建筑企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/武漢市漢陽市政建設(shè)集團(tuán)公司 黃兵

建筑企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/武漢市漢陽市政建設(shè)集團(tuán)公司 黃兵

目前，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，我國的建筑行業(yè)也得到了良好的發(fā)展。在建筑企業(yè)開始發(fā)展的過程中，建筑企業(yè)的檔案管理在其中發(fā)揮著十分重要的作用。結(jié)合目前的實際情況來看，在建筑企業(yè)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案質(zhì)量較低以及整理時間不及時的現(xiàn)象，這些問題如果不能得到有效的解決，將會對建筑企業(yè)檔案管理工作的順利開展造成非常嚴(yán)重的影響。本文主要對建筑企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，然后針對這些問題提出了一些有效的解決措施，希望在一定程度上可以促進(jìn)建筑企業(yè)實現(xiàn)更加長遠(yuǎn)的發(fā)展。

建筑企業(yè)；檔案管理；問題；對策

建筑企業(yè)檔案就是針對企業(yè)內(nèi)部存在的問題做出的相應(yīng)記錄，然后經(jīng)過系統(tǒng)的整理進(jìn)行存檔保存。但是建筑企業(yè)檔案在管理的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，這些問題對工程項目的整個流程造成了非常嚴(yán)重的影響，因此，建筑企業(yè)一定要加強(qiáng)對內(nèi)部檔案的管理工作，針對其中的問題找到合理有效的解決方案。

一、建筑企業(yè)檔案管理問題

（一）沒有對企業(yè)檔案管理工作引起重視。目前，大部分建筑企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，只是將管理的重點放在了項目施工的過程上，甚至還有很多的管理人員認(rèn)為只要將施工中的工作做好，那么整個企業(yè)的發(fā)展就可以得到一定的保證，從而忽略了對建筑企業(yè)檔案管理工作的調(diào)整。另外，檔案資料在整理的過程中一定要保證資料的整體性，施工中的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該做好相應(yīng)的記錄工作，但是在實際的檔案管理工作中，檔案的記錄情況與實際的施工進(jìn)度沒有保持一致，對具體的內(nèi)容只是草草了事，這些都是因為管理人員沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的作用很難真正地發(fā)揮出來。

（二）檔案在管理過程中的問題。建筑企業(yè)檔案在管理的過程中，按照具體的要求可以將工程檔案管理分為三個部門，分別是總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門以及工程項目部資料室等。其中前兩個部分主要體現(xiàn)出來的問題是缺少專業(yè)的管理人員并且存放檔案的設(shè)施都比較的陳舊，還存在著一些項目資料都沒有固定的存放位置，在很大程度上影響了檔案保存的合理性與安全性。在實際的檔案管理過程中，還經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)備落后并且運行比較緩慢的現(xiàn)象。

（三）工程項目的檔案質(zhì)量比較低。在對建筑工程項目的檔案進(jìn)行整理的時候，一定要保證資料信息與實際的現(xiàn)象相符合，在每一個環(huán)節(jié)都不可以私自對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行變更，因為施工中的每一個環(huán)節(jié)都是需要進(jìn)行審批與蓋章的，只有這樣才能保證檔案資料的準(zhǔn)確性。但是在實際的管理過程中，存在著很多的流程都沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的要求來執(zhí)行，另外在檔案資料中還存在著很多弄虛作假的現(xiàn)象。

二、建筑企業(yè)檔案管理對策

（一）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。在企業(yè)檔案管理的過程中，管理人員在整個過程中發(fā)揮著十分重要的作用，管理人員自身的能力將直接影響到建筑企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。目前建筑企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的最主要的問題就是管理人員整體的能力與素質(zhì)逐漸呈現(xiàn)下滑的現(xiàn)象，要想保證建筑企業(yè)的合理運行，首先應(yīng)該采取有效的措施來不斷提高管理人員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)，可以在規(guī)定的時間內(nèi)開展一些相應(yīng)的培訓(xùn)課程，通過對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)不但可以提高管理人員的專業(yè)能力，同時也能不斷促進(jìn)他們對于知識的應(yīng)用能力。

（二）建立完善的工程項目規(guī)章制度。任何一項工作在開始之前都需要具備一套完善的規(guī)章制度，這樣才能對具體的內(nèi)容和行為進(jìn)行約束。對于建筑企業(yè)來說，不僅要結(jié)合存在的困難對檔案管理進(jìn)行補(bǔ)充，同時還需要加強(qiáng)規(guī)章制度的優(yōu)化能力，可以通過小組的形式來不斷提高管理人員的積極性，對于項目中的每一個環(huán)節(jié)都要有效地把握。對于檔案部門每天的檔案管理工作，都必須保證每一個環(huán)節(jié)的工作都能實現(xiàn)有法可依。通過這種方式，工作人員才能夠認(rèn)清自己的職責(zé)，并且在工作的過程中將自己的責(zé)任進(jìn)行嚴(yán)格的落實，從而不斷提高建筑企業(yè)檔案管理工作的整體效率。

（三）豐富建筑企業(yè)檔案管理的方法。結(jié)合目前建筑企業(yè)檔案管理的方法可以看出，在具體的方法應(yīng)用上還呈現(xiàn)了一定的單一性，導(dǎo)致檔案管理工作的效率一直不能得到有效地提高。因此，相關(guān)的建筑企業(yè)一定要結(jié)合實際情況及時找到合適的解決辦法。因為建筑檔案中涉及的內(nèi)容非常多，如果還是采用傳統(tǒng)的管理方法可能會增加一定的工作量，這樣就需要建筑企業(yè)不斷拓展自己的管理模式。比如企業(yè)可以召開一些座談會，在座談會上對其中存在的問題以及工作進(jìn)行相互的介紹和討論，有利于之后的工作可以更加順利地進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，在建筑企業(yè)檔案管理工作中還存在著很多沒有解決的問題，這對于建筑企業(yè)的發(fā)展造成了非常嚴(yán)重的影響，因此，相關(guān)部門一定要針對這些問題及時找到有效的解決措施。在具體的管理過程中不但要加強(qiáng)建筑檔案管理，還應(yīng)該強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)工作，對建筑企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行不斷的完善，從而促進(jìn)建筑企業(yè)更加快速地發(fā)展。

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