企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核的常見問題

文/中國石油長慶油田分公司總經(jīng)理辦公室（黨委辦公室） 李建兵

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核的常見問題

文/中國石油長慶油田分公司總經(jīng)理辦公室（黨委辦公室） 李建兵

隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的逐漸推行和深入實(shí)施，公文的重要性也日益顯現(xiàn)，在企業(yè)公文流轉(zhuǎn)、信息傳遞、企業(yè)形象宣傳等方面起到重要作用。因此，無論是從事專業(yè)性事業(yè)的人還是從事行政性事業(yè)的人都必須要學(xué)會用公文來告知和通知上級與下屬，以此提高工作的效率和執(zhí)行力。但由于公文的格式和內(nèi)容要求嚴(yán)格，所以企業(yè)辦公自動化公文審核中遇到許多問題。本文將具體指出遇到的問題，并提出相關(guān)的解決辦法，希望對公文審核工作者能起到一些幫助。

辦公自動化；公文審核；常見問題；解決辦法

一、公文審核對辦公自動化系統(tǒng)的重要意義

因?yàn)楣陌恼呔哂袝r效性以及定向性，因此公文審核工作必須要實(shí)事求是，嚴(yán)格保密。所以審核工作就變得十分重要，這使得一系列問題也不斷地暴露出來。我國公文發(fā)展歷程比較久遠(yuǎn)，國家都有嚴(yán)格的統(tǒng)一的規(guī)范要求，國家公文處理機(jī)構(gòu)——中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳對公文格式、種類、行文規(guī)范等方面都有明確的規(guī)定。目前執(zhí)行的是2012年7月1日發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB-T9704-2012）標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容包括：內(nèi)容和程序的合法性。公文的具體內(nèi)容和制定程度必須按照國家法律法規(guī)規(guī)章的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不能越界，否則是無效的；形式上和格式上的標(biāo)準(zhǔn)化；公文主題突出鮮明、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字莊重合規(guī)；對機(jī)關(guān)工作的依賴性。公文的形成是以企業(yè)日常事務(wù)性工作為出發(fā)點(diǎn)的，是企業(yè)從事日常管理工作、交流、上傳下達(dá)的重要工具、主要手段。隨之公文制度的改革，傳統(tǒng)的文書文字、電信書報、聲像資料、圖形文書等也逐漸深入企業(yè)管理工作中。并且隨著現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)的提升，企業(yè)開始引入現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，既為企業(yè)節(jié)約了成本，大大節(jié)約了紙張等，節(jié)約環(huán)保，也提高了交流溝通效率，通過計算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化公文流轉(zhuǎn)，讓企業(yè)管理者隨時隨地掌握所學(xué)的訊息、處理各種事務(wù)，克服了時間和空間上的局限性。

綜上所述，公文審核在文件的流轉(zhuǎn)工程中處于非常重要的位置，因此要落實(shí)公文審核，要實(shí)現(xiàn)合法化和規(guī)范化。

二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核存在的問題

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核，為企業(yè)公文流轉(zhuǎn)提供了更加便利的手段，優(yōu)化資源提升效率方面功能尤為突出，但同時我們也要清晰地看到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核存在的問題。公文審核的重點(diǎn)是：第一，把好行文關(guān)；第二，把好政策、法規(guī)關(guān)；第三，把好程序、格式關(guān)；第四，把好文字關(guān)；第五，把好數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)關(guān)。總結(jié)企業(yè)在實(shí)際運(yùn)行工作中可以發(fā)現(xiàn)，與上述要求重點(diǎn)相比，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核存在的問題主要有以下幾方面：

（一）公文的格式不合乎規(guī)范。公文的格式都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必須按照公文基本構(gòu)成要素，包括標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、正文等十二大基本構(gòu)成要件組成，當(dāng)然也可以視具體情況進(jìn)行刪減，省去一些不必要的規(guī)范，比如秘密等級等。而在公文審核的過程中出現(xiàn)了發(fā)文字號缺失、秘密級別錯亂、附件缺失、發(fā)文時間不準(zhǔn)確等一系列問題。例如，公文的字體要求比較多，這導(dǎo)致了一些公文一律使用宋體，還有序號的使用順序不恰當(dāng)。除此之外，Word的內(nèi)置字體和行距和公文的格式要求不一樣，但在實(shí)際操作中，卻忽視了這一點(diǎn)。

（二）公文的文體使用不規(guī)范、內(nèi)容繁瑣。一方面，常見的文體有錯用、亂用、混用。舉個具體的例子來說，上下行文的文體要求不同，但在公文中常常發(fā)現(xiàn)其文體的混用，向上的應(yīng)該是報告、請示等等，向下的應(yīng)該是通知、決定等等。另一方面，公文行為沒有充分遵循實(shí)事求是的特點(diǎn)，內(nèi)容繁雜。公文的基本要求是一文一事，不可以為了方便而一文多事，但是在實(shí)際操作中總是會在一個公文中混雜著其他許多的事情，使公文的重點(diǎn)不突出，內(nèi)容繁瑣，沒有用最簡潔的話最清晰的表達(dá)方式行文，這樣形成的公文，文稿質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，立意不明確、主旨不分明，情況概述不全面，分析不到位，沒有實(shí)際指導(dǎo)意義，增加閱讀困難。

