人力資源檔案管理信息化的影響因素與對(duì)策

文/武漢市漢陽(yáng)市政建設(shè)集團(tuán)公司 唐一月

人力資源檔案管理信息化的影響因素與對(duì)策

文/武漢市漢陽(yáng)市政建設(shè)集團(tuán)公司 唐一月

目前，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，多媒體以及信息技術(shù)開始廣泛地應(yīng)用于人們的日常生活當(dāng)中，如今在各個(gè)行業(yè)中也開始廣泛地采用信息技術(shù)來(lái)完成相應(yīng)的工作，這為人們的生活和生產(chǎn)提供了非常大的幫助。本文主要結(jié)合目前人力資源檔案管理信息化的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行了分析，然后對(duì)其中的影響因素以及建設(shè)對(duì)策進(jìn)行了深入的探究。

人力資源檔案管理；信息化；影響因素；對(duì)策

人力資源檔案管理可以促進(jìn)一個(gè)地區(qū)的人力資源實(shí)現(xiàn)有效的流動(dòng)，從而可以使一個(gè)地區(qū)的人力資源在最大程度上被企業(yè)利用。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式所具備的水平不高，同時(shí)也沒(méi)有非常強(qiáng)的信息化建設(shè)意識(shí)，如果在人力資源檔案管理中采用信息技術(shù)，可以為檔案信息化建設(shè)提供一定的技術(shù)支持。人力資源檔案管理是檔案管理中的一個(gè)非常重要的組成部分，因此，人力資源檔案管理的信息化建設(shè)將直接關(guān)系到檔案信息化的建設(shè)效果。

一、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的影響對(duì)策

（一）檔案信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)。結(jié)合目前的實(shí)際情況來(lái)看，在人力資管檔案管理的過(guò)程中還是采用的比較傳統(tǒng)的管理方式，相關(guān)人員沒(méi)有引起非常強(qiáng)的信息化建設(shè)意識(shí)。雖然目前人力資源檔案管理也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的發(fā)展，但是因?yàn)闆](méi)有足夠的信息建設(shè)意識(shí)，再加上傳統(tǒng)的檔案管理方式一直沒(méi)有得到改善，導(dǎo)致檔案管理的內(nèi)容還停留在對(duì)基本信息的記載上，在管理的方法上一直沒(méi)有得到及時(shí)的更新，如果是意識(shí)不到檔案信息化建設(shè)的重要性，那么也很難將人力資源檔案管理的作用有效地發(fā)揮出來(lái)。

（二）缺少完善的檔案信息化制度。要想有效地推進(jìn)人力資源檔案信息化的建設(shè)，首先應(yīng)該具備一套完善的檔案信息化管理制度。在開展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中不但要具備非常先進(jìn)的信息技術(shù)，同時(shí)在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還應(yīng)該具備完善的方案以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，這樣才能對(duì)其中的行為進(jìn)行有效的約束。在人力資源檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，同時(shí)也就會(huì)面臨著更大的挑戰(zhàn)，比如電子文件的出現(xiàn)會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案憑證的價(jià)值理念形成沖擊，在檔案的保管手段上也需要進(jìn)行改變，是否會(huì)對(duì)檔案信息造成泄漏的現(xiàn)象，這些都需要在人力資源檔案信息化建設(shè)開始制定出相應(yīng)的規(guī)范制度，從而才能為檔案信息化建設(shè)的順利開展提供良好的保障。

（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后。檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基本條件，目前，我國(guó)人力資源檔案管理還處在對(duì)紙質(zhì)材料的加工方面，主要的工作內(nèi)容停留在對(duì)資料進(jìn)行收集、整理以及保管等基礎(chǔ)層面上，雖然已經(jīng)準(zhǔn)備落實(shí)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，但是還沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等這些相關(guān)的設(shè)備，導(dǎo)致人力資源檔案信息管理的很多工作都不能順利進(jìn)行，就更不可能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息技術(shù)的有效利用。

（四）檔案信息化缺少專業(yè)的管理人才。人力資源檔案管理工作在性質(zhì)上屬于一種專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，要想將檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來(lái)，就必須具備一支專業(yè)能力非常強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，很多檔案管理人員自身都不具備檔案管理以及信息化建設(shè)方面的相關(guān)知識(shí)，大部分的管理工作還是采用手工操作的方式來(lái)完成，這對(duì)于人力資源檔案信息化建設(shè)造成了非常嚴(yán)重的影響。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

（一）提高對(duì)人力資源檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)。要想有效地提高檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，需要將相應(yīng)的管理人員與每一項(xiàng)工作聯(lián)系在一起，關(guān)注每一個(gè)環(huán)節(jié)的組織工作，注重組織的發(fā)展動(dòng)向，把人力資源檔案管理的工作與社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行有效的結(jié)合，將手工操作方式逐漸向數(shù)字化的管理方式不斷轉(zhuǎn)變，將檔案工作的主要建設(shè)目標(biāo)轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的建設(shè)上來(lái)。

（二）完善人力資源檔案信息化制度體系。通過(guò)建立完善的管理制度，管理過(guò)程中的每一項(xiàng)工作都能按照嚴(yán)格的操作流程來(lái)展開，因此，相關(guān)人員一定要加強(qiáng)信息化建設(shè)資金的投入力度，結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的方案以及未來(lái)的建設(shè)規(guī)劃，爭(zhēng)取可以將有限的資金費(fèi)用投入到檔案信息化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)中。

（三）加強(qiáng)人力資源檔案信息人才的培訓(xùn)力度。要想保證檔案信息化建設(shè)可以有效地落實(shí)，還應(yīng)該不斷提高檔案管理人員自身的專業(yè)能力?？梢栽谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)開展一些相應(yīng)的培訓(xùn)課程，主要是講解檔案信息管理的具體注意事項(xiàng)以及具體的操作流程，讓管理人員可以充分了解到人力資源檔案信息化建設(shè)的重要性，通過(guò)這種方式不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)以及專業(yè)能力，從而在之后的工作中才能更好地落實(shí)自己的職責(zé)，也能將人力資源檔案信息管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人力資源檔案管理工作只有對(duì)管理理念進(jìn)行更新和完善，才能滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，從而可以開創(chuàng)出人力資源檔案管理工作發(fā)展的新局面。在人力資源檔案管理中一定要加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐漸改變傳統(tǒng)的管理方式與管理理念，從而使人力資源檔案管理工作可以向規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。

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