企業(yè)數(shù)字檔案館平臺建設(shè)問題及解決對策

文/中國能源建設(shè)集團(tuán)黑龍江省電力設(shè)計院有限公司檔案信息部 鄭麗媛

企業(yè)數(shù)字檔案館平臺建設(shè)問題及解決對策

文/中國能源建設(shè)集團(tuán)黑龍江省電力設(shè)計院有限公司檔案信息部 鄭麗媛

本文基于對數(shù)字檔案館建設(shè)中的現(xiàn)狀調(diào)查，闡述在數(shù)字檔案館平臺建設(shè)過程中存在歸檔、查詢、保護(hù)、利用等方面的問題。針對這些要因，提出加強(qiáng)數(shù)字檔案館的規(guī)劃管理、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立健全安全防護(hù)體系、培養(yǎng)人才隊伍等措施，建設(shè)一個合理適用、安全可靠的企業(yè)數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館；信息管理系統(tǒng)；創(chuàng)新服務(wù)；思路

我院自2010年引入了數(shù)字檔案館的概念，在“統(tǒng)籌規(guī)劃、分布實施、資源共享、應(yīng)用指導(dǎo)、安全可靠”的原則上，逐步規(guī)劃和組建了一個資源豐富、管理規(guī)范、使用便捷、安全可靠的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過一段時期的運(yùn)行，我們發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館平臺建設(shè)在歸檔、查詢、保護(hù)、利用等方面存在不足。

一、現(xiàn)存問題分析

根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)果并進(jìn)行深入分析，找出了導(dǎo)致“數(shù)字檔案館平臺建設(shè)不完善”和“數(shù)字檔案館平臺利用率低”的9條因素。即：1.合作單位人員檔案專業(yè)薄弱；2.圖紙出版與歸檔流程沒有集成；3.沒有制定完整的數(shù)字檔案館建設(shè)評測標(biāo)準(zhǔn)；4.平臺的安全防護(hù)體系不夠完善；5.沒有及時制定相關(guān)制度規(guī)范；6.缺少信息交流共享途徑；7.缺乏必要的平臺使用培訓(xùn)活動；8.電子圖紙下載權(quán)限沒有開通；9.設(shè)計人員配合不積極。

通過以上分析論證，從9個因素中，找出4個要因，即：1.圖紙出版與歸檔流程沒有集成；2.平臺的安全防護(hù)體系不夠完善；3.缺少信息交流共享途徑；4.缺乏必要的平臺使用培訓(xùn)活動。

二、制定相應(yīng)對策

（一）針對“圖紙出版與歸檔流程沒有集成”對策的實施。在計算機(jī)技術(shù)方面，我們采用了在AUTOCAD中嵌入打印插件和圖標(biāo)自動提取技術(shù)，通過對圖紙右下角的圖標(biāo)提取圖號和圖名，自動把圖簽信息寫入數(shù)據(jù)庫，在出版的同時完成歸檔。

在工作流程方面，充分吸收設(shè)計人員、出版人員、檔案人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見建議，使之更加適應(yīng)本單位的工作特點，出版歸檔一體化的流程基本順暢。

在歸檔方面，我們在原電子檔案系統(tǒng)上進(jìn)行了二次開發(fā)，開發(fā)的數(shù)字檔案館接口程序已經(jīng)可以從網(wǎng)絡(luò)圖紙數(shù)據(jù)庫中批量提取數(shù)據(jù)并自動歸入原來的電子檔案數(shù)據(jù)庫中。

