人事檔案的特點和作用分析

文/十堰市城市管理綜合執(zhí)法支隊 劉琴

人事檔案的特點和作用分析

文/十堰市城市管理綜合執(zhí)法支隊 劉琴

根據(jù)我國人事檔案的特點可知，我國絕大多數(shù)人有屬于自己的檔案，不單單是事業(yè)單位工作人員，并且在企業(yè)單位的人員以及學生、工人，都有各自的檔案。基于此，我國的人事檔案在數(shù)量上是十分龐大的，也出現(xiàn)了自身的特點及作用。本文主要就城市管理綜合執(zhí)法支隊的人事檔案特點及作用進行分析。

人事檔案管理；特點；作用；城市管理綜合執(zhí)法支隊

隨著社會的發(fā)展、經(jīng)濟的進步，我國事業(yè)單位在人事檔案的管理以及制度改革上均加大了力度，由此可見人事檔案管理工作在我國事業(yè)單位中的重要程度。所謂人事檔案，指的是人事管理部門根據(jù)實際的需求對人員進行以姓名為特征的資料收集，人事檔案中的資料主要包括個人經(jīng)歷、工作成績等方面內(nèi)容。人事檔案作為人才信息有效的載體之一，在事業(yè)等用人單位在用人的過程中，能充分了解人才并利用人才。本文主要對當前我國人事檔案的特點及作用進行分析。

一、人事檔案的特點

本文在對事業(yè)單位的人事檔案特點及作用進行分析時，對當前我國的人事檔案特點進行相關的研究調(diào)查，結果發(fā)現(xiàn)人事檔案的特點大致包括全面性、真實性、機密性以及動態(tài)性4個方面，因此本文主要就上述4個人事檔案特點進行主要闡述，具體如下：

（一）全面性。人事檔案的全面性主要指的是：以個人為單位的檔案包括檔案人員所有的內(nèi)容，比如自傳、鑒定、考核、履歷、學歷等，不僅僅如此，其更加包括了一個人的入團、入黨等材料；并且還包括了處分、工資、待遇以及退（離）休等。由此可見，人事檔案其包含的內(nèi)容十分全面，通過人事檔案可以直觀地了解一個人的成長以及發(fā)展歷史，并且通過全面性的人事檔案可以對該名人員的情況進行了解?？偠灾?，人事檔案詳細地概括了人的歷史面貌以及歷史資料。

（二）真實性。人事檔案的真實性，是所有特點中最為重要的一項，人事檔案的真實性直接影響到人事的錄用以及資料的真實完整性，因此保證人事檔案的真實性是人事檔案在建立的過程中所必須保證的特點之一。并且在檔案資料的來源、內(nèi)容以及形式等必須保證完全真實的性質(zhì)，進而客觀、真實地反映檔案所屬人的真實面貌以及歷史資料。

（三）機密性。由于人事檔案詳細地記錄了檔案所屬人的全部資料，因此為了避免一些不法分子以及別有用心的人員利用人事檔案做一些不利于社會及個人的行為，人事檔案的機密性必須嚴格要求。人事檔案不僅僅是個人的資料，大部分人事檔案還包括了檔案所述人的家庭隱私，因此，人事檔案應當在很長一段時間內(nèi)作為黨和國家的機密保存。

（四）可變性。人事檔案主要記錄了檔案所屬人出生以來的所有資料，因此人事檔案在記錄的過程中并不是一成不變的，其具有靈活的可變性。因此，人事檔案在記錄的過程中將會隨著檔案所屬人履歷以及生活、工作的改變而進行改變，并根據(jù)實時的改變使資料不斷增加，且隨時進行補充，由此可見人事檔案所反映檔案所屬人的情況是動態(tài)可變的。

二、人事檔案的作用分析

（一）用人客觀依據(jù)。人事檔案是通過檔案所屬人員在日常的工作以及生活中的真實資料所形成的檔案，其具有真實、全面以及準確等特點。因此部分組織在選取人才的過程中，人事檔案能夠使組織人員更加全面、詳細地了解人才，進而將人事檔案的資料作為重要的依據(jù)之一。任何組織再錄用人才的過程中，均需要對該人才的各方面做到真正了解，在此之上，組織人員除了對人員進行相應實際的檢查之外，還能夠通過調(diào)閱部分人事檔案，對人員的真實情況進行客觀了解，基于此，人事檔案在組織中已經(jīng)作為組織人員錄用、人事任免以及薪酬增減等的客觀考慮因素。

（二）個人有關問題的真實憑證及依據(jù)。每個人在日常的工作當中，往往會出現(xiàn)一系列的意見，比如：人事調(diào)動、冤假錯案、福利待遇、年齡、學歷以及參加工作時間等問題上，部分人員會出現(xiàn)與實際情況不符的問題。此時，人事檔案就顯得尤為重要。因為，人事檔案中檔案所屬人的絕大多數(shù)情況及資料均有所記錄，因此，在出現(xiàn)異議時，能夠通過調(diào)閱人事檔案而找到真實答案，由此可見，人事檔案可以作為個人有關問題的真實憑證及依據(jù)。

（三）人才開發(fā)重要信息來源。人事檔案的建立，包括了檔案所屬人的各方面情況，其中最主要的便是檔案所屬人的工作情況以及成長資料，因此人事檔案在很大程度上為人才的開發(fā)提供了重要的依據(jù)，人事檔案的建立不僅僅是為了對檔案所屬人的資料進行記錄，更多是為了記錄系統(tǒng)全面的信息，為人才的發(fā)現(xiàn)、任用提供來源。

（四）參考作用。人事檔案在日常利用中不僅僅存在人事工作等方面的服務，人事檔案還可以為其他工作提供利用，同樣具有一定的參考作用，具體如下：首先，人事檔案在我國的歷史撰寫各方面提供了一定的參考，由于我國人事檔案的數(shù)量較為龐大，因此所包含信息以及涉及的內(nèi)容也十分豐富，其范圍更是涉及黨史、軍史以及廠史等方面，進而存在很大的研究史料價值。由此可見，人事檔案的信息可作為歷史部門編纂、編史以及修志的重要素材之一。其次，人事檔案還可作為一定的科學研究資料被有關部門所利用。在一定的階段，科學人員將對在不同時期內(nèi)不同的職位人員的工資情況進行詳細的研究，因此人事檔案內(nèi)所包含的廣泛信息可作為研究的輔助資料被利用。

三、結束語

綜上所述，人事檔案的特點與作用其實在很大程度上是息息相關的，存在不可分割的密切聯(lián)系。并且人事檔案多包含了檔案所屬人的基本情況與資料，對于人員長期的工作及生活均存在著不小的影響，因此人事檔案在建立的過程中必須保證真實性、全面性、機密性以及動態(tài)性等特點，進而為人員的調(diào)動、人才的開發(fā)以及人才信息提供參考資料，使更多的人才被發(fā)現(xiàn)及利用。

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