醫(yī)院檔案信息化的任務(wù)及問題探討

文/湖南省郴州市第一人民醫(yī)院 杜秀霞 黎桐香

醫(yī)院檔案信息化的任務(wù)及問題探討

文/湖南省郴州市第一人民醫(yī)院 杜秀霞 黎桐香

隨著醫(yī)院檔案規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院檔案包括的信息內(nèi)容大大增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足當(dāng)今社會對醫(yī)院檔案信息化的需求。因此，建立更高層次的醫(yī)院檔案信息網(wǎng)，使醫(yī)院檔案信息化的管理更加便捷、快速、準(zhǔn)確；提供更為全面的各種醫(yī)院檔案信息，不斷為提高服務(wù)質(zhì)量做準(zhǔn)備，是當(dāng)代社會醫(yī)院檔案信息化的重要任務(wù)。本文分析了醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)的必要性和任務(wù)，也探討了目前存在的問題及解決方案，最終目的是更好地開展醫(yī)院檔案信息化的工作。

檔案；信息化；管理；策略

各種類型的檔案建設(shè)和管理信息化是社會發(fā)展的重要步驟，這不僅利于我們認(rèn)識過去，還可以使我們明晰未來的動向。醫(yī)院檔案信息化的重要性不言而喻，要想有效提升檔案信息化的水平，醫(yī)院必須對其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)信息檔案工作的一體化發(fā)展，并實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的高度共享。雖然目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的工作取得了成效，但也存在著一些不容忽視的問題。

一、醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)的意義

醫(yī)院對檔案的信息化管理建設(shè)是有重要意義而且必要的。第一，醫(yī)院檔案的信息化管理有利于更好地保存原始檔案資料，同時也能使管理人員快速對醫(yī)院檔案進(jìn)行檢索。第二，檔案的信息化管理建設(shè)能夠有效改善檔案文件歸檔的方式，保證了檔案整理的質(zhì)量，提高了檔案整理的效率。第三，采用信息技術(shù)整合檔案信息，能夠保證檔案信息資源的共享。最后，與以往紙質(zhì)檔案易受到環(huán)境中濕度、蚊蟲等的影響的脆弱性相比，信息化管理檔案能靈活便捷地工作，提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的任務(wù)

醫(yī)院檔案信息化管理是指將原來的音頻、圖文等傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的檔案用電子信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化的記錄、掃描和壓縮，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式并進(jìn)行歸檔和存儲，從而形成電子檔案的管理方式。醫(yī)院檔案信息化管理分為檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化兩方面內(nèi)容。國際上大多采用數(shù)字化檔案管理模式，它也是發(fā)展的潮流。但由于我國醫(yī)院檔案管理存在著技術(shù)不過關(guān)、資金不到位和合作對象模糊等問題，數(shù)字化檔案管理模式運(yùn)用待進(jìn)一步發(fā)展。數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也可以說成是電子檔案網(wǎng)站，它是一種網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)，可以用主頁的方式為用戶提供醫(yī)院檔案等相關(guān)資料，方便用戶查閱。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，網(wǎng)站建設(shè)是其數(shù)字化和信息化的關(guān)鍵步驟，它是連接醫(yī)院檔案管理部門與大眾社會的重要媒介。在建設(shè)檔案網(wǎng)站時需要設(shè)置服務(wù)、溝通和交流等多方面的功能。在網(wǎng)站內(nèi)容設(shè)置上也需要注意檔案機(jī)構(gòu)、信息資源以及檔案信息服務(wù)等部分。

三、醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

醫(yī)院檔案信息化管理工作是復(fù)雜的，承載的任務(wù)也是繁重的，因此在建設(shè)時，許多方面都暴露了缺陷。首先，醫(yī)院相關(guān)人員對檔案信息化管理建設(shè)的認(rèn)識程度不足。受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念難以轉(zhuǎn)變，對醫(yī)院檔案信息化管理工作的任務(wù)、要求和作用不明確，使得許多醫(yī)院現(xiàn)在仍然依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方法，普遍呈現(xiàn)出重搜集輕歸納、重記錄輕整理、重使用輕編研的特點(diǎn)，醫(yī)院檔案信息化管理不受重視，基礎(chǔ)設(shè)施的投資不夠，缺少專業(yè)的人才，檔案的使用效率不高，直接影響到醫(yī)院自身的效益和檔案信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展。其次，檔案信息化培訓(xùn)程度不夠，人員的專業(yè)化程度不高且綜合素質(zhì)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。醫(yī)院檔案信息化數(shù)字化的建設(shè)，不僅要求管理者要有足夠的思想和認(rèn)識，而對于工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)有極高的要求。由于傳統(tǒng)檔案管理思想的影響根深蒂固，使人們對醫(yī)院檔案信息化的工作不夠重視，目前很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，檔案管理的信息技能低下，極度缺乏既熟悉檔案管理工作又精通信息技術(shù)的專業(yè)人才。最后，急需建立完善的醫(yī)院檔案管理信息化制度。由于傳統(tǒng)習(xí)慣的束縛，醫(yī)院檔案管理工作一直處于多頭管理的相對混亂的狀態(tài)，缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的完善的管理制度。事實(shí)上，醫(yī)院各部門、各科室和行政機(jī)關(guān)的病理切片檔案、病歷檔案、財會檔案、人事檔案等分別由不同的機(jī)構(gòu)管理，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理上出現(xiàn)了要求不同、水平不均的狀況，難以建立真正科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有序的管理制度。

四、解決醫(yī)院檔案信息化管理問題的策略

醫(yī)院檔案信息作為醫(yī)院發(fā)展的真實(shí)材料記錄和記錄憑證，不僅是醫(yī)院日常工作和規(guī)劃決策的根據(jù)，還是醫(yī)院未來發(fā)展的保證和財富，它不僅與人們的健康狀況息息相關(guān)，而且關(guān)系到醫(yī)院的名譽(yù)和效益，關(guān)系到醫(yī)療事業(yè)的興衰，關(guān)系到國家的發(fā)展。因此，醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化管理工作，要在醫(yī)院的未來規(guī)劃藍(lán)圖中表現(xiàn)出來，使其與醫(yī)院其他方面建設(shè)和整體建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展、共同進(jìn)步。還要引導(dǎo)參與人員樹立醫(yī)院檔案資源快速共享、安全有效利用的發(fā)展理念，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化和信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，利用和發(fā)揮檔案資源的服務(wù)和保障功能，盡早實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享、無障流動和快速服務(wù)目的。最后，要提高對檔案信息化數(shù)字化的認(rèn)識，樹立正確的思想和科學(xué)合理的理念，切實(shí)提高檔案信息化管理工作在醫(yī)院工作中的地位，形成良好的檔案信息化管理的工作環(huán)境和氛圍。