福建省高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策

文/福建師范大學(xué)檔案館 林叢

福建省高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策

文/福建師范大學(xué)檔案館 林叢

檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。本文通過對(duì)福建省內(nèi)重點(diǎn)高校檔案館（室）的問卷調(diào)查，掌握高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，總結(jié)高校對(duì)現(xiàn)有軟件不滿意的主客觀原因，提出軟件升級(jí)改造方式、功能需求等方面的對(duì)策建議，以期為高校檔案管理系統(tǒng)升級(jí)改造提供參考。

高校檔案管理系統(tǒng)；產(chǎn)品定制；系統(tǒng)功能需求

一、引言

高校檔案工作是高校業(yè)務(wù)職能的重要組成部分，隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)高校檔案工作提出新任務(wù)新要求：信息需求增量、需求及時(shí)響應(yīng)、利用方便快捷等。因此，高校檔案館需要借助檔案管理系統(tǒng)大力推進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，加速推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，全面提升檔案服務(wù)的能力與水平，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。為了把握福建省內(nèi)高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，筆者于2016年5月以問卷調(diào)研形式調(diào)研了福建省內(nèi)15所本科院校的檔案館（室）。

二、福建省內(nèi)高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案管理系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用。福建省內(nèi)高校使用檔案管理系統(tǒng)由來已久，15個(gè)調(diào)研對(duì)象都應(yīng)用檔案系統(tǒng)，其中使用了現(xiàn)行軟件年限超過5年的占比73.34%，不足5年的主要是對(duì)原有軟件進(jìn)行了升級(jí)改造或是檔案工作初具規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)。

（二）高校檔案館對(duì)現(xiàn)行軟件滿意度不高。調(diào)查顯示：14所高校（占比93.33%）對(duì)現(xiàn)有軟件滿意度不高。1.主觀反饋的不滿意之處。現(xiàn)行高校檔案管理系統(tǒng)令人不滿意的主要原因是基本功能的嚴(yán)重缺乏，庫(kù)房管理功能缺乏、界面設(shè)計(jì)不友好、沒有在線歸檔功能和網(wǎng)上辦公功能，嚴(yán)重地影響了福建省內(nèi)高校的滿意度。2.不滿意的客觀原因。（1）早期的檔案管理系統(tǒng)功能普遍不足。目前，福建省內(nèi)仍有不少高校在使用早期的檔案管理系統(tǒng)。受當(dāng)時(shí)技術(shù)、人員等條件所限，早期的檔案管理系統(tǒng)只能簡(jiǎn)單地輔助傳統(tǒng)的手工檔案管理工作，功能上已經(jīng)很難滿足檔案管理的新需求。（2）現(xiàn)已改造后的檔案管理系統(tǒng)先進(jìn)性和超前性仍欠缺。新系統(tǒng)只是在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)單地增加一些新功能，并未根據(jù)新時(shí)期變革后的檔案管理思路，全面系統(tǒng)地規(guī)劃、設(shè)計(jì)新系統(tǒng)，相比舊系統(tǒng)，仍未呈現(xiàn)更新?lián)Q代之勢(shì)。

（三）對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造是大勢(shì)所趨。部分高校已完成系統(tǒng)的升級(jí)改造，設(shè)計(jì)了在線歸檔審批、全文檢索、任務(wù)管理、元數(shù)據(jù)管理等新功能，相對(duì)其原有軟件有了極大提升。15所高校中，有9所高校（占比60%）表示將以企業(yè)定制方式重新研發(fā)新系統(tǒng)，已完成系統(tǒng)改造的3所高校中2所高校將以軟件升級(jí)方式繼續(xù)改造系統(tǒng)，另外一所高校則采用企業(yè)定制方式。

