大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思

文/湖北省竹溪縣蔣家堰鎮(zhèn)人才服務(wù)中心 明潔

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的透視與反思

文/湖北省竹溪縣蔣家堰鎮(zhèn)人才服務(wù)中心 明潔

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的檔案管理工作需要做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與改進，在完成檔案收集、檔案存儲等基礎(chǔ)工作以外，同時還要對數(shù)據(jù)信息展開更深層次的挖掘，從中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，為經(jīng)營決策的制定打好基礎(chǔ)。為此，本文從大數(shù)據(jù)視角入手對事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新提出幾點可行性較高的建議，其中包括制定出科學(xué)完善的檔案管理制度、促進檔案管理的信息化發(fā)展以及提高檔案管理信息化的安全性等。

大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理

一、前言

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)全球化發(fā)展速度的不斷加快，人們的生活與工作模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著更多的機遇與更大的挑戰(zhàn)。至今為止，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)取得了較好的成果，很多優(yōu)秀的檔案信息都在計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下被推廣應(yīng)用，從而將檔案管理工作的價值淋漓盡致地發(fā)揮出來?；诖朔N情況，事業(yè)單位中的檔案管理人員要積極改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐來創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀展開深入的反思。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的重要意義

首先，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理是一種新型的勞動保護模式，并且得到了越來越多的重視。更加直白一些解釋，大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理工作就是對現(xiàn)代人的智力勞動成果進行全方位的保護，從而確保勞動者的合法權(quán)益不會受到傷害，為人們智力勞動行為的順利開展保駕護航。

其次，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，事業(yè)單位如果想要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的東風(fēng)來開展檔案管理工作，就必須要充分調(diào)動起單位內(nèi)部各個部門的參與積極性，從根本上改變以往的管理模式，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率的同時增強檔案管理人員的工作責(zé)任感。

最后，在大數(shù)據(jù)視角下，事業(yè)單位的檔案管理工作效率出現(xiàn)了明顯的提高。但由于受到多方因素的影響，我國事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度明顯不足，具體表現(xiàn)為人力、物力、財力資源的短缺、管理重視度不高、檔案數(shù)據(jù)挖掘深度不夠等等。為了能夠盡快地解決這些問題，檔案管理人員要從根本上提高檔案管理工作的信息化水平，以此來更好地適應(yīng)由大數(shù)據(jù)所帶來的諸多挑戰(zhàn)。

三、完善大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位的檔案管理策略

（一）制定出科學(xué)完善的檔案管理制度。事業(yè)單位是促進我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組織，國家政府也專門針對事業(yè)檔案的管理工作制定出了明確的法律規(guī)定。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代中，事業(yè)單位的檔案管理模式出現(xiàn)了明顯的變化，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用在提高檔案管理工作效率的同時也衍生出了很多問題。基于此，在日后的檔案管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際發(fā)展現(xiàn)狀來加大對國家法律政策的執(zhí)行力度，有效避免安全事件與違規(guī)操作行為的出現(xiàn)，從而制定出符合事業(yè)單位未來發(fā)展方向的檔案管理制度。

（二）促進檔案管理的信息化發(fā)展。事業(yè)單位中的檔案管理人員需要結(jié)合自身的實際情況來制定出合理化的檔案信息建設(shè)方案，在大數(shù)據(jù)時代中，雖然檔案管理信息化是一項必然的發(fā)展趨勢，但是也不能盲目跟風(fēng)效仿，而是要結(jié)合當(dāng)前的管理現(xiàn)狀來科學(xué)化地制定管理模式，同時設(shè)立階段目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，確保檔案管理人員可以做到有章可循、有制可依。

（三）提高檔案管理信息化的安全性。事業(yè)單位中的檔案管理人員要明確檔案管理制度的重要性，并將其滲透到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要制定出檔案資料的使用制度，責(zé)令所有檔案管理人員都要嚴(yán)格遵守檔案管理制度規(guī)范，杜絕工作失誤行為的出現(xiàn)。其次，檔案管理人員還要保證計算機系統(tǒng)環(huán)境的安全等級，從技術(shù)的角度入手來加以預(yù)防，同時應(yīng)用硬件保護與軟件預(yù)防相結(jié)合的管理方法，進一步完善檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施。目前比較常用的安全保護措施為防火墻技術(shù)，在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間形成一道防護墻，一方面可以避免黑客與病毒的侵襲，另一方面還能夠防止檔案信息的泄露。除此之外，檔案管理人員還要積極運用先進的安全保密技術(shù)，諸如數(shù)字證書、數(shù)字簽名以及指紋識別等。

四、檔案管理運用大數(shù)據(jù)應(yīng)注意的問題

（一）明確檔案管理目標(biāo)。事業(yè)單位的檔案管理人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要保持一個清醒的頭腦，弄清楚自己想要從大數(shù)據(jù)技術(shù)中獲得怎樣的管理效果。由于大數(shù)據(jù)中的資源太過于豐富，如果檔案管理人員并沒有制定出明確的檔案管理目標(biāo)，那么就會導(dǎo)致檔案管理工作變得頭重腳輕，需要花費大量的時間來用于分析和處理數(shù)據(jù)信息。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要給予檔案管理工作人員一定的幫助，在確定大數(shù)據(jù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上制定出明確的檔案管理目標(biāo)。

（二）細(xì)心發(fā)掘潛在風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)時代，對傳統(tǒng)檔案信息資源進行二次開發(fā)與利用勢必會涉及到檔案信息的泄密、丟失、篡改等問題，如果處理不當(dāng)將會發(fā)展為性質(zhì)更加嚴(yán)重的隱私權(quán)侵犯與知識產(chǎn)權(quán)糾紛等案件，從而對事業(yè)單位的良好形象帶來一定的負(fù)面影響?；诖?，事業(yè)單位中的檔案管理人員要合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，細(xì)心發(fā)掘出存在于檔案管理信息化進程中的潛在風(fēng)險，通過細(xì)化權(quán)限職責(zé)、完善法規(guī)政策以及理清工作關(guān)系等方法來有效控制潛在風(fēng)險的出現(xiàn)。

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