提升學(xué)校檔案管理工作效率的途徑探討

文/南通工貿(mào)技師學(xué)院 劉康

提升學(xué)校檔案管理工作效率的途徑探討

文/南通工貿(mào)技師學(xué)院 劉康

眾所周知，在各個中等職業(yè)學(xué)校的日常管理工作中，整個學(xué)校的檔案管理是非常繁瑣也是非常重要的一項工作。所以，各個中等職業(yè)學(xué)校在平時的工作處理中一定要特別注意檔案的管理。本文主要根據(jù)檔案管理的問題對各學(xué)校的不同管理方式進(jìn)行分析，探討有關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)方式，希望可以對以后的工作有所幫助。

中職學(xué)校；檔案管理工作；改善方式

在學(xué)校整個運行過程中，檔案管理地位可謂是舉足輕重。將學(xué)校的檔案管理工作做好，完善它的儲存管理途徑可以更好地保障學(xué)校未來的發(fā)展和規(guī)劃，并且可以為以后的具體發(fā)展方向提供實際的書面資料作為參考。學(xué)校對于檔案管理保護(hù)的好壞程度會直接影響到今后對于資料使用時的質(zhì)量。所以我們一定要做好對于檔案的完整歸類收集管理，這是每個學(xué)校應(yīng)該做好的重點任務(wù)。而本文主要根據(jù)這一現(xiàn)象，對管理檔案的方式進(jìn)行進(jìn)一步的探討研究。

一、學(xué)校做好管理檔案的意義所在

（一）學(xué)校檔案管理工作對于學(xué)校的發(fā)展非常重要，它可以作為學(xué)校各種管理工作的記錄證據(jù)。學(xué)校中的檔案管理工作包括很多種，例如教學(xué)活動檔案管理、科技研究檔案管理和各種證明或表格的檔案收集與管理。在這些所有的數(shù)據(jù)和信息都統(tǒng)計完之后，再用學(xué)校檔案管理系統(tǒng)根據(jù)軟件程序?qū)@些檔案進(jìn)行整理，最后將所有檔案信息完備地保存下來。這種檔案管理模式的推行對今后學(xué)校的各項活動展開有著重要的意義，因為這些檔案資料本身就是一種寶貴的資源，可以在以后的活動中作為參考依據(jù)幫助活動順利開展。最終對學(xué)校師生的信息合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)。

（二）可以依據(jù)學(xué)校保存的檔案信息對學(xué)校的人才進(jìn)行測評與培養(yǎng)。在學(xué)校的不斷發(fā)展中，人才的招收與培養(yǎng)是不可避免的，這個時候就需要有一份可以對整體進(jìn)行評估的主要依據(jù)，那就是學(xué)校的檔案信息。由此也可以看出檔案管理工作的重要性，必須要保證這些真實資料的存在，才能順利地進(jìn)行人才培養(yǎng)的測評。

（三）學(xué)校在進(jìn)行對學(xué)生的平時德育教育工作時可以以檔案管理工作為例。在學(xué)校的檔案管理工作中，最重要的一個環(huán)節(jié)就是對于學(xué)校的發(fā)展歷程的資料信息的保管，這些資料中包含學(xué)校建學(xué)初期的一系列事件以及在此期間得到的榮譽與偉大的壯舉。這些資料對于學(xué)生來說是一種精神上的慰藉，可以組織安排一些學(xué)生的閱讀活動，讓他們更近距離地了解自己的學(xué)校。讓他們進(jìn)一步感受到前輩在自己的努力下得到的重要成果，激發(fā)學(xué)生的斗志與學(xué)習(xí)的熱情，努力為學(xué)校爭光。

（四）想要看出學(xué)校教學(xué)水平的高低，學(xué)校檔案管理工作的好壞是一個重要的理論依據(jù)。要說學(xué)校檔案資料最主要的來源之一便是日常的教學(xué)工作活動資料總結(jié)。這些資料都是根據(jù)平常的教學(xué)進(jìn)行收集的，它們也是隨著學(xué)校的不斷發(fā)展而越來越豐富。資料內(nèi)容廣泛，主要包括的有教師的備案記錄、學(xué)期整體的教學(xué)大綱總結(jié)、學(xué)校規(guī)定的各學(xué)期教學(xué)計劃還有對于學(xué)校專業(yè)發(fā)展的改革措施等資料。這些保存下來的寶貴的資料存儲了學(xué)校自建校以來的所有寶貴經(jīng)驗以及所付出的心血，所以說這些資料可以完完整整地作為評判一個學(xué)校教學(xué)水平的重要依據(jù)。

二、淺析現(xiàn)今各學(xué)校存在的有關(guān)檔案管理的問題和現(xiàn)狀

（一）雖然檔案管理工作對于一個學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要，但是還有很多的學(xué)校并沒有真正將其重視起來。就目前現(xiàn)狀來看，我國的大多數(shù)學(xué)校對于本校檔案的管理意識都是十分薄弱的，并沒有意識到檔案管理應(yīng)該處于的重要地位。而且迄今為止這種情況還在不斷地發(fā)展延續(xù)著，根本不能看到檔案管理工作對于學(xué)校未來發(fā)展起到的強大的推動作用，也并沒有真正地將其列入學(xué)校平時的工作規(guī)章制度中去。更嚴(yán)重的，有一些學(xué)校竟然認(rèn)為檔案管理工作對于知識管理的評定并沒有作用，否定檔案管理工作為學(xué)校發(fā)展帶來的好處，甚至只把它當(dāng)作一項軟任務(wù)來處理。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于這項管理任務(wù)的不重視、不花精力去完善，導(dǎo)致檔案管理工作在整個發(fā)展范圍內(nèi)發(fā)揮不出自己原本應(yīng)該有的作用與益處。

