公文處理高效率 政令暢通助推器
——新形勢下新式公文處理工具探討

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局 楊惠玲

公文處理高效率 政令暢通助推器
——新形勢下新式公文處理工具探討

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局 楊惠玲

隨著社會和企業(yè)的發(fā)展，對公文處理要求越來越高，公文處理的效率直接影響到企業(yè)政令的暢通與否，本文通過分析當前企業(yè)公文處理存在的問題，探討新形勢下創(chuàng)新公文處理工具的必要性，進而科學地提出開發(fā)新式公文處理工具——智能公文處理終端。

公文處理；政令暢通；新式工具；智能終端。

在企業(yè)中，公文處理不僅起承上啟下、統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用，而且能反映出該企業(yè)的工作水平和工作作風，創(chuàng)新公文處理工具勢在必行，文中探討的智能公文處理終端應(yīng)用了當前先進性和普及性較好的智能技術(shù)，能夠解決目前公文處理當中的大部分問題，人機界面良好、極大地提高人機工效，為當前新的形勢和企業(yè)發(fā)展提供了一個良好應(yīng)用方案及可靠平臺，推廣前景廣闊，能夠廣泛地應(yīng)用到各企業(yè)的公文處理工作中，成為企業(yè)政令暢通助推器。

一、目前公文處理存在的問題

（一）公文不規(guī)范行為突出，整體質(zhì)量不高。一是公文的種類過于繁多，容易造成使用不當。雖然《黨政機關(guān)公文處理工作條例》將黨政機關(guān)公文文種合并統(tǒng)一為15種，即決議、決定、命令（令）、通告、意見、通知、通報、報告、公報、公告、議案、請示、批復(fù)、函、紀要。但是公文的種類依舊不少，而由此產(chǎn)生的一個突出的問題就是不好選擇，也不好把握，很容易在文種上選擇錯誤。例如：“報告”“請示”不分，或者“報告”中夾帶“請示”，違反了一文一事的規(guī)定，往往出現(xiàn)一文多事的情況等等。二是公文的格式過于繁瑣?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等18種要素組成。格式繁瑣，注定想提高公文處理工作效率有一定的困難，雖然現(xiàn)在企業(yè)大多數(shù)使用電子公文，有些用模板自動生成，但公文的格式使用不規(guī)范的情形在企業(yè)中依舊普遍存在。三是公文的內(nèi)容、語言不規(guī)范，甚至有越來越長的趨勢。長而無針對性，是目前公文存在的非常突出的問題。有不少單位和部門起草文件，生怕讀者不懂，講了不少目的意義，形勢任務(wù)，直奔主題的太少，導致公文冗長晦澀，不知所云，影響工作正常開展。除了以上提及的公文種類、格式、內(nèi)容、語言不規(guī)范，公文辦理和處置程序不規(guī)范不順暢（如公文閱知人員簽辦文效率低下等）、公文處理工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、公文處理程序更新慢、軟件運行滯后等等其他各種問題也日益凸顯，嚴重影響了公文處理的質(zhì)量和效率。

（二）公文處理平臺眾多，互相不兼容。中央機關(guān)、各級省市政府部門、各大行業(yè)協(xié)會、央企國企、私營企業(yè)都有自身的公文處理和發(fā)布平臺。各個公文處理歸屬不同機構(gòu)和運行單位進行管理，相互之間互不聯(lián)通，壁壘森嚴，影響了政令的上傳下達及通暢。

（三）公文傳遞緩慢，未能及時傳遞重要信息。古人發(fā)明了烽火臺、驛站、飛鳥傳書、孔明燈等等方式來不斷提高公文傳遞速度。當前雖然許多公文處理具備了電腦化處理和利用手機信息進行提醒等，但受制于人的因素和保密的因素，往往未能滿足公文處理的時限要求，制約公文處理的科技化發(fā)展。特別是密件處理方面，由于網(wǎng)絡(luò)缺乏監(jiān)控和授權(quán)，容易造成泄密事件，企業(yè)的密件主要采用紙質(zhì)文件通過機要渠道或?qū)Ｈ怂瓦f傳閱的方式，密件的處理和傳遞方式較為落后，對于緊急密件的及時收閱辦理會造成一定的影響。

二、基于新形勢下探討新式公文處理工具

（一）新式公文處理工具需具備的功能特點。一是便攜性好，方便隨時隨地收發(fā)和處理公文。二是操作容易，人機交互良好，容易掌握基本操作。三是內(nèi)容豐富，能夠按照國家公文處理有關(guān)規(guī)定和標準，提供多種標準公文格式、場景和文案。四是智能性強，具備實時輔助功能和糾錯功能，及時發(fā)現(xiàn)公文格式、語言和處置方式的問題并對使用者提出正確指引。五是實時提醒，具備自動提醒收文辦理功能。六是通信便捷，快速通信和實時交互數(shù)據(jù)。七是安全性高且符合國家保密規(guī)定要求，能夠通過多種加密方式對公文特別是密件進行加密傳輸，對使用者嚴格按權(quán)限進行授權(quán)處理并進行登記。八是兼容各種公文處理平臺，且更新方便，能夠按照要求簡易快速進行升級。九是專業(yè)性強，必須由專業(yè)人員編制和發(fā)布。

