淺談電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性與局限性

文/浙江省慶元縣食用菌科學(xué)技術(shù)研究中心 吳冰云

淺談電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性與局限性

文/浙江省慶元縣食用菌科學(xué)技術(shù)研究中心 吳冰云

如今社會(huì)是電子化的社會(huì)，很多檔案都已經(jīng)變成電子模式，但是因?yàn)槠漭d體的特殊性，電子檔案在管理方面還是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所區(qū)別，電子檔案比紙質(zhì)檔案更容易進(jìn)行儲(chǔ)存、搜索和管理等，尤其在管理方面具有很強(qiáng)的優(yōu)越性，同樣和紙質(zhì)檔案相比較也具備一定的局限性，本文就電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性與局限性進(jìn)行分析。

電子檔案；科研檔案；優(yōu)越性；局限性

科研檔案是在進(jìn)行科學(xué)研究和實(shí)踐活動(dòng)中，對(duì)有價(jià)值的文字、圖像、聲音等進(jìn)行保存的材料，是科研工作重要的部分，針對(duì)科研檔案進(jìn)行管理也是科研工作重要的環(huán)節(jié)，而隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，電子檔案進(jìn)入科研檔案管理應(yīng)用中，方便人員快速檢索和儲(chǔ)存等，甚至有逐漸取代紙質(zhì)檔案的可能，文章對(duì)電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性和局限性進(jìn)行了分析，希望對(duì)科研檔案管理的效率和質(zhì)量有所幫助。

一、電子檔案在科研檔案管理中的優(yōu)越性

電子檔案是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)整記錄，通過計(jì)算機(jī)或一些其他的電子設(shè)備將整理好的文件進(jìn)行儲(chǔ)存，電子檔案不僅有紙質(zhì)檔案原始記錄和真實(shí)性的功能，而且還同時(shí)具有相應(yīng)的快捷、便利、共享、可分離、繼承等特性，因此電子檔案在科研檔案管理中具有一定的優(yōu)越性。

（一）電子檔案照比紙質(zhì)檔案占用的空間小。電子檔案的記錄方式一般都是通過計(jì)算機(jī)或者其他數(shù)碼產(chǎn)品進(jìn)行記錄保存，比如一些光盤、硬盤、磁帶等的存在，一個(gè)大容量的硬盤相當(dāng)于上百份資料的收集，所以說同樣數(shù)量的檔案資料，利用電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)占用的空間就遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案的存放空間，而且隨著電子檔案的載體容量的增大，電子檔案的優(yōu)勢(shì)就越發(fā)明顯，甚至開始逐漸的取代紙質(zhì)檔案。

（二）電子檔案比紙質(zhì)檔案的記錄方式要多。紙質(zhì)檔案的記錄方式過于單一，因?yàn)榭蒲惺且粋€(gè)動(dòng)手實(shí)踐的過程，很多時(shí)候都會(huì)包括一些科研實(shí)驗(yàn)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，只能記錄靜態(tài)的信息，例如顯微鏡使用方法、科研的過程前后順序等，但是這種記錄方法容易失真，造成實(shí)驗(yàn)的錯(cuò)誤，于是在現(xiàn)代科技發(fā)達(dá)的今天，電子檔案開始被提出來，并廣泛使用。電子檔案可以將文字、圖片、影像、聲音等通過一些數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行記錄，并且通過計(jì)算機(jī)將這些檔案轉(zhuǎn)移到移動(dòng)硬盤上進(jìn)行保留，所以說電子檔案比紙質(zhì)檔案的記錄方式多。

（三）電子檔案的管理方式比較靈活。電子檔案的管理方面，也是比較靈活的，因?yàn)樗粌H可以用紙質(zhì)分類的管理方法，而且還可以使用專門的軟件進(jìn)行管理。比方說，將電子檔案按照項(xiàng)目的結(jié)題、經(jīng)費(fèi)的使用情況、科研的成果等進(jìn)行分類歸放，或者通過系統(tǒng)設(shè)定的方式，可以針對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行檢索，例如想知道食用菌在食物方面的研究結(jié)果，只要在系統(tǒng)中輸入就可以直接進(jìn)行了解和查看，它不像紙質(zhì)檔案只能通過檔案室進(jìn)行查找。

（四）電子檔案中的信息和載體之間可以進(jìn)行分離。紙質(zhì)的檔案在進(jìn)行管理的過程中，一旦有人員想要使用，需要進(jìn)行手抄或者復(fù)印，甚至有的重要實(shí)驗(yàn)結(jié)果為了安全起見，不允許帶到檔案室之外，甚至怕失真同樣不允許進(jìn)行復(fù)印，但是電子檔案卻不同，其中包含的信息可以完全與載體進(jìn)行分離處理，可以通過打印機(jī)將需要的檔案進(jìn)行打印帶出，不用擔(dān)心對(duì)檔案有所損害。

（五）電子檔案具有一定的機(jī)密性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的還有其機(jī)密性，因?yàn)楹芏嗟碾娮訖n案通過計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行加密處理，將電子檔案進(jìn)行加密保存，尤其是一些重要的食用菌實(shí)驗(yàn)成果、研究過程、關(guān)鍵參數(shù)等都不方便進(jìn)行公開，針對(duì)這種重要級(jí)的檔案，最好的方法就是將其進(jìn)行電子檔案管理，然后進(jìn)行加密管理。

二、電子檔案在科研檔案管理中的局限性

電子檔案在具有占用空間小、記錄方式多、管理方式靈活、可以進(jìn)行分離以及機(jī)密性優(yōu)越性的同時(shí)，也需要對(duì)電子檔案在科研檔案管理中的局限性有所認(rèn)知，以達(dá)到全面了解電子檔案、更好地發(fā)揮電子檔案在科研檔案管理中的使用。而電子檔案在科研檔案管理中最大的局限就是安全性，因?yàn)殡S著社會(huì)科技的發(fā)展，在電子檔案發(fā)展迅速的今天，同樣的安全問題也層出不窮，比方說載體的不安全，載體的存放和使用如果管理人員操作不當(dāng)，很容易就會(huì)造成載體故障、損壞等情況，甚至在人員使用電子檔案的過程中沒有及時(shí)進(jìn)行備份，都間接導(dǎo)致電子檔案的丟失；另外，隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒也開始層出不窮，各種口令破解、木馬病毒等都在對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊，造成系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓的情形，雖然偶爾檔案的丟失不會(huì)影響科研院所進(jìn)行正常的工作，但是同樣會(huì)給科研院所帶來嚴(yán)重的損失，所以針對(duì)電子檔案的安全問題，我單位需要從管理人員自身綜合素質(zhì)抓起，樹立正確的安全意識(shí)和保密意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)操作能力，培訓(xùn)他們對(duì)電子檔案的管理能力，以確保電子檔案在科研檔案管理中能夠被有效地使用。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國針對(duì)科研檔案的管理進(jìn)行了多種管理方法，其中最受歡迎的就是電子檔案的管理方式，因?yàn)殡娮訖n案具有占用空間小、記錄方式多、管理方式靈活、可以進(jìn)行分離以及機(jī)密性等特點(diǎn)，給科研工作帶來了方便，但同時(shí)在電子檔案的安全管理方面也需要進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，以提高使用電子檔案的有效性。

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