企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探

文/新疆富蘊(yùn)縣人力資源和社會(huì)保障局 侯艷慧

企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探

文/新疆富蘊(yùn)縣人力資源和社會(huì)保障局 侯艷慧

為了適應(yīng)日益嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)發(fā)展局勢，健全企業(yè)檔案管理體系是必要的，實(shí)踐證明，通過對企業(yè)檔案程序的優(yōu)化、縮減，可以有效降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的整體成本，為了達(dá)到這個(gè)目的，需要聘用專業(yè)檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的有效運(yùn)作，有效增強(qiáng)企業(yè)的核心發(fā)展競爭力。

企業(yè)檔案管理；社會(huì)化問題；管理人員；解決方法

一、企業(yè)檔案管理的社會(huì)化問題

（一）重視的缺乏。隨著市場經(jīng)濟(jì)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各種類型的企業(yè)不斷涌現(xiàn)，在這種局勢下，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作人員越來越多，有些企業(yè)應(yīng)用了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，將人事檔案信息轉(zhuǎn)交給專門性的管理組織，實(shí)現(xiàn)電子檔案的專業(yè)化管理。在企業(yè)發(fā)展階段，很多企業(yè)依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，難以滿足電子檔案社會(huì)外包組織管理工作的要求。

（二）缺乏監(jiān)管力度。整體來看，我國缺乏健全性的社會(huì)化監(jiān)管方案，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)了一系列的問題。區(qū)別于普通的生產(chǎn)經(jīng)營機(jī)構(gòu)，檔案管理部門，無法為企業(yè)短期、直接性地創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益，受到這種特點(diǎn)的影響，很多企業(yè)的管理人員缺乏對檔案管理的重視，沒有設(shè)立檔案管理專門機(jī)構(gòu)，隨意應(yīng)付檔案管理工作，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，為了解決實(shí)際問題，企業(yè)必須進(jìn)行新型企業(yè)檔案管理模式的應(yīng)用，避免企業(yè)出現(xiàn)一系列的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）安全性管理差。在現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理模式缺乏良好的安全性。在檔案社會(huì)化的管理過程中，有的企業(yè)管理者沒有要求電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性電子檔案庫的建設(shè)，導(dǎo)致電子檔案管理過程中出現(xiàn)問題，難以對企業(yè)電子檔案實(shí)現(xiàn)集中性、單獨(dú)性、規(guī)范性管理，在企業(yè)工作中，有些電子檔案的格式存在明顯的差異性，這就容易出現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不兼容的問題。在企業(yè)檔案統(tǒng)一性管理模式下，如果不能進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的安全性管理，也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生一系列的經(jīng)濟(jì)損失。

二、安全性管理的必要性

為了適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展工作的要求，進(jìn)行檔案社會(huì)化體系的健全是必要的，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理的整體效果。在檔案管理社會(huì)化模式下，企業(yè)需要培養(yǎng)工作人員正確的管理理念，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目及文書管理質(zhì)量的增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)其整體管理效益的提升。

只有健全檔案信息管理的安全性機(jī)制，才能滿足現(xiàn)階段檔案社會(huì)化管理的過程，有利于為項(xiàng)目管理人員、文書工作者等提供良好的管理環(huán)境，有利于企業(yè)整體工作效益的增強(qiáng)，通過對檔案管理社會(huì)化、安全化模式的應(yīng)用，可以增強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的整體使用效率。

三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化的方法

（一）強(qiáng)化宣傳。為了增強(qiáng)企業(yè)的發(fā)展效益，在檔案管理階段，必須落實(shí)好管理宣傳工作，提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、團(tuán)體合作能力等。這需要引起相關(guān)企業(yè)管理者的重視，進(jìn)行管理人員工作狀況的分析，進(jìn)行活動(dòng)宣傳機(jī)制的優(yōu)化，根據(jù)具體實(shí)踐要求，做好檔案管理的宣傳工作。

（二）統(tǒng)一性管理。在檔案管理的社會(huì)化模式下，企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理、統(tǒng)一性管理，增強(qiáng)檔案管理的社會(huì)效率。社會(huì)經(jīng)濟(jì)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，大大推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作的開展，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種新型的檔案管理具備高效率、低勞動(dòng)量的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，工作人員需要根據(jù)工作者的文化程度及工作級別，做好檔案管理的相關(guān)工作，這種傳統(tǒng)式的管理容易導(dǎo)致管理混亂，從而不利于提升企業(yè)的檔案管理水平。通過對社會(huì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)化處理的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理，充分發(fā)揮社會(huì)管理部門的工作優(yōu)勢，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的整體效益。

（三）社會(huì)化管理制度。企業(yè)檔案體系是我國知識資產(chǎn)體系的重要組成部分，企業(yè)檔案信息中涵蓋了生產(chǎn)、管理、科研等相關(guān)信息，檔案信息也涉及到企業(yè)工作人員的基本信息狀況。在社會(huì)管理機(jī)構(gòu)開展的檔案管理工作中，企業(yè)必須健全完善的管理機(jī)制，對社會(huì)管理機(jī)構(gòu)工作行為進(jìn)行監(jiān)督，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的整體準(zhǔn)確性及完整性，滿足企業(yè)檔案管理安全性的要求，企業(yè)要全面增強(qiáng)社會(huì)管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理能力，滿足現(xiàn)階段社會(huì)檔案管理的工作要求。

（四）避免自帶檔案狀況。在發(fā)展中，有些企業(yè)的管理者缺乏對人力檔案的足夠重視，在工作人員錄用環(huán)節(jié)，由于企業(yè)不能實(shí)現(xiàn)員工檔案的規(guī)范化管理，就容易出現(xiàn)員工檔案的流失狀況，很難避免對企業(yè)員工合法權(quán)益的侵害，達(dá)不到現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作的要求。為了解決實(shí)際問題，企業(yè)需要進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理模式的應(yīng)用，遵循現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)公司員工自帶檔案的狀況，提升檔案管理的整體效益，提升檔案社會(huì)化管理的綜合效益。

（五）提升檔案利用率。在檔案管理工作中，需要進(jìn)行檔案資源的有效性利用，合理選擇檔案外包公司，實(shí)現(xiàn)檔案資源整體利用效率的增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)其整體管理效益的提升。通過對檔案資源的有效性利用，外包公司可以為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)，在促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，有利于實(shí)現(xiàn)文書信息、項(xiàng)目管理信息等的結(jié)合，有利于為經(jīng)濟(jì)社會(huì)輸送一系列的高級人才，滿足現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

四、結(jié)語

整體來看，我國檔案管理的社會(huì)改革任重而道遠(yuǎn)，企業(yè)需要進(jìn)行規(guī)范化管理制度的應(yīng)用，嚴(yán)格按照管理程序做好檔案管理工作，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的整體發(fā)展效益。在檔案社會(huì)化管理階段，需要進(jìn)行先進(jìn)性網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的利用，增強(qiáng)檔案管理的整體效果，滿足企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展要求。

[1]婁微微.對我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].赤子(上中旬),2015(05).

[2]楊鴻.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探[J].知識經(jīng)濟(jì),2015(09).