（二）新式公文處理工具的模型分析?，F(xiàn)在結(jié)合當前主流數(shù)據(jù)處理和通信方式，我們在硬件上引入移動作業(yè)終端PDA（掌上電腦）、PAD（平板電腦）等新型便攜式電腦設(shè)備；操作系統(tǒng)選擇主流操作系統(tǒng)——Android（安卓）系統(tǒng)；軟件模型配置選擇目前應(yīng)用最為廣泛的APP（應(yīng)用程序Application）方式進行開發(fā)?；贏ndroid系統(tǒng)把硬件、軟件有機結(jié)合而研發(fā)出新式公文處理工具——智能公文處理終端。

三、智能公文處理終端介紹

基于Android系統(tǒng)的移動作業(yè)終端及其應(yīng)用程序——智能公文處理終端,本文研發(fā)的智能公文處理終端主要具備以下眾多實用化功能而且升級容易：

（一）硬件采用主流智能手機作為基礎(chǔ)。設(shè)備輕巧、便攜性好，容易普及。

（二）操作系統(tǒng)使用主流Android系統(tǒng)。會用手機常用功能就能操作，上手容易，貼近廣大基層工作者的工作習慣。

（三）嚴格遵循2012新版《黨政機關(guān)公文格式》國家標準和用戶個性化需求進行編程。提供公文多種格式、場景和文案并能通過精確定位和智能化操作自動生成標準模版，實現(xiàn)使用者能夠直接套用不同格式和場景編寫公文，快速、精確排版出標準化公文，十分靈活方便。

（四）通信方式與智能手機一致。不但能夠自動匹配各種通信網(wǎng)絡(luò)和WIFI進行通信，而且能夠利用藍牙、紅外和數(shù)據(jù)線等點對點通信方式實現(xiàn)快速通信和實時交互數(shù)據(jù)。

（五）智能性強。APP具備“小秘書”功能，能夠?qū)崟r輔助和糾錯，根據(jù)公文種類和語言習慣，及時發(fā)現(xiàn)格式、語言和處置方式的問題并對使用者提出正確指引，即使使用者不熟悉公文格式，也能自動實時指導使用者完成公文標準的編制和處理。

（六）實時提醒。能夠通過短信、系統(tǒng)信息和微信等方式提醒收文或提醒辦理工作，不受工作時間限制，不會錯過急件，能及時開展相關(guān)工作。

（七）安全性高且符合國家保密規(guī)定要求。能夠收閱文件甚至是密件，并能通過密碼、手勢、指模、人臉識別等多種加密方式對公文特別是密件進行加密，對使用者嚴格識別和按權(quán)限進行授權(quán)處理，并具備全程錄音錄像等功能進行監(jiān)控，防止密件內(nèi)容外泄。

（八）兼容各種機關(guān)企業(yè)公文處理平臺。更新方便，系統(tǒng)后臺統(tǒng)一發(fā)布更新程序，能夠按照要求簡易快速升級。

（九）專業(yè)性強。由具備多年公文處理經(jīng)驗的專業(yè)人員編制和發(fā)布。

四、智能公文處理終端的推廣及應(yīng)用前景

（一）智能公文處理終端推廣有利于企業(yè)政令通暢、公文處理規(guī)范高效。推廣智能公文處理終端能夠確保快速可靠地傳達政令政策、處理公務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系，決定事務(wù)，解決公文處理工作人員業(yè)務(wù)不熟練、公文處理效率低下的問題，使工作正確、及時、高效地開展。

（二）智能公文處理終端推廣有利于社會和諧。網(wǎng)絡(luò)時代，民間各種片面資訊傳播迅速。而智能公文處理終端能夠快速響應(yīng)，根據(jù)上級指示或相關(guān)政策、預(yù)案、規(guī)定及時傳遞有正能量的正確信息，使謠言止于智者，及時公開群眾關(guān)注的信息，促進社會和諧。尤其是當面對重要場合、重大事件和應(yīng)急處置時，智能公文處理終端能夠第一時間以正規(guī)途徑公開信息，極大地確保社會輿論和維穩(wěn)信息處置及時，尤其是能夠快速向基層工作者傳遞相關(guān)信息，維護社會穩(wěn)定。

（三）智能公文處理終端推廣有利于科技發(fā)展。從古時烽火臺、驛站、飛鳥傳書到20世紀的電報、固定電話和臺式電子計算機。21世紀初的移動電話和短信息到如今利用智能手機和APP程序推廣智能公文處理終端，每一次的科技進步，都將有利于科技發(fā)展，促進社會生產(chǎn)力的進一步發(fā)展。

（四）智能公文處理終端推廣有利于經(jīng)濟發(fā)展。隨著全球化和信息化的發(fā)展，國內(nèi)外供需形勢瞬息萬變，推廣智能公文處理終端，有利于各行各業(yè)快速交互信息，促進經(jīng)濟發(fā)展。亞馬遜、淘寶網(wǎng)、京東商城和蘇寧易購等創(chuàng)新模式無不證明誰改善了供需關(guān)系，誰就能站在時代的最前端。

（五）智能公文處理終端推廣有利于節(jié)能環(huán)保。推廣智能公文處理終端，減少了紙張的浪費、減輕了交通運輸?shù)膲毫?、降低了面談和宣貫會議的成本、優(yōu)化了社會資源配置，有利于節(jié)能環(huán)保，保護綠色地球，保障群眾身體健康。

[1]公文處理規(guī)范化中存在的問題和對策.廣東行政學院學報,2015.

[2]萬秀華.公文管理與處理.經(jīng)濟時報,2015.

[3]姜春梅.淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對策.環(huán)球市場,2016(30).