企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展研究

文/銅陵有色金屬集團股份有限公司工程技術分公司 王煒

企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展研究

文/銅陵有色金屬集團股份有限公司工程技術分公司 王煒

企業(yè)的檔案管理是整個企業(yè)管理工作中的重要組成部分，隨著時代的發(fā)展與改革的深化，企業(yè)的檔案管理顯得十分重要。檔案是企業(yè)信息的重要載體，記載著企業(yè)運行期間留下的痕跡，可以為企業(yè)發(fā)展助力。但是有的企業(yè)檔案管理工作瑣碎、凌亂，存在著諸多的問題，阻礙了企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進的步伐。本文通過分析現(xiàn)階段企業(yè)在檔案管理中的現(xiàn)狀及遇到的問題，進行一些可行的發(fā)展策略研究，幫助企業(yè)跟上時代的步伐。

企業(yè)管理；檔案管理；現(xiàn)狀問題；發(fā)展研究

一、引言

企業(yè)的檔案管理工作是整個企業(yè)管理層工作的有機組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益以及歷史面貌的一項重要工作。做好這項工作，能夠幫助企業(yè)留住人才、培養(yǎng)人才、提高市場競爭力。近年來，企業(yè)在不斷地進行這方面的研究，希望能夠探索出更為創(chuàng)新的思路及手段，完善及提高整個企業(yè)的管理水平，但有部分企業(yè)缺乏足夠的認知，思想觀念停滯不前，導致企業(yè)的管理水平遲遲沒有進步，所以本文通過加強這些企業(yè)在意識以及手段上的策略來整改創(chuàng)新管理，推動檔案管理的發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理投入成本與企業(yè)效益間的矛盾。企業(yè)發(fā)展需要嚴格控制成本，檔案管理的投入無疑會加大企業(yè)的成本控制。企業(yè)需要將成本與最終效益做權衡，保證費效比在控制范圍內，所以在進行檔案管理的投入中，需要額外計算這部分的支出，因此這兩者間的矛盾需要解決。

（二）檔案管理工作與企業(yè)一崗多責勞動量的矛盾。檔案管理通常是企業(yè)員工正常工作之外的勞動量，一崗多責經(jīng)常會出現(xiàn)很多的矛盾，也需要進行績效的制定更改，所以也需要控制檔案管理工作與這方面的矛盾。

三、當前企業(yè)檔案管理的問題

（一）檔案管理的意識薄弱。制度執(zhí)行流于形式，領導重視不足導致檔案員陷于單打獨斗的局面。企業(yè)的檔案管理之所以遲遲沒有落實到位，還是因為企業(yè)對待檔案管理的工作重視度不夠。企業(yè)的管理層以及領導過多的在意市場競爭力的提高，在乎收益的多少，而忽略了最基礎的工作管理。檔案管理在很多企業(yè)中只是被誤認為收集廢舊的資料而已，倉庫設施也非常簡陋，工作的目的只是單純應付工作，領導層缺乏重視，工作人員對待檔案的管理也就失去了相應的熱情，事不關己，最終結果就是企業(yè)發(fā)展需要的重要資料經(jīng)常會被遺漏，也就造成了過多的發(fā)展阻礙。

（二）檔案的管理力量薄弱。由于企業(yè)對待檔案管理工作的重視程度不夠，往往在檔案管理這個職位上，把一些快要退休的人員安排過來，這就導致檔案管理工作人員變動頻繁，綜合素質低下，不具備專業(yè)的檔案管理技術水平。直接導致了企業(yè)各種檔案的期限不清、編號索引信息不全面等管理混亂的情況屢次出現(xiàn)。使得公司的檔案管理質量無法提高上去，在一定程度上阻礙了公司的發(fā)展。

（三）檔案管理的手段單一以及能力不夠。很多企業(yè)的檔案管理中心看上去就像是一個療養(yǎng)院，沒有生機，負責人也是一些年紀稍長的退休或轉崗人員，對于檔案管理的細節(jié)了解不深刻，沒有專業(yè)的技術水平，所以經(jīng)常會出現(xiàn)管理工作中的疏忽，導致檔案的管理不當，資料缺失以及整理混亂，這就無法給企業(yè)更多的服務。

（四）檔案管理制度沒有落實到位。流于形式的負面新聞一直高居不下，很顯然是管理制度的落實不到位，執(zhí)行能力不強。檔案管理制度需要嚴格控制好每個環(huán)節(jié)，保證質量，確保能夠為后續(xù)的企業(yè)發(fā)展服務，所以制度的落實需要抓牢。

四、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）強化檔案管理意識。首先就是領導層需要重視檔案管理的重要性，并設置一定的考核機制，讓全員都利用其檔案的資源，重視檔案管理的重要性。對于企業(yè)檔案管理的每個環(huán)節(jié)都要進行嚴格的把控，確保標準化的執(zhí)行。提高管理人員的專業(yè)技術水平，取代一些形式化的管理者，定期進行檔案管理工作方面的教育。從而實現(xiàn)檔案管理工作由單一型向復合型轉化。

（二）調動工作人員的積極性。員工積極性的提高可以帶動他們自身的發(fā)展，進而規(guī)范化檔案管理工作的細節(jié)，打破療養(yǎng)院的形式，實行合理的獎懲制度，肯定優(yōu)秀者的工作表現(xiàn)，并幫助他們充分發(fā)揮自己的主觀能動性，不斷的利用創(chuàng)新的思想及手段進行檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展?？冃亲钪苯拥墓膭顔T工的方式，所以企業(yè)需要針對這個部門設定績效方案，鼓舞管理者積極思考，提高能力，完善管理，從而學好業(yè)務，鉆研業(yè)務。

（三）發(fā)揮創(chuàng)新思想。讓檔案管理與信息化時代接軌，提高管理的效率與規(guī)范性。創(chuàng)新是現(xiàn)階段企業(yè)最需要的一個代名詞，檔案管理當然也需要。利用信息化技術在如今發(fā)展的熱潮，鼓勵員工學習信息技術，促進檔案的管理更加系統(tǒng)化、標準化、專業(yè)化，這是創(chuàng)新意識的體現(xiàn)，也能夠提高效率，充分發(fā)揮檔案的作用，為了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，需要這些先進的方式去做引導，才能更好地實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

五、結束語

總之，檔案管理工作需要落實科學發(fā)展觀，利用創(chuàng)新的思想，積極學習國內外比較先進的檔案管理方式，不斷增強工作發(fā)展的全面性、協(xié)調性以及可持續(xù)性。建立新興的檔案管理模式，充分認識檔案管理的優(yōu)勢及重要性，積極發(fā)揮出檔案管理中心的作用，為企業(yè)的管理做好基礎，提高企業(yè)的核心競爭力，幫助企業(yè)走上不斷發(fā)展的道路。

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