新時期人事檔案管理信息化建設研究

文/廣西欽州市欽南區(qū)工信局節(jié)能監(jiān)察中心 李恒基

新時期人事檔案管理信息化建設研究

文/廣西欽州市欽南區(qū)工信局節(jié)能監(jiān)察中心 李恒基

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，人事檔案是一種非常重要的戰(zhàn)略資源，也是人力資源管理過程中的重要部分。在新時期強化人事檔案信息化建設具有重要的現(xiàn)實意義。通過具體分析當前人事檔案管理的現(xiàn)狀，并提出具有針對性的人事檔案管理信息化建設策略，旨在提升人事檔案管理水平。

人事檔案；信息化；建設策略

在新時期，強化人事檔案管理信息化建設是為了更好地適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。由于人事檔案管理工作具有較強的持續(xù)性和完整性特點，所以需要采取系統(tǒng)化的管理措施。其中，信息化建設的重要性主要凸顯在以先進技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案管理，從而保證人事檔案管理的準確性和科學性，有效提升檔案資料的利用效率。

一、新時期人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，在單位人事檔案管理過程中，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響較深，所以對人事檔案管理的現(xiàn)狀認識不全面，缺乏有力的組織領導，常常造成人事檔案丟失現(xiàn)象嚴重。同時，部分人事檔案資料均以紙張形式的原件或者復印件進行管理，這樣在經(jīng)過時間的洗禮之后，導致檔案資料的部分字跡無法辨認，制約了人事檔案后期的開發(fā)利用。其中，因為單位人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和特殊性，所以需要檔案管理人員必須掌握較高的檔案管理技能，而當前人事檔案管理工作人員的綜合素質參差不齊，難以靈活處理人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，從而影響了單位人事檔案管理工作的效率。

二、新時期人事檔案管理信息化建設策略

（一）創(chuàng)新信息化檔案管理理念。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升信息化建設水平，便需要積極樹立信息化檔案管理工作理念，創(chuàng)新人事檔案管理工作策略，促使人事檔案管理工作逐步朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質量化的方向發(fā)展。其中，在單位人事檔案管理過程中，工作人員應該始終堅持以科學的發(fā)展觀作為重要的指導思想，充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，敢于創(chuàng)新，與時俱進，切實解決好人事檔案管理中存在的問題，從而全面提升單位人事檔案管理工作的水平。

（二）強化人事檔案信息基礎建設。為了能夠更好地實現(xiàn)人事檔案管理信息化，需要強化人事檔案信息基礎建設。首先，應該創(chuàng)建良好的人事檔案庫房保存環(huán)境，為人事電子檔案的保存和信息化建設提供良好的環(huán)境條件。其中，在建設新的檔案庫房過程中，應該嚴格按照新的建設標準，合理引進信息化設備。合理改造已建成的人事檔案管理庫房，對于紙質檔案管理庫房應該嚴格滿足溫度和濕度控制條件，創(chuàng)設良好的人事檔案管理環(huán)境；對于信息化檔案資料的管理庫房，應該切實完善網(wǎng)絡中心機房、服務器、電子檔案庫房，完善信息化檔案資料的防靜電設備和防磁設施，有效提升人事檔案資料的管理技術，從根本上防止人事檔案信息泄露；針對已經(jīng)建設完成且投入使用的紙質檔案，應該根據(jù)實際情況進行區(qū)分保存，綜合考慮做好庫房的功能型結構改造，從而保障人事檔案資料管理的合理性。其次，網(wǎng)絡環(huán)境是人事檔案信息化建設中非常關鍵的一個條件，所以我們應該采取科學有效的措施來布置網(wǎng)絡，提升設備共享率，從源頭上消除人事檔案的安全隱患。

（三）實現(xiàn)動態(tài)化檔案管理機制。目前，雖然人事檔案的信息化管理工作具有一定的要求，但也并未禁錮在固定的模式中，明確規(guī)定人事檔案資料應該全面反映單位內部組織的綜合情況和動態(tài)變化歷程。因此，在新時期單位人事檔案信息化建設過程中，應該積極構建動態(tài)化的檔案管理機制，充分利用現(xiàn)代信息化平臺同步更新人事檔案資料，從而保證人事檔案資料能夠全面真實地反映出單位發(fā)展情況。其中，人事檔案管理工作人員應該積極整理詳盡的檔案原始資料，并創(chuàng)建專屬檔案管理內容，全面提升人事檔案管理的關注力度，從而推動人事檔案管理資料不斷更新，有效提升人事檔案管理的信息化建設水平。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)水平。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升人事檔案管理信息化建設水平，便需要全面提升人事檔案管理職業(yè)能力。其中，一方面應該提升人事檔案管理人員道德素質。不斷提升人事檔案管理的監(jiān)督力度，有效增強人事檔案管理人員的責任意識、法律意識，逐步構建以愛崗敬業(yè)、服務群眾和嚴格管理的觀念，合理制定科學合理的法律法規(guī)，從而保證人事檔案內容的全面性、正確性，切忌借助權利查閱人事檔案內容；另一方面，應該逐步提升人事檔案管理工作人員的業(yè)務素質。通過指導工作人員定期不定期參與人事檔案管理培訓工作，或者安排人事檔案管理人員到附近單位進行學習，積極引入先進的檔案管理方法，指導工作人員學習網(wǎng)絡化管理理論知識，全面了解網(wǎng)絡化管理技術和手段，有效提升新時期人事檔案管理效率。只有通過采取上述幾項措施，才能夠從根本上提高人事檔案管理工作人員的綜合素質，最大限度發(fā)揮人事檔案資料的利用價值。

三、結論

總之，檔案管理信息化是人事檔案管理今后發(fā)展的重要趨勢。人事檔案管理信息化建設是一項系統(tǒng)化、復雜化且耗時較長的工作，所以需要創(chuàng)新人事檔案的信息化管理理念、強化人事檔案信息基礎建設、實現(xiàn)動態(tài)化檔案管理機制、提高檔案管理人員專業(yè)水平。只有這樣，才能更好地實現(xiàn)人事檔案管理信息化，從而更好地滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的要求。

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