淺析企業(yè)文書檔案管理中的常見問題及其對策

文/山東核電有限公司 宋明霞

淺析企業(yè)文書檔案管理中的常見問題及其對策

文/山東核電有限公司 宋明霞

企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生一定的歷史記錄，形成了豐富的文書檔案體系，在該體系中，能充分反映企業(yè)的發(fā)展史、發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教育等，這都是未來企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中所必不可少的，旨在為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與依據(jù)。文書管理還會(huì)對企業(yè)重大決策、貿(mào)易往來、產(chǎn)品開發(fā)等提供重要的信息支撐，具有高度的應(yīng)用價(jià)值。可見，做好企業(yè)文書的管理十分重要。本文對企業(yè)文書檔案管理中所存在的問題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的處理建議。

文書檔案；管理；問題；應(yīng)對

在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，文書檔案是重要結(jié)晶，為保證文書檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，必須重視對文書檔案資源的管理，管理成效的高低直接影響到檔案資源的應(yīng)用價(jià)值與完整度。為實(shí)現(xiàn)對資源的高效利用，彰顯文書檔案資源的價(jià)值，要不斷提高文書檔案管理水平。然而，就目前文書檔案管理現(xiàn)狀來看，還存在著檔案管理意識淡薄、缺乏完善的檔案管理制度、檔案管理的信息化建設(shè)嚴(yán)重不足等，最終影響著文書檔案管理效果，成為當(dāng)前需要關(guān)注的一項(xiàng)關(guān)鍵問題。

一、企業(yè)文書檔案管理中的常見問題

（一）檔案管理意識淡薄?？v觀企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)影響檔案管理水平的基本因素為管理意識，企業(yè)中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案管理上意識比較淡薄，各部門的協(xié)調(diào)性與配合度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理水平受到限制。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開展文書檔案管理與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益無關(guān)，且在檔案認(rèn)知上存在偏差，未能全面認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值意義、技術(shù)價(jià)值，進(jìn)而在文書檔案管理上的精力、投資等都嚴(yán)重不足。

（二）檔案管理模式滯后。檔案管理工作的實(shí)施，很多企業(yè)都還保存著傳統(tǒng)的檔案管理方法，主要以人工方式進(jìn)行管理，不僅耗時(shí)、耗力、耗財(cái)，也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案效果。企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施，若想提高檔案管理水平，企業(yè)必須要配備相應(yīng)的管理設(shè)備與信息化平臺，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上的投入力度嚴(yán)重不足，未配備專門的檔案管理室與計(jì)算機(jī)設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理信息化工作實(shí)施力度不強(qiáng)，會(huì)嚴(yán)重影響文書檔案管理水平與管理效率。

（三）缺乏專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。對于企業(yè)而言，文書檔案是不可或缺的，其在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要的角色。檔案管理工作需要一定的檔案管理者去實(shí)施，然而，就目前檔案管理現(xiàn)狀來看，缺乏專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致在檔案管理上缺乏專業(yè)性。部分檔案管理者僅僅掌握基本的檔案管理知識，缺乏熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，導(dǎo)致在檔案信息化管理上缺乏實(shí)效性與科學(xué)性。由于缺乏檔案管理先進(jìn)技術(shù)，導(dǎo)致在檔案管理上的操作缺乏專業(yè)性與高效性，不熟悉信息化管理系統(tǒng)的操作技巧，使得檔案管理效率受到嚴(yán)重威脅。

二、企業(yè)文書檔案管理問題的處理對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視。新時(shí)期，為全面提高文書檔案管理水平，應(yīng)從思想與認(rèn)知上著手，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識到文書檔案管理的重要性，進(jìn)而在檔案管理上能投入更多精力與經(jīng)費(fèi)，配備更為專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這樣在檔案管理上能取得更為理想的效果。開展檔案管理時(shí)，為全面提高檔案管理水平，應(yīng)做到各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，共同肩負(fù)起檔案資源管理的重任，能及時(shí)將檔案管理責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門，及時(shí)擴(kuò)大整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)，以求為文書檔案管理工作的開展做好準(zhǔn)備，從根本上提高檔案管理水平。

（二）打造專業(yè)化的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)。文書檔案管理工作的實(shí)施，必須要配備相應(yīng)的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)調(diào)對文書的科學(xué)性管理，除了對文書檔案進(jìn)行收集、分析、歸類、整理外，還要做好檔案管理工作，配備專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，要求管理團(tuán)隊(duì)不僅要具備檔案管理知識，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作技巧，這樣在文書檔案管理上更具專業(yè)性與高效性。此外，檔案管理團(tuán)隊(duì)與文書工作者要及時(shí)聯(lián)系，文書工作者要具備高速的檔案管理意識，對所有的文書進(jìn)行整齊而規(guī)范的管理，注重對每份文書的保存，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)條件。文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建，前期必須要篩選優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，上崗之前，要對文書檔案管理者進(jìn)行嚴(yán)格考核，考核完畢后才可任職。

（三）建立完善的檔案管理制度。實(shí)施文書檔案管理工作時(shí)，為從根本上控制檔案管理水平，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)而完善的文書檔案管理機(jī)制，借助制度來規(guī)范與約束檔案管理者的行為，依照管理制度中所設(shè)定的規(guī)范與準(zhǔn)則進(jìn)行檔案的管理，及時(shí)將管理責(zé)任進(jìn)行落實(shí)與分配，以求更大程度上提高檔案管理水平。文書檔案管理制度實(shí)施時(shí)，必須要對文書檔案資源的收集、歸檔、整理、接收與管理等的具體操作方法進(jìn)行規(guī)范，以求提高文書檔案管理水平。此外，還應(yīng)建立相配套的文書檔案借閱機(jī)制，對檔案的審查與借閱等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，設(shè)定嚴(yán)密的檔案查閱、借閱與審批手續(xù)，若檔案資料未能被及時(shí)歸還，要進(jìn)行催還，將所歸還的檔案資料進(jìn)行歸位處理，強(qiáng)調(diào)對文書檔案資源的統(tǒng)計(jì)與保護(hù)。

三、結(jié)束語

而今，為促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)性發(fā)展，應(yīng)重視企業(yè)文書檔案的科學(xué)性管理，強(qiáng)調(diào)文書檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以保證文書檔案的基本價(jià)值。新時(shí)期，為全面提高文書檔案管理水平，應(yīng)重視文書檔案管理工作的實(shí)施，配備專業(yè)化檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理意識等，以求更大程度上提高文書檔案管理水平。

[1]劉延玲,李春竹.淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2013(S1):157.

[2]馬力媛.淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案天地,2015(06):53-54.

[3]樂梅.淺析電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(19):102.