（二）針對“平臺的安全防護(hù)體系不夠完善”對策的實施。1.建立七級安全防護(hù)體系。數(shù)字檔案館系統(tǒng)設(shè)置七級安全體系。第一級是數(shù)字檔案館僅限于本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，外單位人員通過英特網(wǎng)看不到數(shù)字檔案館。第二級是進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須使用用戶編號和口令。第三級是權(quán)限限制，即本專業(yè)人員只能瀏覽或下載本專業(yè)圖紙，任何人在瀏覽圖紙時都不能修改圖紙。第四級是下載圖紙必須通過檔案管理人員批準(zhǔn)，跨專業(yè)下載圖紙必須經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五級是日志庫，任何對數(shù)字檔案館系統(tǒng)的操作都會被服務(wù)器記錄下來，并且定期將日志記錄導(dǎo)出服務(wù)器，刻錄磁盤保存。第六級是本單位檔案用戶都要與單位簽訂保密協(xié)議，違反協(xié)議、盜用或傳播涉密信息的，必將追究法律責(zé)任。第七級是院內(nèi)職工的辦公均要求安裝內(nèi)網(wǎng)監(jiān)控管理軟件，計算機(jī)隨時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)狀況，避免木馬、病毒的傳播。通過七級安全體系，確保數(shù)字檔案館對外界保持較高的安全性。2.創(chuàng)建良好的備份和容災(zāi)機(jī)制。為了防止系統(tǒng)發(fā)生故障時電子檔案的丟失，采取了一系列的備份機(jī)制。一是定期由數(shù)據(jù)庫管理器MS SQL2005實時數(shù)據(jù)備份，二是通過專業(yè)備份軟件把導(dǎo)出的圖紙刻錄成磁帶，然后對磁帶進(jìn)行有效管理，實現(xiàn)電子圖紙的異地存放。

（三）針對“缺少信息交流共享途徑”對策的實施。加強(qiáng)與軟件公司設(shè)計人員的交流與合作，最終結(jié)合本館的特點及生產(chǎn)設(shè)計的需要，在圖紙出版與歸檔、檔案借閱與下載、電子檔案刻錄等方面加入了信息交流共享的功能。檔案的借閱與下載可以直接通過數(shù)字檔案館平臺來實現(xiàn)，不受時間與空間的約束；電子檔案的刻錄是通過數(shù)字檔案館平臺即時下載刻錄。

（四）針對“缺乏必要的平臺使用培訓(xùn)活動”對策的實施。為確保數(shù)字檔案館平臺的成功運(yùn)行，使之成為辦公過程中的主流工具，我們開展了大量的推廣應(yīng)用措施。首先，隨著數(shù)字檔案館功能的逐步完善，編寫了《數(shù)字檔案館用戶操作手冊》與《系統(tǒng)管理員操作手冊》。其次，根據(jù)操作手冊等相關(guān)文檔，開發(fā)人員又逐一對相關(guān)崗位的檔案人員、出版人員、系統(tǒng)管理人員進(jìn)行了系統(tǒng)操作、使用方法的培訓(xùn)。最后在平臺投入運(yùn)行的不同階段對全院的設(shè)計人員進(jìn)行了多次培訓(xùn)講座和在線教育。通過建立有效的培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能和創(chuàng)新能力。

三、社會及經(jīng)濟(jì)效益

（一）通過數(shù)字檔案館的開發(fā)應(yīng)用，改進(jìn)我們的檔案管理模式。從而全面提升工程設(shè)計和工程項目管理的質(zhì)量、效率及水平，為我院贏得更大的經(jīng)濟(jì)效益和更強(qiáng)的市場競爭力。

（二）便于成品檔案的查詢與利用。版面所限，不作詳細(xì)描述。

（三）數(shù)字檔案館系統(tǒng)內(nèi)保存的所有工程的電子版CAD圖紙，對以后的工程設(shè)計將具有參考、指導(dǎo)作用。更為重要的是，相當(dāng)多的圖紙可以在以后的工程設(shè)計中直接套用，既減輕了設(shè)計人員的勞動強(qiáng)度，提高了設(shè)計效率，又可以避免CAD圖紙重復(fù)繪制所引起的人為差錯，提高設(shè)計質(zhì)量。

總之，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，是新形勢下檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的新要求，也是檔案館在大數(shù)據(jù)時代的生存之道。

[1]國家檔案局.數(shù)字檔案館建設(shè)指南[S].北京,2010(06).

[2]潘連根.數(shù)字檔案館研究[M].北京:中國檔案出版社,2005.