淺析如何加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作

文/惠州市華羅庚中學(xué) 陳雁如

淺析如何加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作

文/惠州市華羅庚中學(xué) 陳雁如

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的日益普及，信息化管理成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，保障工作的有序進(jìn)行。然而，當(dāng)前檔案管理工作存在諸多問題阻礙了信息化建設(shè)發(fā)展的步伐，如何加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的發(fā)展瓶頸。本文全面深刻地分析了問題并針對(duì)性地提出解決對(duì)策，以更好地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

中學(xué)；檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)管理

檔案作為當(dāng)今社會(huì)選人用人的重要依據(jù)，記載了每個(gè)人人生發(fā)展中的重要經(jīng)歷，因此做好檔案的管理工作顯得異常重要。然而，當(dāng)前中學(xué)檔案管理存在工作不規(guī)范與人員素質(zhì)不高等諸多問題，伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的日益普及，信息數(shù)字化管理可解決檔案管理工作的傳統(tǒng)問題。因此，如何加強(qiáng)中學(xué)檔案信息數(shù)字化建設(shè)成為工作發(fā)展的瓶頸，本文全面剖析了當(dāng)前工作存在的主要問題，并針對(duì)性地提出解決對(duì)策，以保障在檔案管理工作中做到歸檔規(guī)范、查看清晰、分享便捷、保密可靠、保存持久、責(zé)任明確，以更好地保證工作的有序進(jìn)行，發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。

一、中學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題

我國(guó)檔案管理信息化起步較晚，發(fā)展速度較為緩慢，在檔案管理工作發(fā)展過程中存在諸多問題導(dǎo)致檔案無(wú)法有效發(fā)揮其使用價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想上高度重視檔案管理工作，管理員也沒有意識(shí)到工作的重要性，沒有加強(qiáng)自身修養(yǎng)，在信息化時(shí)代沒有與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，缺乏電子信息技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法把計(jì)算機(jī)電子技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，或者發(fā)展了檔案管理信息數(shù)字化卻沒有對(duì)系統(tǒng)安排更新與維護(hù)，導(dǎo)致電子檔案的丟失與泄露；檔案管理工作投入資金不足，基礎(chǔ)建設(shè)不完善，很多儲(chǔ)存場(chǎng)館的建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)而致使原稿發(fā)霉腐爛，特別是在發(fā)展檔案管理信息化的時(shí)期，所投入的資金不足，拖誤了信息化的進(jìn)展；檔案網(wǎng)絡(luò)分級(jí)管理體系與監(jiān)督機(jī)制不健全，績(jī)效考核機(jī)制不完善，檔案網(wǎng)絡(luò)管理與維護(hù)得不到協(xié)調(diào)，同時(shí)沒有從量化上對(duì)管理員的績(jī)效項(xiàng)目進(jìn)行考核，沒有明確的監(jiān)督獎(jiǎng)懲機(jī)制等。

二、加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，構(gòu)建現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理隊(duì)伍。加強(qiáng)人才培養(yǎng)，構(gòu)建具備管理與信息雙重能力的全面性、專業(yè)性的隊(duì)伍有利于保障檔案管理信息化工作的有序進(jìn)行。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重新認(rèn)識(shí)檔案的作用，從思想上高度重視檔案管理工作的發(fā)展，在組建檔案管理隊(duì)伍過程中要注重電子信息技術(shù)的掌握，同時(shí)積極組織檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)與電子信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，激發(fā)管理員的創(chuàng)新意識(shí)，時(shí)常為其提供對(duì)外交流的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)管理員積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的能力，提高管理員避免電子檔案信息丟失與泄露的能力，把管理員培養(yǎng)成為具備檔案管理及信息技術(shù)的雙重人才，保持其全面性與專業(yè)性。

（二）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充足的資金是檔案管理信息化發(fā)展的物質(zhì)保障，在信息化時(shí)代，要想發(fā)展檔案管理信息化必須提供必備的電子設(shè)備等硬件和系統(tǒng)軟件。然而，很多學(xué)校在檔案建設(shè)上的資金投入不足，延誤了檔案信息化的進(jìn)展。因此，學(xué)校應(yīng)加大在檔案管理上的資金投入，如若資金不足可向上級(jí)單位申請(qǐng)專項(xiàng)資金撥款，制定明確清晰的預(yù)算與開支一覽表，明確資金流出符合規(guī)范，確保資金的合理使用，按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理室，購(gòu)買軟硬件設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)減少人員配備上的資金支出，加大對(duì)管理員管理知識(shí)與電子信息技能的培訓(xùn)資金，以提高管理員的業(yè)務(wù)能力。

（三）建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)管理體制。當(dāng)今社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，達(dá)到查閱方便、資源共享的目標(biāo)，就必須完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理體制，統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理機(jī)制，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式，利用統(tǒng)一的信息管理軟件、CAD/CAM軟件、OA系統(tǒng)等促成軟件的兼容，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，同時(shí)制定量化的考核機(jī)制，通過把績(jī)效考核與經(jīng)濟(jì)掛鉤對(duì)管理員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息化，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止電子檔案的丟失與泄露。建立網(wǎng)絡(luò)分級(jí)負(fù)責(zé)制，通過館長(zhǎng)、組長(zhǎng)、組員的分級(jí)逐級(jí)實(shí)現(xiàn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)明確，監(jiān)督到位。

三、結(jié)語(yǔ)

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)日益普及的時(shí)代，加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的工作顯得異常重要，不但能減緩檔案管理員的工作壓力，提高學(xué)校的工作效率，而且減少了不必要的紙張浪費(fèi)，響應(yīng)國(guó)家建設(shè)環(huán)保型社會(huì)的號(hào)召。如今，中學(xué)檔案管理科室應(yīng)抓住機(jī)會(huì)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，不斷總結(jié)反思管理工作中存在的實(shí)際問題，創(chuàng)造性地提出優(yōu)化對(duì)策，為更有效地保證工作的有序進(jìn)行，使得檔案管理工作做到制度化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

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