技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理

文/深圳第二高級(jí)技工學(xué)校 張明敏

技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理

文/深圳第二高級(jí)技工學(xué)校 張明敏

目前我國(guó)技校的檔案管理工作開(kāi)展得不是很理想，存在很多問(wèn)題需要解決。本文對(duì)技工學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)技工學(xué)校檔案建設(shè)與管理工作的有效措施，希望能夠?qū)ξ覈?guó)技校的檔案管理工作有所幫助。

技工學(xué)校；檔案建設(shè)；檔案管理

技工學(xué)校的檔案是學(xué)生信息以及學(xué)校教育科研工作的原始記錄，它能夠體現(xiàn)出學(xué)校教育教學(xué)工作的發(fā)展歷程，同時(shí)，還包含了學(xué)校教育工作者的教研成果，對(duì)技工學(xué)校的發(fā)展具有非常重要的作用。目前我國(guó)很多技工學(xué)校對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠清晰，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中有很多的缺陷。因此，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的檔案管理工作，通過(guò)采取一系列的管理手段，提高管理水平。

一、技工學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）教科研檔案的收集阻力大。在技工學(xué)校的檔案管理工作中，教學(xué)科研檔案的管理工作目前進(jìn)行的不是很順利，這主要是由于很多教師認(rèn)為沒(méi)有必要將教學(xué)科研文件上交給學(xué)校檔案室保管，同時(shí)，教師擔(dān)心如果將教研材料上交學(xué)校檔案是之后管理人員會(huì)將自己整理的材料分散、打亂管理，在后期使用的時(shí)候更加不方便，而且還存在文件丟失或損毀的可能性。這種意識(shí)讓學(xué)校教科研資料在收集的過(guò)程中非常被動(dòng)，收集阻力較大，很多珍貴的文件或資料仍舊在教師個(gè)人手中，導(dǎo)致教科研檔案的建檔和歸檔工作都無(wú)法順利開(kāi)展。

（二）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，這就使得學(xué)校的檔案管理工作不被重視，沒(méi)有完善的檔案管理體系，缺乏健全的管理制度，很多院校的檔案管理工作主要是在學(xué)生的學(xué)籍管理和學(xué)校的文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案等方面，而且學(xué)校沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理部門，相關(guān)的管理工作多是由教務(wù)處或者其他部門進(jìn)行管理，管理工作比較混亂，容易出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。在技工學(xué)校中，由于學(xué)校不重視檔案管理工作，沒(méi)有專門的檔案管理人員，學(xué)校的檔案管理工作都是由一些非專業(yè)的教育工作者或者學(xué)校的后勤人員來(lái)工兼職管理。這些檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，在檔案管理工作中只能按照自己的意志或借鑒其他人員管理檔案的方式方法來(lái)進(jìn)行，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，這樣就導(dǎo)致了整理出來(lái)的檔案不夠全面或者因?yàn)闄n案管理人員的個(gè)人因素，致使檔案的質(zhì)量不高，學(xué)校的檔案管理工作不能順利開(kāi)展。

二、技工學(xué)校檔案管理工作的有效措施

（一）強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。技工學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要意義，重視對(duì)教科研檔案的建檔和歸檔工作，在學(xué)校進(jìn)行教科研檔案管理工作重要性的宣傳，讓每一個(gè)教育工作者都能夠明確地認(rèn)識(shí)到，教育科研檔案的歸檔是為了讓這些文件和資料更好地為學(xué)校的教育工作服務(wù)，對(duì)這些文件的統(tǒng)一管理能夠保護(hù)教科研檔案的完整性，從而提高教科研資料的利用率。重視教科研文件的建檔和歸檔工作，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要及時(shí)采取措施進(jìn)行解決，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感，端正工作態(tài)度，為技工學(xué)校積累更多的教育科研資料，同時(shí)也為社會(huì)創(chuàng)造更加豐富的知識(shí)財(cái)富。

（二）制定完善的檔案建設(shè)與管理制度。在技工學(xué)校檔案管理工作中，必須要建立完善的檔案管理制度，只有這樣才能夠保障學(xué)校的檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中有章可循。結(jié)合教育科研文件的特征制定完善的管理制度，并且要求管理人員在進(jìn)行日常的管理工作的時(shí)候嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來(lái)進(jìn)行，同時(shí)，檔案管理制度對(duì)管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用，使學(xué)校的檔案管理工作能夠井然有序地開(kāi)展。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作的信息化的建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在人們的工作生活中不斷普及，在技工學(xué)校檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)信息化管理，只有將信息化建設(shè)投入到檔案管理工作中，才能夠讓檔案管理工作發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變。學(xué)校應(yīng)該建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)將各個(gè)教研室、教務(wù)處以及檔案管理部門等緊密地聯(lián)系在一起，通過(guò)專人的收集或者教師主動(dòng)上傳，保證學(xué)校的教育科研檔案能夠及時(shí)地建檔和歸檔，信息化的檔案管理方式讓檔案在保存、查找、借閱等方面更加方便快捷，同時(shí)還可以保證學(xué)校教育科研檔案的安全性和完整性，在提高檔案管理的工作效率的同時(shí)還可以讓學(xué)校的檔案管理水平得到顯著的提高。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在我國(guó)的技工學(xué)校中，檔案管理工作還不是很完善，存在很多缺陷，因此，技工學(xué)校必須清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要意義，學(xué)校管理人員應(yīng)該重視學(xué)校的檔案管理工作，為檔案管理工作制定科學(xué)合理的管理制度，增強(qiáng)教職工的檔案管理意識(shí)，提高學(xué)校的信息化水平，最終使技工學(xué)校的檔案管理水平得到提高，提高教育科研檔案的利用率。

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