（二）學(xué)?，F(xiàn)今遵循的檔案管理方式太過陳舊，已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)前的需求。就目前情況來看，我國的絕大多數(shù)中等院校對于檔案管理不夠重視，管理方式也是不可取的守舊模式。在現(xiàn)今的科技發(fā)展迅速的社會居然還有學(xué)校采用人工管理檔案的方式。檔案的管理工作是一件非常繁瑣又復(fù)雜的事情，在檔案收集過后，還需要分類整理、檢查校對等，這些都用人工去處理的話不僅大大浪費了人力和物力，而且也會因為繁重的工作任務(wù)使得工作不仔細(xì)，重復(fù)收錄的錯誤率也會增加。另一方面，對于學(xué)校未來檔案管理的發(fā)展也會受到限制。

（三）隨著社會的飛速發(fā)展，我國現(xiàn)有的學(xué)校檔案管理工作的有關(guān)設(shè)備設(shè)施已經(jīng)跟不上時代的進(jìn)步。在大部的中等院校中，檔案管理工作的硬件設(shè)施是滿足不了現(xiàn)如今工作需要的，更嚴(yán)重的是，有些學(xué)校的管理設(shè)備里都不存在防火防潮還有通風(fēng)的功能，這些都是最基本應(yīng)該具有的功能。如果設(shè)備中連這些功能都沒有，那就會嚴(yán)重影響到檔案管理工作的有序開展，甚至?xí)韲?yán)重的安全隱患，這種情況下就在很大程度上影響學(xué)校檔案管理工作的正常運行。

（四）目前我國很多中等職業(yè)院校中安排的檔案管理人員都不是專業(yè)的，整體的專業(yè)素質(zhì)低。因為大多數(shù)學(xué)校存在不重視學(xué)校檔案管理的問題，所以對于檔案管理工作人員的安排也是敷衍了事，并不以專業(yè)的素質(zhì)水平為準(zhǔn)。以至于他們都達(dá)不到工作的需求，甚至連最基本的專業(yè)崗前培訓(xùn)都沒有參加過，只是托人找關(guān)系來謀一個輕松差事。也正是存在這些對檔案管理工作錯誤的看法與認(rèn)知，才會導(dǎo)致現(xiàn)在這種情況的盛行，不專業(yè)的工作人員對于檔案管理工作的影響是非常巨大的，他們有時候很難快速又正確地將檔案進(jìn)行分類管理，使得工作效率大大降低，嚴(yán)重地影響了學(xué)校檔案管理工作的正常進(jìn)行。

三、對改善學(xué)?，F(xiàn)今存在的檔案管理問題提出的幾點建議

（一）學(xué)校在檔案管理工作上應(yīng)該加強管理整治力度。首先學(xué)校的各個領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到做好學(xué)校的檔案管理工作對于學(xué)校未來發(fā)展的巨大作用，改變自己原來對于檔案管理工作不重視的錯誤看法，加大管理力度促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作更好地發(fā)展。具體可以從以下幾點開始做起：首先可以由學(xué)校建立一個學(xué)校檔案管理組織，專門負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。其次要在學(xué)校的管理工作人員中挑選責(zé)任心強、做事細(xì)心謹(jǐn)慎的人負(fù)責(zé)檔案的管理工作，并且要在上任前參加專業(yè)的培訓(xùn)課程。最后在學(xué)校不同部門的分工中將檔案管理工作明確地進(jìn)行分配，讓各個單位部門明白自己的責(zé)任，各司其職共同進(jìn)步。根據(jù)以上三點就可以從實際上增強學(xué)校的檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）對于學(xué)校的檔案管理的數(shù)據(jù)庫要加大力度進(jìn)行建立和完善。為了彌補現(xiàn)今檔案管理設(shè)備的不合格、管理方式的不完善還有管理工作人員的素質(zhì)低等問題，學(xué)校應(yīng)該加大對于檔案管理的整治工作，盡可能地將檔案數(shù)據(jù)庫建立起來，之后就在檔案數(shù)據(jù)庫中加入網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在這些建設(shè)完成后，就可以有效地去解決我國當(dāng)前存在的有關(guān)檔案管理的各項問題，并且可以彌補期間存在的不足，最重要的是可以做到對學(xué)校檔案進(jìn)行共享，將學(xué)校里寶貴的檔案資料更加快速更加有效地分享給學(xué)校職工使用。

（三）學(xué)校應(yīng)該加大對學(xué)校檔案信息的運用力度。提高對學(xué)校檔案信息的重視，讓其發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案信息方面主要有兩個不同方面的開發(fā)和利用：第一是將學(xué)校檔案室的資料進(jìn)行更深層次的開發(fā)和運用，例如可以把學(xué)校的檔案資料制作成光盤的形式，可以方便各界人士使用。第二是要將學(xué)校的檔案資料進(jìn)行編輯，更加方便學(xué)校職工的工作。

四、結(jié)論

在當(dāng)下學(xué)校的發(fā)展下，學(xué)校檔案管理工作在中等職業(yè)學(xué)校的日常教學(xué)管理工作中的作用與意義是十分重要的。建立起一個完善的學(xué)校檔案管理的設(shè)施與系統(tǒng)，可以更好地將學(xué)校的各項資料完善的保存起來。當(dāng)學(xué)校有重大的活動和重要決議時就可以把學(xué)校的檔案調(diào)出來進(jìn)行參考，可以給學(xué)校的整體管理工作帶來很大的好處。本文根據(jù)自己的多年工作經(jīng)驗，對學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行了簡單的分析，希望對以后的檔案管理工作有一定的幫助。

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[3]韓弢.淺談學(xué)校檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2013(05).