知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式

文/中遠海運（廣州）有限公司檔案管理中心 李珊

知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式

文/中遠海運（廣州）有限公司檔案管理中心 李珊

隨著社會的不斷發(fā)展，知識管理為了適應(yīng)社會的需要應(yīng)運而生。對于企業(yè)來說，其內(nèi)部的檔案管理模式也要跟隨時代的變化而作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。知識管理的背景下，對于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理提出了新的要求，首先強調(diào)檔案管理能夠信息化，并且在此基礎(chǔ)上予以創(chuàng)新。本文對當(dāng)前環(huán)境下企業(yè)檔案管理模式進行探討，希望能夠促進檔案管理，以更平穩(wěn)的姿態(tài)發(fā)展。

知識管理；檔案管理；企業(yè)；管理模式

一、企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵。企業(yè)的檔案管理就是對企業(yè)相關(guān)資源的建立、存儲和傳遞等工作，并且對于工作的基本流程較為重視，通過對企業(yè)的檔案進行管理來為其創(chuàng)造更多的價值。在檔案管理過程中主要是保證用戶的體驗，并且為企業(yè)提供更加專業(yè)化、符合社會需求的服務(wù)。知識管理背景下的檔案管理與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理有區(qū)別，前者更看重的是檔案管理的價值，主要是通過知識等技能應(yīng)用來提高相關(guān)工作的質(zhì)量，從而在企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營中發(fā)揮重要的作用，并且為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的保障性服務(wù)。

（二）檔案管理與知識管理。對于檔案管理來說，主要側(cè)重點就是對信息或者重要資源進行歸類應(yīng)用，通過一定的手段使其發(fā)揮出自身的價值，而知識管理注重的是通過具有某種特定的技術(shù)來對相關(guān)資源進行管理。由于檔案管理對于相關(guān)專業(yè)技能的要求本身就高，因此在二者相互結(jié)合的過程中可以更好地促進管理模式的轉(zhuǎn)化，通過提升企業(yè)內(nèi)部管理的價值，來更好地增強自身的競爭力。而且檔案管理不論是單獨來看，還是和知識管理相結(jié)合，二者都是建立在提供更好的知識服務(wù)的基礎(chǔ)上的，都對企業(yè)的發(fā)展有重大的意義。

二、企業(yè)檔案知識管理模式的迫切需求

（一）傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)的檔案管理隨著社會的不斷發(fā)展卻沒有做出相應(yīng)的調(diào)整，很多管理理念還較為傳統(tǒng)，無法適應(yīng)新時代的要求。并且隨著企業(yè)的不斷壯大，內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源也變得越來越多。如果不能對相關(guān)資源做出有效管理，那么會嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。新的時期就需要將更新的技術(shù)運用到檔案管理當(dāng)中，通過復(fù)雜信息的整合利用、開發(fā)歸類來確保檔案管理的價值。并且隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理發(fā)展的一大趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理也并沒有將服務(wù)理念更好地融合到管理中，因此也就使得很多工作無法更好地滿足企業(yè)的需要。

（二）知識管理與檔案管理二者相互結(jié)合。由于當(dāng)前一些企業(yè)的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，因此認為檔案管理工作就是對信息資源簡單的記錄歸類，其實不然。新的時代下需要檔案管理與知識管理相互結(jié)合，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價值，否則相關(guān)管理工作就是不合格的。通過知識管理可以做的比傳統(tǒng)管理更好，比如對于文件的開發(fā)、加工以及利用，都需要具有一定的知識技能，而這種管理理念如果停留在傳統(tǒng)的模式下，就無法做好這些工作。因此新的時代就需要檔案管理與知識管理相互結(jié)合，通過對方的優(yōu)勢相互補足，更好地促進企業(yè)管理工作的開展。

三、檔案管理模式建設(shè)途徑探討

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案認識。當(dāng)前很多檔案管理工作都偏向邊緣化，并且管理模式較為死板，擺脫不了桎梏。在知識經(jīng)濟時代就需要轉(zhuǎn)變對傳統(tǒng)檔案管理的認識，不僅要將管理工作的重心放在對信息資源的處理上，還需要更好地將資源處理成滿足社會需要的財富，在符合用戶或者是企業(yè)需求的基礎(chǔ)上實行創(chuàng)新，對其知識內(nèi)涵以及實際價值進行深刻的解讀，只有將傳統(tǒng)的管理理念中的缺陷予以摒棄，并且融合新的知識管理理念，才能更好地實現(xiàn)二者之間的結(jié)合。

（二）明確必要責(zé)任主體。知識管理背景下，想要更好地做好檔案管理工作，就必須對于當(dāng)前處于快速發(fā)展的信息技術(shù)有全面的了解。但是這種新興的技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，企業(yè)中的管理人員難免會跟不上時代的腳步，在知識的應(yīng)用中也會出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，因此在對企業(yè)檔案信息化的相關(guān)部門對于責(zé)任的主體概念就會變得模糊。這就需要能夠明確必要責(zé)任的主體，并且要將檔案管理部門作為主要部分，其他部門的輔助作為次要部分對待。

（三）同步保證檔案管理質(zhì)量與服務(wù)需求。在知識管理的背景下，企業(yè)的檔案管理也需要對自身提出更高的要求。應(yīng)該在保證相關(guān)管理工作的質(zhì)量上進行服務(wù)，知識管理主要是強調(diào)對于新興技術(shù)的應(yīng)用，比如計算機技術(shù)、通信技術(shù)等。在這個信息爆炸的年代，就需要通過知識管理來對龐大的數(shù)據(jù)進行處理，從而更好地滿足用戶與企業(yè)的需求。同時想要保障工作更高效率地實施，還需要完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，從而更好地實現(xiàn)檔案管理的價值，實現(xiàn)質(zhì)量的提高與服務(wù)的供給。

四、結(jié)束語

知識管理背景下需要企業(yè)對傳統(tǒng)的檔案管理作出相應(yīng)的改變，在更新現(xiàn)有管理理念的基礎(chǔ)上做到二者的相互融合，不僅要保證檔案管理工作的重心地位，還要通過知識管理為后者注入能量，從而使企業(yè)更好地進行資源整合。

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