信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響

文/山東省菏澤市鄆城縣民政局 謝衛(wèi)國

信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響

文/山東省菏澤市鄆城縣民政局 謝衛(wèi)國

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的進(jìn)步，信息化建設(shè)已逐漸融入各個(gè)行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域中，民政檔案管理工作中也需要緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新并改進(jìn)傳統(tǒng)民政檔案管理工作的模式，不斷提高其工作質(zhì)量和效率。本文就信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響以及改進(jìn)其工作的措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

信息化；民政檔案管理；影響

民政檔案工作和人民群眾有著十分密切的聯(lián)系，而檔案是我國民政部門的資料庫，是民政工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會(huì)的發(fā)展及科技水平的不斷提高，檔案信息化建設(shè)成為改進(jìn)并提高我國民政工作的重要途徑。在信息化時(shí)代，探索信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響，具有非常重要的意義。

一、信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響

民政工作的主體是人民群眾，和人民群眾的實(shí)際生活以及社會(huì)的和諧有著直接關(guān)系。隨著社會(huì)的高速發(fā)展，民政檔案工作也越來越重要，但其工作量也越來越多，要?dú)w整的資料非常多，比如人們的婚姻狀況、戶口等等。如今，隨著我國檔案管理工作的不斷進(jìn)步及改進(jìn)，以及我國制度改革的不斷深入，使得民政檔案工作領(lǐng)域持續(xù)擴(kuò)大，其職責(zé)也在增多。而通過運(yùn)用信息技術(shù)就能加速所有檔案文件的分檔、歸檔工作。

首先信息化促進(jìn)檔案載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。以往的檔案載體是紙質(zhì)的，檔案管理的整個(gè)過程均是手工操作的，現(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，檔案存放變成了虛擬電子形式進(jìn)行的存檔。民政檔案管理部門建立檔案數(shù)據(jù)庫，民政檔案工作人員檢索就從紙質(zhì)資源檢索轉(zhuǎn)變成了電子化數(shù)據(jù)，工作非常簡(jiǎn)便。

其次，信息化建設(shè)使得民政檔案的利用效能提高了，民政檔案管理工作最根本的目的就是為廣大人民群眾提供便利。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作，從收集、整理到歸檔，再到利用這整個(gè)過程非常繁瑣，民政檔案管理工作要形成一份檔案一般需要很長(zhǎng)的周期，民政檔案的信息化技術(shù)的應(yīng)用大大縮短了檔案形成的時(shí)間，從而提升了檔案管理工作的效能。

最后，信息化為檔案使用者提供了便利，傳統(tǒng)的民政檔案在利用的時(shí)候十分不便，現(xiàn)在，通過信息化的檔案管理，檔案用戶通過個(gè)人的賬號(hào)和口令就能進(jìn)行操作，極大地為用戶提供了方便。此外，利用有關(guān)信息技術(shù)可加密保存民政檔案中重要的文件，他人就不能輕易對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。同時(shí)還可利用安全軟件，以檢測(cè)檔案文件的安全狀況，防止黑客分子入侵。信息化建設(shè)能有效推動(dòng)我國民政檔案管理工作高效進(jìn)行以及促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

二、信息化背景下改進(jìn)民政檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)民政檔案信息平臺(tái)的安全性能。隨著信息時(shí)代的到來，以往的民政檔案信息平臺(tái)的安全性已不能達(dá)到現(xiàn)代發(fā)展的要求。所以，民政部門對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，不斷優(yōu)化其安全性能，或者引進(jìn)安全系數(shù)更高且性能更加穩(wěn)定的檔案信息系統(tǒng)，同時(shí)禁止接入外來數(shù)據(jù)來源的信息數(shù)據(jù)，也不允許用有信息化系統(tǒng)的電腦接受陌生郵件、QQ聊天，不能在該電腦上使用不明的硬盤、U盤以及光盤等等。在信息化系統(tǒng)的電腦上設(shè)立軟硬件防火墻，以避免木馬、病毒的侵襲。另外，還需做好民政檔案數(shù)據(jù)的更新維護(hù)工作，安排人員專門管理該平臺(tái)，并實(shí)施保密制度以及備份檔案數(shù)據(jù)，保障之后民政檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)能順利完成。

（二）完善民政檔案管理部門的硬件配置。建設(shè)民政檔案信息化管理平臺(tái)的前提是具備合適的硬件設(shè)備。比如數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、電腦、掃描儀等輸入輸出設(shè)備，對(duì)建設(shè)信息化檔案平臺(tái)具有至關(guān)重要的作用。同時(shí)還需做好館藏檔案資源建設(shè)工作，將歷史資料掃描整理、入庫，以不斷豐富館藏檔案的資源，提高檔案庫的存量。全面推進(jìn)民政檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快清理歷史資料的進(jìn)展，是檔案資源更加層次化、立體化以及具體化。通過民政部門加大對(duì)檔案管理的資金投入力度或加大財(cái)政投入，增加人手，重建或改建檔案基礎(chǔ)設(shè)備，成立檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，加快檔案整理力度。

（三）提升民政檔案相關(guān)工作者的信息化能力。要實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的信息化建設(shè)就必須讓民政部門檔案管理人員熟練掌握及應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化的相關(guān)知識(shí)及技能。現(xiàn)在民政工作的服務(wù)內(nèi)容在擴(kuò)大，難度也在不斷加大，檔案管理人員的專業(yè)性要求也更高，所以，民政檔案有關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平也必須相應(yīng)提升，以保證工作質(zhì)量和效率。為此，必須積極組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)他們職業(yè)道德方面的教育，以不斷增強(qiáng)其保密意識(shí)，提高其專業(yè)知識(shí)及技術(shù)。培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)孛裾ぷ鞯膶?shí)際情況，比如應(yīng)和當(dāng)?shù)氐拿裆袂榈染唧w情況相符合，同時(shí)培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)具備針對(duì)性及專業(yè)性，內(nèi)容應(yīng)避免空話套話。培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)組織相應(yīng)的考核，鞏固他們所學(xué)的知識(shí)，若考核不合格，應(yīng)組織單獨(dú)輔導(dǎo)。

三、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，以及網(wǎng)絡(luò)的普及，讓民政檔案管理工作發(fā)生了極大的變化，同時(shí)也給民政檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。民政部門在面對(duì)這種挑戰(zhàn)時(shí)，應(yīng)不斷強(qiáng)化民政檔案信息平臺(tái)的安全性能、不斷完善其相關(guān)硬件配置、提升民政檔案工作者的信息化能力，提升民政檔案管理工作的效果。

[1]萬雪蓮.試論信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志,2015(13):155.

[2]王海靖.信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響研究[J].商,2016(27):101.