā)與利用需要職業(yè)學(xué)校集中力量逐個解決當(dāng)前存在的種種問題，只有轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗n案管理的固有觀念，加大資金投入建設(shè)現(xiàn)代化檔案室，完善職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理體系，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，職業(yè)學(xué)校檔案管理的開發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)新的突破。

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