淺談機(jī)關(guān)檔案信息化管理的研究策略

文/廣東省韶關(guān)市房地產(chǎn)管理所 秦藝菁

淺談機(jī)關(guān)檔案信息化管理的研究策略

文/廣東省韶關(guān)市房地產(chǎn)管理所 秦藝菁

現(xiàn)今社會是信息化時代，機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行信息化管理順應(yīng)了社會發(fā)展的要求。機(jī)關(guān)檔案包含了很多重要的國家信息，在國家的檔案管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。機(jī)關(guān)檔案包含了各級政府機(jī)關(guān)的重要文件，是政府在制定策略時所必須遵循的原則，記錄了機(jī)關(guān)管理的整個過程。本文對機(jī)關(guān)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行了深入的調(diào)查研究，并根據(jù)問題提出了有針對性的解決策略，對促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的管理工作將起到一定的積極作用。

機(jī)關(guān)檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

隨著我國社會的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案在城市發(fā)展中的作用越來越重要，其涉及了城市發(fā)展的方方面面，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及民生等方面的信息，因此，管理好機(jī)關(guān)檔案是城市發(fā)展的需要。由于機(jī)關(guān)檔案涉及的范圍非常廣，導(dǎo)致其信息量異常巨大，運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法很難對如此眾多的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。對檔案進(jìn)行信息化管理，需要對檔案進(jìn)行信息分類、數(shù)據(jù)加工和整理，并將所有的信息進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)檔案的管理效率。

一、機(jī)關(guān)檔案信息化管理存在的問題

（一）制度不健全。在機(jī)關(guān)檔案的管理工作中，由于沒有建立健全的管理制度，致使管理工作不能合理分配到個人，而且對于缺少人員的崗位也不能及時發(fā)現(xiàn)調(diào)整。由于檔案管理人員安排不合理，導(dǎo)致某些崗位缺少管理人員，上級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)無法及時完成；由于沒有健全的管理制度，某些管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，玩忽職守，沒有及時對新加入的檔案進(jìn)行審查，造成了很多檔案存在造假的現(xiàn)象；還有一些管理人員沒有對檔案的完整性負(fù)責(zé)到底，只是收集了一部分檔案，沒有形成完整的檔案，檔案信息殘缺不全，嚴(yán)重影響了檔案管理工作。

（二）管理平臺具有局限性。由于機(jī)關(guān)檔案的管理者是人，而每個人的檔案管理能力是有限的，隨著機(jī)關(guān)檔案信息的逐年增加，很快就使檔案管理人員的工作達(dá)到了極限。這就造成了檔案管理人員不能對每個檔案進(jìn)行逐個審查，不能對檔案中存在的問題進(jìn)行調(diào)整，嚴(yán)重影響到整個檔案的管理工作。再者，對檔案進(jìn)行信息化管理不是一蹴而就的，由于檔案數(shù)量非常龐大，導(dǎo)致信息化進(jìn)程非常緩慢，整個檔案系統(tǒng)的信息化程度不高，無法保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，制約了檔案管理平臺的發(fā)展。

（三）管理隊伍整體水平不高。對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行信息化管理是一個系統(tǒng)的管理工程，其中所涉及的領(lǐng)域非常廣，信息量也異常龐大，這就對檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理人員是綜合性、復(fù)合型的人才。但是我國檔案管理起步較其他發(fā)達(dá)國家較晚，在大學(xué)中培養(yǎng)的檔案管理人員較少，導(dǎo)致在機(jī)關(guān)檔案管理方面的人才較少，專業(yè)管理人員嚴(yán)重不足。至今，檔案管理人員在專業(yè)化知識方面普遍比較匱乏，尤其在知識結(jié)構(gòu)調(diào)整和知識的復(fù)用水平上較落后，并且對其進(jìn)行的技能培訓(xùn)也不多。同時，國家相關(guān)部門對機(jī)關(guān)檔案的管理也沒有給予充分的重視，又進(jìn)一步延緩了檔案管理工作的發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化管理改進(jìn)措施

（一）健全管理制度。對現(xiàn)存的機(jī)關(guān)檔案管理制度進(jìn)行充分的調(diào)查研究，找出其存在的缺點(diǎn)與不足，建立一個更加全面的檔案管理制度。對檔案管理中存在的盲目性和隨機(jī)性管理統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)定，并對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。建立一個完整、合理、和諧的管理制度，對于促進(jìn)檔案管理工作的全面提升具有重要的意義，為做好檔案管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）建立高效的檔案信息網(wǎng)站。針對平臺的局限性，需要建立一個高效、實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)的模式對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理。通過管理人員的維護(hù)，保證檔案網(wǎng)站內(nèi)容能夠及時更新，保證了機(jī)關(guān)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。再就是通過龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理的覆蓋面也就更廣，對檔案的完整性有了進(jìn)一步的保障。在網(wǎng)站上管理檔案，在對檔案進(jìn)行查詢、搜索以及下載時會更加便捷，不僅能使檔案管理者的工作更加輕松，而且也提高了檔案服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。歸根結(jié)底，檔案的管理還是要靠檔案管理人員去執(zhí)行，即使建立再好的制度和管理平臺，如果不提高檔案管理人員的整體水平，也很難確保檔案管理工作的提升。因此，對在職的檔案管理人員要加大培訓(xùn)力度，對其進(jìn)行完整的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，并做好培訓(xùn)記錄和考核。培訓(xùn)的形式可以是課堂上的授課，可以是現(xiàn)場的教學(xué)應(yīng)用，也可以是邀請國內(nèi)外的檔案管理專家開展講座。形式可以多樣，但是要確保每次培訓(xùn)的質(zhì)量，不能只搞形式主義，過分關(guān)注了培訓(xùn)的形式，而收到的實(shí)際效果較差。

三、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案的信息化管理是社會的大勢所趨，檔案信息化管理具有歸檔方便、檢索快速、管理便利等優(yōu)點(diǎn)，是符合現(xiàn)代社會檔案管理的需求。檔案管理工作是一個復(fù)雜性高的系統(tǒng)工作，需要我們檔案管理者在工作中兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真對待手中的每一份檔案，確保其正確性和完整性。作為檔案管理工作者，要在日常的管理工作中不斷地提升自身的檔案管理專業(yè)技能，為更好地管理機(jī)關(guān)檔案出謀劃策，為我國的檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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