對(duì)科研單位檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)

文/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院漁業(yè)機(jī)械儀器研究所 紀(jì)毓昭 韓夢(mèng)遐 沈芝慧

對(duì)科研單位檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)

文/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院漁業(yè)機(jī)械儀器研究所 紀(jì)毓昭 韓夢(mèng)遐 沈芝慧

檔案管理是諸多管理工作中的一項(xiàng)內(nèi)容，就其本質(zhì)而言，是對(duì)單位的發(fā)展軌跡、獲取的優(yōu)秀成果、工作業(yè)績(jī)優(yōu)劣的收集、記載以及開(kāi)發(fā)利用，是衡量單位管理水平的重要尺度之一。如何正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)科研單位發(fā)展的重要作用，是做好科研單位檔案管理的基礎(chǔ)。

檔案管理；重要作用；認(rèn)識(shí)

檔案是有價(jià)值的原始記錄，是社會(huì)組織及其成員通過(guò)各類創(chuàng)造性的活動(dòng)逐步形成并保存下來(lái)的，可以是文字、圖片、數(shù)據(jù)、音像，也可以是實(shí)物。檔案是科研單位事業(yè)成敗榮辱的見(jiàn)證和客觀反映。

一、檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理是諸多管理工作中一項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)科研單位而言，是科研事業(yè)發(fā)展軌跡、獲取的優(yōu)秀成果、工作業(yè)績(jī)優(yōu)劣的收集、記載以及開(kāi)發(fā)利用。檔案管理有其自身的特點(diǎn)：一是服務(wù)性，檔案管理不直接參加科研活動(dòng)和生產(chǎn)研究成果，而是通過(guò)提供檔案的信息資源為科技研究可持續(xù)開(kāi)展服務(wù)。二是科學(xué)性，檔案往往是伴隨科研活動(dòng)進(jìn)程而直接形成，是客觀的，而檔案管理需要依據(jù)專業(yè)學(xué)科理論研究和分析科研工作的內(nèi)在特點(diǎn)，形成符合實(shí)際的、個(gè)性化的檔案管理規(guī)律。三是管理性，檔案作為文件資料和數(shù)據(jù)資料的保存方式，其工作對(duì)象是原始記錄，基本任務(wù)是維護(hù)和確認(rèn)資料的原始性，是對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生的信息資源進(jìn)行收集、鑒別、保存等的管理。四是文化性，檔案的內(nèi)容和用途反映出很強(qiáng)的文化性，檔案是見(jiàn)證歷史足跡的遺產(chǎn)，檔案能對(duì)繼承者進(jìn)行發(fā)展歷程的傳播和教育。五是政治性，檔案都是為一定的階級(jí)所掌握、為一定的社會(huì)制度所服務(wù)，我國(guó)的檔案就是為中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。

二、檔案管理對(duì)科研單位發(fā)展的作用

科研單位檔案管理的重點(diǎn)是科研活動(dòng)中形成的科技檔案，從檔案屬性和檔案管理特點(diǎn)看，檔案管理對(duì)科研事業(yè)發(fā)展起著兩大主要作用：

（一）參考與借鑒作用。繼承和創(chuàng)新是科研工作的本質(zhì)特性，科研工作的開(kāi)展需要對(duì)前任者的研究成果進(jìn)行參考和取其精華，通過(guò)對(duì)研究方式和結(jié)論的借鑒，并融入自身創(chuàng)新思維開(kāi)展研究，形成新的研究成果。能發(fā)揮作用的唯有檔案，檔案不僅是科研活動(dòng)的反映，也是科研水平的體現(xiàn)。因此，檔案管理對(duì)于新興科技研究具有重要意義。

（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)作用。檔案真實(shí)記錄科研單位發(fā)展的歷程，具有客觀、公正性，具有法律效力。檔案的特點(diǎn)決定了檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中唱主角，二者之間如同皮和毛的關(guān)系，檔案是皮、知識(shí)產(chǎn)權(quán)是毛，“皮之不存，毛將焉附”。因此，只有完善檔案管理，方能保護(hù)作為無(wú)形資產(chǎn)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并使其自身價(jià)值得以體現(xiàn)。

