高校電子文件檔案管理的思考

文/山東建筑大學(xué) 單樂(lè)樂(lè) 王波

高校電子文件檔案管理的思考

文/山東建筑大學(xué) 單樂(lè)樂(lè) 王波

隨著信息化程度的不斷提高，電子文件形式在檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。高校材料儲(chǔ)備較多，必須創(chuàng)新存儲(chǔ)模式，發(fā)揮電子檔案易存儲(chǔ)、好整理的優(yōu)勢(shì)，規(guī)避它的缺點(diǎn)，做好歸檔管理工作。

電子；檔案；管理

電子檔案是信息化時(shí)代做好檔案管理工作的必要形式，它自身具有很多優(yōu)勢(shì)，但同樣也存在著不可忽視的弊端，如何做好高校電子檔案工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，筆者結(jié)合工作有如下思考。

一、電子文件的定義及優(yōu)點(diǎn)分析

（一）電子文件的定義。電子文件是記錄在磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中，以代碼的形式生成，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它主要包括電子?shū)、電子郵件、電子表格、電子圖片等形式。

（二）高校電子文件檔案管理的優(yōu)越性。1.規(guī)范了高校檔案的管理水平。數(shù)字信息的規(guī)范化是提高檔案科學(xué)化管理水平的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。而這一環(huán)節(jié)想要實(shí)現(xiàn)，就必須要做到管理工作的規(guī)范化。否則，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案的規(guī)范化管理就成了空談。同時(shí)，科學(xué)的管理對(duì)檔案管理工作自身存在的問(wèn)題能起到一定的約束作用，避免管理工作的隨意性，從而促使高校檔案管理工作更加規(guī)范。2.提高了高校檔案的閱讀效率。電子檔案內(nèi)容存放在各高校之間的服務(wù)器內(nèi)，每個(gè)授權(quán)部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)都會(huì)存有一份檔案，閱讀時(shí)不再受限于傳閱速度，更不會(huì)產(chǎn)生閱讀排隊(duì)問(wèn)題。真正實(shí)現(xiàn)了“一次輸入，綜合利用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用”的工作目標(biāo)，很大程度上提高了高校檔案的閱讀效率。3.加快了高校檔案的查詢速度。高校所有的檔案內(nèi)容都存儲(chǔ)在磁盤(pán)上，既減少了存貯檔案所需的空間，又方便了高校檔案的檢索。學(xué)生或老師查閱檔案時(shí)不需再到檔案管理部門(mén)查找，只需在本地計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵字就可以看到要查詢檔案的原始材料。從而使原來(lái)很長(zhǎng)時(shí)間才能找到的檔案，在短短幾秒鐘內(nèi)就可以看到，大大提高了檔案查閱的速度和效率。4.提高了高校檔案的管理效率。實(shí)現(xiàn)了電子文件檔案管理以后，可以省去原有的檔案借閱流程和手續(xù)、檔案歸檔的分類及手工操作等，改由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成，實(shí)現(xiàn)了檔案從形成到借閱、從查詢到管理的一體化。不但使高校檔案管理工作更加準(zhǔn)確、規(guī)范，還提高了檔案管理人員的工作效率，減少了檔案管理人員的工作任務(wù)，使高校的檔案管理工作向著信息化的方向邁出更高一步。

二、電子文件檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全隱患。網(wǎng)絡(luò)是電子文件形成的基礎(chǔ)，同時(shí)也是電子文件安全性隱患最大的根源。網(wǎng)絡(luò)安全的威脅主要表現(xiàn)在：網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的侵襲以及系統(tǒng)內(nèi)部的泄密等方面。在這個(gè)過(guò)程中，一旦網(wǎng)絡(luò)的安全受到了威脅，高校電子文件檔案的真實(shí)性、完整性也將無(wú)法得到保證。

（二）保存方法障礙。由于科學(xué)技術(shù)發(fā)展和電子產(chǎn)品更新的過(guò)快，電子文件無(wú)法長(zhǎng)久進(jìn)行保管。電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷地更新?lián)Q代，對(duì)于電子文件處理的環(huán)境和結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜多變，迫使電子文件要不斷地適應(yīng)新的數(shù)字信息環(huán)境，一旦離開(kāi)了歸檔時(shí)的特殊性，硬件環(huán)境就失去了可續(xù)行。

（三）法律效力問(wèn)題。由于用戶的需要，電子文件的信息和數(shù)據(jù)需要不斷地修改和補(bǔ)充，使得檔案的真實(shí)完整性受到了大多數(shù)人的質(zhì)疑，法律效力大大減弱。而由此引發(fā)的高校電子文件在價(jià)值鑒定及保管期限劃定方面的困難，使其鑒定、管理方法目前無(wú)定論，仍處在探索階段。

三、提高高校電子文件檔案管理的措施

（一）更新觀念，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的一體化。高校檔案管理部門(mén)要及時(shí)更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，逐步探索電子文件歸檔工作的新思路與新舉措。不僅要積極參與電子文件檔案的管理，而且要加強(qiáng)與其他部門(mén)之間的配合，共同推進(jìn)電子文件管理的完整性、真實(shí)性以及信息化管理，確保電子文件檔案管理工作的順利開(kāi)展。如在電子文件的產(chǎn)生階段就加以控制，主動(dòng)、提前介入，保證文件原數(shù)據(jù)及背景信息的齊全完整。使得電子文件與紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)換無(wú)縫銜接。

（二）完善制度，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理的規(guī)范化。高校檔案管理部門(mén)要按照國(guó)家檔案局等有關(guān)精神和要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定一套關(guān)于電子文件的收集、整理、歸檔、使用、移交、保管、查閱等為內(nèi)容的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)高校管理工作的順利進(jìn)行。

（三）利用技術(shù)，增強(qiáng)電子文件檔案管理的安全化。由于電子文件可以隨時(shí)變化載體，而在這一過(guò)程中，電子文件很容易被改動(dòng)、刪除或者覆蓋，所以要依托專門(mén)的技術(shù)手段來(lái)保證電子文件的真實(shí)性和完整性，提高電子文件檔案的管理水平。對(duì)此我們可以采取如下手段：一是加密電子文件。采用學(xué)生身份認(rèn)證等方法對(duì)電子文件進(jìn)行簽發(fā)權(quán)限控制，學(xué)生通過(guò)驗(yàn)證后才能對(duì)文件進(jìn)行相關(guān)權(quán)限內(nèi)的操作，否則該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。二是設(shè)置高校網(wǎng)絡(luò)的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。利用防火墻阻擋對(duì)電子檔案造成威脅的不安定因素，保證高校電子檔案不受病毒、黑客等的攻擊，使得電子檔案得以安全保管。

（四）培育人才，提高檔案管理隊(duì)伍的信息化。要想提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面要先對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能；組織學(xué)校檔案管理人員學(xué)習(xí)電子文件與電子檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理素質(zhì)。另一方面，有針對(duì)性地將計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)硬的檔案管理專業(yè)型人才引進(jìn)高校，充實(shí)到檔案管理工作的隊(duì)伍中來(lái)。

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（課題：中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化嵌入建筑類高校 校園文化建設(shè)研究）