檔案管理創(chuàng)新與服務模式研究

文/北京京能房山熱力供應有限公司 劉麗麗

檔案管理創(chuàng)新與服務模式研究

文/北京京能房山熱力供應有限公司 劉麗麗

信息時代的大背景下，檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不適應時代的發(fā)展了。本文從闡述檔案管理和服務模式現(xiàn)狀入手，并在此基礎上，提出了創(chuàng)新檔案管理的幾點措施和改善服務模式的幾個手段，以促進檔案管理和服務的高效性，符合時代的發(fā)展要求。

檔案管理；創(chuàng)新；服務模式

一、前言

信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創(chuàng)新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數(shù)字化，對提高檔案管理工作有著積極的現(xiàn)實意義。

二、檔案管理與服務模式現(xiàn)狀

第一，檔案管理工作守舊，缺乏創(chuàng)新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續(xù)維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統(tǒng)一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統(tǒng)一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現(xiàn)代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統(tǒng)的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現(xiàn)象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現(xiàn)代檔案管理進程相脫節(jié)。

檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創(chuàng)新管理思路和改善服務模式是現(xiàn)代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。

三、檔案管理創(chuàng)新思路

（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據(jù)，對檔案學的理論研究，突破傳統(tǒng)的理論框架，尋求現(xiàn)代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統(tǒng)籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節(jié)的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套與現(xiàn)代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。

（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創(chuàng)新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創(chuàng)新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統(tǒng)陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態(tài)的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環(huán)節(jié)都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業(yè)、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰(zhàn)略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創(chuàng)新管理思路，把檔案管理工作融入企業(yè)部門的運營背景中。

（三）創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創(chuàng)新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規(guī)定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環(huán)節(jié)有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養(yǎng)人員的檔案管理的責任意識。

（四）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規(guī)范的工作流程。規(guī)范檔案的管理工作需要規(guī)范管理工作各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的階段性和系統(tǒng)性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優(yōu)化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規(guī)范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執(zhí)行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統(tǒng)一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。

（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數(shù)字存儲、自動獲取功能，數(shù)字化和自動化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，為了實現(xiàn)檔案管理的智能化，只有通過運用現(xiàn)代技術，利用計算技術推動檔案管理現(xiàn)代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統(tǒng)平臺實現(xiàn)，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現(xiàn)信息資源有效傳輸和資源共享，既能發(fā)揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統(tǒng)的引入，硬件設備也要與軟件相配套。

（六）創(chuàng)新檔案管理模式。首先，建立起數(shù)字化檔案管理模式。就現(xiàn)階段看來，身份認證技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數(shù)字化技術。在檔案管理中應用數(shù)字化技術則能夠將文章信息資料轉變?yōu)閿?shù)字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創(chuàng)新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數(shù)碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現(xiàn)檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數(shù)據(jù)融合技術、數(shù)據(jù)庫技術以及數(shù)據(jù)集成技術來提高檔案信息數(shù)據(jù)的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)工作并且有利于服務質量的提高。

（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理人員的專業(yè)素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創(chuàng)新，勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，轉變思想觀念，培養(yǎng)他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業(yè)化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業(yè)性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。

四、服務模式研究

（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現(xiàn)檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據(jù)用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創(chuàng)新服務方式，達到信息資源的循環(huán)使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現(xiàn)有效的動態(tài)跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯(lián)系，實現(xiàn)資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統(tǒng)超鏈接的方式實現(xiàn)對信息資源的共享。

（三）科學技術為依托。服務手段的創(chuàng)新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網(wǎng)絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現(xiàn)檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統(tǒng)的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現(xiàn)數(shù)字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優(yōu)化整合，通過開發(fā)新的功能板塊，增加服務項目業(yè)務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發(fā)展，滿足檔案用戶的多方需求。

（四）優(yōu)化檔案管理流程與業(yè)務標準。首先，重構企業(yè)檔案管理業(yè)務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據(jù)用戶需求制定個性化與專業(yè)化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現(xiàn)代化與專業(yè)化性質。

（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創(chuàng)新。首先，應當全面優(yōu)化檔案的原始信息，并對該類信息數(shù)據(jù)進行全面、系統(tǒng)的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數(shù)量龐大，所以在進行編研時可以采用優(yōu)先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經(jīng)驗的專業(yè)人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。

五、結束語

總而言之，在市場經(jīng)濟競爭日漸激烈的今天，時代發(fā)展需要創(chuàng)新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發(fā)展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創(chuàng)新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、服務模式的創(chuàng)新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發(fā)力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。

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