三、高校檔案管理系統(tǒng)改造的對(duì)策建議

（一）高校檔案管理系統(tǒng)改造首選產(chǎn)品定制。高校檔案管理系統(tǒng)來源主要有以下三種：通用型軟件、自主研發(fā)、定制產(chǎn)品，三者的優(yōu)缺點(diǎn)如下：1.通用型軟件產(chǎn)品，一般技術(shù)上較為成熟，但不可能很好地針對(duì)每一個(gè)不同行業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行研發(fā)，實(shí)用性差，較難滿足不同行業(yè)或不同工作范圍的特殊功能需求，對(duì)于高校而言并不理想。2.自主研發(fā)系統(tǒng)，可能較為適用于本校實(shí)際情況，但是對(duì)檔案館工作人員的要求也極高，特別需要有軟件開發(fā)基礎(chǔ)，技術(shù)難度較大，對(duì)絕大多數(shù)高校檔案館而言可行性較差。3.定制產(chǎn)品，是量身定做的，針對(duì)性非常強(qiáng)，因此也非常方便使用，不必進(jìn)行復(fù)雜的指導(dǎo)培訓(xùn)。定制產(chǎn)品逐漸成為高校改造檔案管理系統(tǒng)的首選方式。

（二）對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)提出新要求。高校檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能優(yōu)化檔案管理的流程和職能，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和精細(xì)化，進(jìn)而全面提升檔案管理水平。1.實(shí)現(xiàn)檔案全過程管理。實(shí)現(xiàn)檔案從形成、接收到整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀或永久保存等全過程的有效管理。2.促進(jìn)館藏檔案數(shù)字化。新增數(shù)字化作業(yè)管理子系統(tǒng)，大力推進(jìn)高校檔案館的館存檔案數(shù)字化進(jìn)程，并提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量。3.提升服務(wù)質(zhì)量。建立多元化的對(duì)外利用方式，實(shí)現(xiàn)廣大師生的自助平臺(tái)查檔、微信輔助查檔等，使用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，提高查檔利用的智能、便捷性。4.提高工作效率。增強(qiáng)檔案館內(nèi)部溝通交流，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分配、及時(shí)溝通，建立消息推送平臺(tái)，提高網(wǎng)上辦公工作效率。5.多系統(tǒng)有效集成。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與高校OA系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等有效集成，真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化、超前管理、前端控制。6.完善檔案安全利用。采用CA認(rèn)證、簽章服務(wù)器、加解密等現(xiàn)代科技手段，提高電子檔案信息傳遞的安全可靠性；利用權(quán)限管理、操作日志、元數(shù)據(jù)管理等手段保障檔案的真實(shí)、完整、可靠、可用、安全。

（三）新時(shí)期高校檔案管理系統(tǒng)的功能需求。新時(shí)期高校檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)輔助高校檔案館推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化、推進(jìn)電子文件管理、提高檔案服務(wù)能力，應(yīng)具備一些新的功能。1.推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。從業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲、業(yè)務(wù)系統(tǒng)人工獲?。蛔詣?dòng)在線歸檔、人工在線歸檔、歸檔審批；立卷組卷、全文管理、檔案編研、虛擬庫(kù)房管理、檔案利用統(tǒng)計(jì)；任務(wù)管理、消息通知、圖像處理、支持快捷鍵操作等。2.推動(dòng)電子文件管理。全過程管理、檔案數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)封包、電子簽章、元數(shù)據(jù)管理等。3.提升檔案服務(wù)能力。全文檢索、跨庫(kù)檢索、組合檢索、深入檢索、一體化檢索、可視化檢索、提供全文等；預(yù)約查檔、在線出具證明、輔助實(shí)現(xiàn)微信查檔、熱門推薦等。

四、總結(jié)

總之，為了更好地發(fā)揮檔案資源的作用和價(jià)值，為了全面提升“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案服務(wù)廣大師生的能力與水平，高校檔案館必須將檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)改造工作提上重要日程，加快研發(fā)一套高效、安全、實(shí)用的新系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)“檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”等目標(biāo)，促進(jìn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。