三、檔案管理不被重視的原因

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，沒(méi)有“短、平、快”的效應(yīng)，這類表象使有些科研單位對(duì)檔案管理不夠重視，不配備專人、無(wú)管理要求，甚至沒(méi)有專業(yè)的綜合檔案室。

（一）認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。從大環(huán)境來(lái)看，一部分科研單位對(duì)檔案管理的要求、內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)是不足的，認(rèn)為檔案管理是一種缺乏技術(shù)含量、純粹機(jī)械式采集和整理的工作，兼職代管就行了。正因?yàn)椴槐恢匾暬蚣媛?，檔案管理者不能感受到發(fā)展空間和創(chuàng)新機(jī)會(huì)，不愿從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理隨意性很大、價(jià)值不能有效體現(xiàn)，制約了檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展作用的發(fā)揮。

（二）效益的隱蔽性。當(dāng)今社會(huì)，效益是一切工作的核心。檔案管理效益同樣被關(guān)注、同樣要計(jì)算投入產(chǎn)出，然而就檔案管理本身而言，效益和貢獻(xiàn)是難以直接體現(xiàn)的，只能依賴科研活動(dòng)的利用而體現(xiàn)，是“陪襯”、是“配角”。因而在檔案管理效益的概念中存在投入的清晰性和產(chǎn)出的模糊性這一對(duì)矛盾，這種效益的隱蔽性成為人們認(rèn)識(shí)檔案管理成績(jī)和重要性的障礙。

（三）成效的滯后性。所謂滯后，主要是針對(duì)檔案從管理到出成效的周期而言。各類資料進(jìn)入檔案室要成為檔案需要經(jīng)過(guò)整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等諸多工作環(huán)節(jié)，需要有一定時(shí)間處理；而從檔案開(kāi)放到被利用再到產(chǎn)生效益又有時(shí)間距離，所以檔案管理的成效反映和對(duì)單位發(fā)展作用的體現(xiàn)表現(xiàn)出滯后性。因此在當(dāng)前追求高速度的時(shí)代，檔案管理的滯后性和慢效應(yīng)是不被人們理會(huì)和顧及的。

四、優(yōu)化檔案管理工作的思考

（一）強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視。要真正做好檔案管理工作，首先要從其法律地位、隱蔽性、滯后性等方面提高全體員工的思想認(rèn)識(shí)，讓員工充分了解檔案管理存在的意義。其次工作的被重視程度決定了工作成效的優(yōu)劣，領(lǐng)導(dǎo)者要祛除傳統(tǒng)思想偏見(jiàn)，正確理性地對(duì)待檔案管理潛在的價(jià)值，重視檔案管理的必要性。而檔案管理者要正確看待崗位的默默無(wú)聞，以高效的工作和出色的成績(jī)贏得重視。

（二）打造優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。人是做好一切工作的決定性因素，檔案管理無(wú)論是專職或是兼職，科研單位都要建立一支政治素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的管理隊(duì)伍，通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及制度規(guī)范，提升隊(duì)伍的管理意識(shí)，優(yōu)化管理理念和管理技術(shù)。檔案管理者要了解單位科研專業(yè)知識(shí)、知曉研究課題的情況，要掌握符合時(shí)代發(fā)展的管理新技能，熟悉單位“家底”，成為檔案管理的“多面手”和“活電腦”。

（三）拓展檔案管理的現(xiàn)代方式。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，當(dāng)前信息技術(shù)已滲透到各個(gè)領(lǐng)域，體現(xiàn)在各項(xiàng)工作之中。信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然、社會(huì)進(jìn)步的趨勢(shì)，要拓展檔案管理方式，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，借助信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的純?nèi)斯?、純紙質(zhì)的管理方式，減少重復(fù)性的勞動(dòng)和管理成本，從而提高檔案開(kāi)發(fā)利用的效率。

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[3]羅翠純.試論檔案工作被輕視的原因及建議[J].卷宗,2014(5):34-35.

[4]略論企業(yè)檔案工作效益及其特點(diǎn)-兼談企業(yè)不重視檔案工作的原因[J].技術(shù)與市場(chǎng),2016(3):145-147.