電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設(shè)計院有限公司 鄧露坪

電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設(shè)計院有限公司 鄧露坪

隨著科技的發(fā)展，電子文件越來越受到社會各界的重視，本文就電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題進行探討。

電子文件；真實性；可靠性

一、電子文件管理和利用現(xiàn)狀

我們處于一個信息爆炸的時代，加拿大電子文件專家露西·杜蘭蒂教授認(rèn)為，過去十年間所產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)超過了人類歷史上任何一個時代，這對電子文件的管理提出了更高的要求。我國現(xiàn)階段的電子文件管理仍然依存于紙質(zhì)文件的管理，主要是由我國電子文件管理的雙軌制和雙套制所決定的，這一方面使電子文件的管理可以借鑒紙質(zhì)文件管理的模式，節(jié)省財力物力，但另一方面，對電子文件的管理難免不到位，可能出現(xiàn)重紙質(zhì)輕電子的現(xiàn)象。

根據(jù)中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查研究，在電子文件歸檔的數(shù)量上，中央機關(guān)及直屬企事業(yè)機構(gòu)沒有以任何方式留存高達(dá)42.2%的電子文件，74.4%的機構(gòu)中電子文件處于嚴(yán)重流失的狀態(tài)；而在歸檔范圍上，大部分檔案機構(gòu)只注重電子公務(wù)文書的歸檔，并且由于電子文件管理系統(tǒng)不完善，不能及時收集機構(gòu)內(nèi)部的電子文件。總體來看，我國電子文件的管理滯后于電子文件的發(fā)展，電子文件的真實性和可靠性的維護也得不到保障。

二、維護電子文件真實性和可靠性面臨的挑戰(zhàn)

1.電子文件真實性和可靠性面臨的最大的挑戰(zhàn)是電子文件與紙質(zhì)文件不同，其承載的信息很容易被更改，而且更改的痕跡一般不能在文件中體現(xiàn)出來，也不能反映出是誰更改了原文件，這是由電子文件的信息的可操作性和對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性等特點決定的。

2.電子文件對存儲設(shè)備有很強的依賴性，一旦電子文件的存儲硬盤或其他載體損壞，而且沒有其他形式的備份的話，電子文件將遭受永久性的損壞。另一方面，隨著技術(shù)的飛速發(fā)展，電子設(shè)備的更新?lián)Q代加快，電子文件在不同設(shè)備上的讀取將會成為一個問題，而且將電子文件轉(zhuǎn)化為另一種格式時也有信息丟失的風(fēng)險。

3.技術(shù)保障不到位，防止關(guān)鍵信息更改的關(guān)鍵技術(shù)不完善，不能實時監(jiān)管電子文件生命周期中文件的變動，元數(shù)據(jù)的保護的追蹤也較欠缺。

4.電子文件的管理制度尚且不完善，監(jiān)管不嚴(yán)謹(jǐn)，存在漏洞，容易被有心之人惡意地加以利用，電子文件的真實性和可靠性難以保證。

三、維護電子文件真實性和可靠性的重要性和必要性

首先，維護電子文件的真實性和可靠性是一個極其復(fù)雜和困難的問題，同時也是電子文件管理和利用的瓶頸，維持電子文件的真實性和可靠性能從數(shù)量和質(zhì)量上擴大電子文件的利用。

其次，雖然現(xiàn)階段我國仍然是雙套制和雙軌制并存的局面，但是就長久來看，電子文件的運用是趨勢，著力解決電子簽章、元數(shù)據(jù)的保護、電子文件形成傳遞的全過程監(jiān)管等問題，維護電子文件的真實性和可靠性是信息時代的必然要求。

再次，雖然仍然有人在質(zhì)疑電子文件的真實性和可靠性，念念不忘傳統(tǒng)文件的憑證作用，否定電子文件在這方面的作用，但是大量的實踐已經(jīng)表明，電子文件已成為或即將成為信息時代社會實踐活動的基本憑證。

最后，對檔案工作者來說，這是一次挑戰(zhàn)，也是契機，維護好電子文件的真實性和可靠性，實現(xiàn)好對電子文件的管理將會拓寬檔案工作者的工作范圍，同時有利于豐富檔案工作者的形象。

四、如何維護電子文件的真實性和可靠性

（一）管理制度方面。1.全過程管理。電子文件的管理應(yīng)涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求。電子文件的流程和管理規(guī)則有利于從制度上維護電子文件的真實性和可靠性，而對管理方法以及質(zhì)量要求的管理者能從技術(shù)方面提高電子文件真實性和可靠性。筆者認(rèn)為電子文件的全過程管理包括了從電子文件的前端管理到電子文件的后續(xù)檢索利用管理等在內(nèi)的一系列內(nèi)容，是電子文件管理的核心。2.動態(tài)管理。動態(tài)管理的要求其實也是全過程管理的要求，電子文件的動態(tài)管理的重點是實時跟蹤和記錄，它不僅能維護電子文件的真實性和可靠性，更重要的是能證明電子文件的真實性和可靠性，相對于紙質(zhì)文件的“以靜制靜”管理，電子文件的動態(tài)管理則是“以動制動”。3.元數(shù)據(jù)的管理。戴維·比爾曼認(rèn)為文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來的對象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件?？梢娫獢?shù)據(jù)的管理對維護和證明電子文件的真實性和可靠性的重要意義。

（二）技術(shù)方面。技術(shù)方面是電子文件管理和利用和短板，并不是因為技術(shù)能力不到位，其主要問題是技術(shù)的推廣和大眾的認(rèn)可度，只有真正做到技術(shù)方面“滴水不漏”，大眾才會真正認(rèn)可電子文件的真實性和可靠性。主要的技術(shù)支持有：加密技術(shù)、身份識別和權(quán)限控制、對關(guān)鍵信息加上防錯漏、防更改標(biāo)記、硬件支持等。

（三）國家立法。我國電子文件規(guī)范自出現(xiàn)開始至今只有二十余年的歷史，制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范大多是電子文件的管理和技術(shù)層面上的，對電子文件的真實性和可靠性的規(guī)范的探索略顯滯后。雖然有些機構(gòu)針對自己機構(gòu)的實際情況制定了一些規(guī)定、準(zhǔn)則等，但是全國范圍內(nèi)較權(quán)威的只有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的真實性作出了說明，電子文件管理需要符合電子文件特點的規(guī)范和秩序，國家的立法將有利于電子文件真實性和可靠性的規(guī)范化，進而有利于電子文件的高效、科學(xué)的管理和利用。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)及開發(fā)利用”（批準(zhǔn)號：2016-X-04）系列研究成果之一。】