（三）企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核監(jiān)督機(jī)制沒有有效建立。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核過程中，由于公文從起草、審閱、簽批、封發(fā)等環(huán)節(jié)都需要一定的時間，所以在公文流轉(zhuǎn)過程中每個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，明確具體責(zé)任人，而在實(shí)際流轉(zhuǎn)過程中，有時出現(xiàn)因?yàn)闀r間倉促對公文審核把關(guān)不嚴(yán)的現(xiàn)象，有時出現(xiàn)公文起草時受專業(yè)技術(shù)水平的限制，很多公文撰寫人不了解具體實(shí)際的工作，形成公文內(nèi)容不全、針對性不強(qiáng)；再一個對于公文的具體寫作規(guī)范，比如標(biāo)點(diǎn)符號、文字、數(shù)字等的使用沒有嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制，企業(yè)內(nèi)容也沒有形成具體統(tǒng)一的公文寫作規(guī)范，影響了公文審核效率和質(zhì)量。綜上所述，這些是企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核所遇到的比較尖銳的一些問題，公務(wù)審核者必須要采取相關(guān)的措施，盡快解決這些問題，讓公文能夠真正發(fā)揮它的作用。

三、出現(xiàn)的問題及解決對策

（一）提高公文形式上的規(guī)范性。要嚴(yán)格按照國家公文相關(guān)要求規(guī)范行文，結(jié)合企業(yè)實(shí)際按流程開展公文流轉(zhuǎn)，加強(qiáng)對企業(yè)公文行文規(guī)范的培訓(xùn)，讓每一名與公文行為有關(guān)的人都能了解公文行文基本規(guī)范，提高行文質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率。

（二）提高公文文體上的規(guī)范性和內(nèi)容的全面性、科學(xué)性。隨著“中央八項(xiàng)規(guī)定”要求的出臺，精簡文件作為一項(xiàng)重要內(nèi)容列入公文處理事務(wù)中。因此，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核必須要注重公文的格式、數(shù)量、內(nèi)容等方面的內(nèi)容，做到簡練、高效，以達(dá)到提高公文質(zhì)量的目標(biāo)。

要實(shí)現(xiàn)這個，企業(yè)需要關(guān)注抄襲、戴高帽等等問題，嚴(yán)格依照事實(shí)和實(shí)際情況簡潔、客觀、翔實(shí)地行文。

（三）加強(qiáng)對公文流轉(zhuǎn)的全過程監(jiān)督。要充分加強(qiáng)對公文寫作和管理者的培訓(xùn)，提高公文審核工作的監(jiān)督把關(guān)力度。企業(yè)自動化系統(tǒng)公文審核工作者必須要提高責(zé)任意識，認(rèn)真對待公文審核工作，確保公文的質(zhì)量，把好公文審核的關(guān)。除此之外，各個部門還要相互協(xié)作，做好自己的工作，嚴(yán)格按照公文處理辦法來要求公文的格式、質(zhì)量、內(nèi)容。只有這樣，才能讓公文審核后出現(xiàn)的問題減少，提高發(fā)文的效率。此外，要將公文監(jiān)督審核工作貫穿于公文行文的整個過程中，每個節(jié)點(diǎn)做到嚴(yán)格審核和監(jiān)督，切實(shí)加強(qiáng)具體公文寫作、流轉(zhuǎn)、審核者的具體職責(zé)。擬稿人要把好起始關(guān)，要明確發(fā)文的目的，確定發(fā)文的內(nèi)容，選擇恰當(dāng)?shù)奈捏w；核稿人要統(tǒng)籌全局，高度概括，對最終發(fā)言進(jìn)行最后定奪和把關(guān)；會簽人、辦公室審核人及簽批領(lǐng)導(dǎo)等審核環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，盡可能減少和消除文稿在各個環(huán)節(jié)的錯誤，提高文稿質(zhì)量。除了要切實(shí)加強(qiáng)責(zé)任心以外，具體工作人員還要對國家政策方針、企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行全面了解，鋪下身子去學(xué)習(xí)、去研究，多到基層去開展公文寫作，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，切實(shí)增強(qiáng)公文處理的嚴(yán)肅性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

四、結(jié)束語

公文作為企業(yè)傳達(dá)政策、下達(dá)命令的重要方式，必須要注重對它的嚴(yán)格審核，只有這樣才能提高公文的質(zhì)量，使得公文發(fā)布后所出現(xiàn)的問題更少，從而讓公文的執(zhí)行效率提高，最終促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，讓企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)更為順利。當(dāng)前公文審核還存在一系列的問題，我們要堅(jiān)信，只要努力，這些問題都能很好地解決，使得公文的質(zhì)量提高。

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